В социально-экономическом развитии передовых стран все большее значение приобретает индустрия сервиса. АИС функционируют в различных областях сервиса. Значительный сектор в этой отрасли принадлежит гостиничному бизнесу к этому виду бизнеса можно отнести и оздоровительный бизнес, в частности управление здравницами — пансионатами, домами отдыха, санаториями и др. С целью создания автоматизированных технологий и систем в этом секторе экономики фирма «Ининг Бизнес софт» разработала программный продукт «Ининг Гостиница». Программа предназначена для гостиниц и здравниц. Она представляет собой систему регистрации и размещения гостей, ведения расчетов с партнерами (турфирмами) и проживающими. Кроме того, дополнительные модули позволяют автоматизировать бронирование номеров и продажу путевок, в том числе через Интернет.
Технология на базе ППП «Ининг Гостиница» реализует автоматизацию работы следующих категорий персонала:
• администраторов (регистраторов), регистрирующих и размещающих гостей;
• бухгалтеров, контролирующих взаиморасчеты с партнерами (турфирмами) и гостями;
• менеджеров по продаже путевок.
Система справочников, классификаторов кодификаторов и программа регистрации полностью заменяют ручное ведение Журнала регистрации, автоматизируют процесс размещения гостей, автоматически выдают количество стоящих на довольствии с учетом графиков питания и диет (категорий питания). Программа позволяет выдавать всевозможные отчеты по гостям, возможна ежедневная выдача Дневной карты загрузки номеров; для каждого прибывшего гостя печатается карточка гостя, курортная книжка, талон для заселения, талоны на питание.
Программа «Ининг Гостиница» может поставляться как часть программного комплекса для индустрии отдыха «Ининг пансион». В этом случае осуществляется взаимосвязь модуля регистрации отдыхающих с модулями планирования и учета питания. Данные о режиме питания, занесенные в Журнал регистрации, учитываются при формировании меню раскладок, причём предусмотрен детальный учет по диетам и видам питания. Включенный в комплекс дополнительный программный модуль «Менеджер по бронированию» позволяет вести журнал заявок/путевок, бронировать номера и отдельные места в них, оптимизировать заполнение номерного фонда, отбирать наиболее выгодные заказы, контролировать расчеты с организациям и партнерами, реализующими путевки (фонды соцстраха, турфирмы и т.д.).
В решении функциональных и обеспечивающих задач применяются следующие виды справочников, классификаторов кодификаторов:
• справочники, характеризующие жилой фонд, — типы зданий, здания и строения, классы номеров, номерной фонд;
• справочники, относящиеся к отдыхающим, — государства, турфирмы (организации, выдающие путевки), типы путевок (виды пансиона), картотека клиентов;
• справочник «Менеджеры» — права доступа к ресурсам АИС гостиницы.
Функционирование системы базируется на следующих технологических блоках.
Журнал регистрации — представляет собой электронный вариант журнала, который ведётся в регистратуре и содержит карточки регистрации гостей. В отличие от карточек Картотеки клиентов здесь кроме паспортных данных содержится информация о конкретном периоде пребывания гостя в гостинице (здравнице). Если клиент впервые пользуется услугами организации, в журнал вносятся его паспортные данные, после чего эти данные автоматически попадают в Картотеку клиентов. Есть возможность задать график питания; по составленному графику автоматически заполняется журнал питания, в который затем при необходимости можно внести данные о фактическом питании проживающих.
Режим по регистрации и размещению гостей поддерживается на основе формирования следующих документов:
• размещение гостей по заявкам и свободное поселение, учет питания и лечения;
• подбор подходящих номеров;
• список прибывающих и отбывающих на заданный день;
• список прибывших и выбывших за любой период;
• отчет о движении отдыхающих за период;
• статистический отчет о заселенности номеров — дневная карта фактической загрузки номеров на период;
• отчет о текущем состоянии номеров по категориям, по этажам, по корпусам, отчет о койко-днях;
• сведения об иностранцах для отдела виз и регистрации.
Журнал обслуживания — предназначен для бухгалтера, начисляющего плату за проживание и другие услуги. После регистрации гостя в Журнале регистрации в Журнале обслуживания автоматически формируется карточка этого гостя для бухгалтера. Сюда копируются следующие данные: период пребывания, класс номера, номер проживания, турфирма. Бухгалтер вносит начисленную сумму в случае наличной оплаты система может автоматически сформировать карточку в Журнале платежей. В случае выписки счета для безналичной оплаты его номер заносится в поле «Счет».
Журнал платежей — предназначен для учета бухгалтером поступивших платежей. Карточки журнала платежей можно сформировать автоматически по Журналу обслуживания (только для наличных платежей) или вручную.
С организациями и частными лицами взаиморасчеты проводятся на основе подготовки и ведения следующих документов:
• журнал обслуживания;
• журнал платежей;
• реестр реализованных путевок за период;
• контроль своевременности расчетов (наличные (безналичные) взаиморасчеты);
• акт сверки с партнерами (карточка турфирмы — платежи и предоставленные путевки);
Модуль «Менеджер по бронированию» — позволяет вести учет заявок на путевки и бронировать номера (или отдельные места в них) по введенным заявкам:
• регистрация заявок на размещение от туристических фирм (партнеров) и частных лиц;
• ведение карты будущей загрузки номеров;
• реестр заявок по турфирмам (в частности, ведутся Журнал квот для турфирм, закупающих номерной фонд вперед. Журнал текущих заявок (бронирования) с учетом квот. Журнал заселения гостей в соответствии с заявками и свободного поселения);
• продление проживания и оформление переселения;
• формирование оперативных отчетов по загрузке номеров: сводная справка о ежедневной будущей загрузке номеров и отчет об использовании номерного фонда.
Технология системы настроена на выдачу следующих видов отчетных документов:
• отчет об обслуживании за период (список карточек Журнала обслуживания, попадающих в указанный период);
• реестр реализованных по турфирмам путевок;
• список прибывших (убывших) за день;
• дневная сводка по гостям — по каждому типу путевки на заданный день печатается количество проживающих на утро, количество прибывших гостей, количество убывших, количество проживающих на вечер; в конце отчета печатается суммарное количество детей, взрослых и гостей по всем типам путевок вместе;
• отчет о движении гостей за период — по каждому дню из заданного периода выдается количество проживающих на утро, количество прибывших, с питанием и без питания, количество выбывших, количество проживающих на вечер, количество койко-дней, количество проживающих по всем требованиям дневных планов меню, отдельно по завтракам, обедам и ужинам;
• дневная карта загрузки номеров — по каждому месту в каждом номере (занято или свободно), до какой даты занято и кем занято место; по каждой категории номеров выводится итоговое количество свободных и занятых номеров на заданную дату;
• акт сверки, или карточка турфирмы, — сравнение данных Журнала обслуживания и Журнала платежей. Акт может использоваться для сравнения сумм, выставленных к оплате, и зафиксированных платежей по путевкам выбранной турфирмы;
• отчет о взаиморасчетах с турфирмами — содержит список турфирм, по которым было движение за указанный период (обслуживание и (или) оплата); по каждой турфирме печатается сальдо на начало, кредит, дебет и сальдо за период; в графе «Кредит по турфирме» суммируются все начисленные платежи по данной турфирме из Журнала обслуживания за указанный период, а вся оплата турфирмы, зафиксированная в Журнале платежей за указанный период, суммируется в графе «Дебет»;
• отчет о койко-днях по заданному критерию — по каждой строке деления указывается количество человек, количество путевок, количество койко-дней); можно получить отчет с группировкой данных по различным критериям: типам путевок, турфирмам, типам корпусов;
• список проживающих (гостей);
• сведения о гражданстве гостей;
• дневная справка по количеству занятых номеров;
• отчет об использовании номера;
• реестр неоплаченных заявок (в модуле «Менеджер по бронированию»);
• реестр заявок по турфирмам (в модуле «Менеджер по бронированию»).
Для большинства отчетов можно задавать «семантические фильтры», те. дополнительные условия ограничения отображаемых данных, например, задать классы номеров или корпуса или выбрать турфирмы, данные по которым должны попасть в отчет.
На каждого клиента в системе заводятся следующие документы:
• карточка гостя;
• курортная книжка;
• талон для заселения;
• талоны на питание.
Эта программа модульная, так что клиенты могут выбрать наиболее целесообразную конфигурацию наилучшим образом соответствующую принятой на предприятии технологии работы. Чтобы уменьшить время доступа к текущим данным, есть возможность переносить в архив из оперативной БД устаревшие данные (например, за прошлый год). Данные в архиве доступны только для просмотра. Возможен обмен данными с контрольно-кассовыми машинами. Этот обмен реализуется дополнительным модулем «Электронная касса». Существует возможность подключения модуля, позволяющего осуществлять прием заказов на путевки через страничку в Интернете.
Система достаточно адаптивна. Пользователи могут провести установку системы, ее настройку в соответствии со структурой своей организации, в частности заполнить справочники и эксплуатировать систему самостоятельно. Сопровождение системы возможно через Интернет в период внедрения и эксплуатации системы проводится консультирование и обучение персонала, что повышает эффективность системы. Кроме того, по желанию заказчика фирма «Ининг Бизнес софт» может выполнить доработку системы, расширить ее функциональные возможности, а также реализовать проект «под ключ».
В этой системе решены и сервисные возможности:
• настройка прав доступа сотрудников к отдельным программам и модулям; в частности, возможно разделение прав доступа бухгалтера и администратора, например, бухгалтеру не доступен Журнал регистрации, а администратору — Журнал обслуживания;
• совместная работа с другими системами компании «Ининг» — предусмотрены возможность обмена данными с программой для общественного питания «Ининг Хлебосол», а также планирование и учет работы парка машин и механизмов с помощью системы « Ининг Автопарк»;
• возможность конвертации данных, введенных в других программах, в формат программы «Ининг Гостиница», например справочников программы, которая ранее обрабатывала данные заказчика;
• возможность совместной работы с офисными программами, а также выгрузка проводок в другие программы по требованию заказчика.
Поскольку система по своей концепции масштабируема, ее функциональные возможности постоянно расширяются, например, с учетом опыта работы многих здравниц увеличивается набор форматов отчетных документов.
