Количество и название записей конструктора совпадают с количеством и названием полей в таблице, которая создается.

Проектування бази даних

Проектирование базы данных начинается с создания на бумаге ее структуры, при этом выполняются такие работы:

• определяется перечень данных, которые будут сохраняться;

• определяется количество и содержание таблиц для хранения данных;

• определяются для таблиц названия полей, их тип и ключевые поля.

Размещение данных в связанных таблицах позволяет избавиться от информации, которая повторяется. Примером нерациональной таблицы может быть классный журнал, в котором на каждой странице повторяются одинаковые данные о каждом ученике.

Лучше применить несколько связанных таблиц вместо одной большой. В одну разместить фамилию, имя, отчество каждого ученика; в другую — перечень предметов, которые изучаются; в третью — текущие оценки и даты опроса. В таких таблицах не будет данных, которые повторяются.

Создание «пустой» базы данных

Проектирование БД можно выполнить в режимах «Мастера», «Страницы и проекты базы данных» и «Новая база данных».

Первый способ не нуждается в особых умениях и знаниях: пользователю предлагаются на выбор образцы (шаблоны) баз данных с пустыми таблицами, формами и отчетами, которые нужно заполнить с помощью специальных мастеров. Такой способ используется меньше из-за низкой эффективности и громоздкой структуры «спроектированной» базы данных.

Второй способ требует определенных умений и знаний и позволяет пользователю создать эффективную и оптимальную базу данных. Именно этот способ будет рассмотрен на следующем занятии.

Создание файла пустой (без таблиц) базы данных и постепенное создание ее объектов позволяет пользователю самому определить структуру базы данных и создать ее элементы.

Для этого выполняются такие действия:

• загрузить программу Access’2000;

• в окне запуска установить переключатель «Новая база данных»;

• нажать кнопку «ОК» — откроется диалоговое окно «Файл новой базы данных»;

• в списке «Папка» выбрать папку для хранения файла БД;

• в поле «Имя файла» задать название файла (по умолчанию каждому новому файлу присваивается имя dbl, db2 и т.д.)

• нажать кнопку «Создать».

После выполнения этих действий новая пустая база данных будет создана и откроется ее окно, в котором можно начинать процесс создания ее объектов: таблиц, запросов, форм, отчетов. Делать это можно в режиме конструктора или с помощью мастера.

При использовании режима конструктора придется создать структуру таблиц, связи между ними, установить поля и ключи, спроектировать формы и отчеты. И, конечно, заполнить таблицы объектов базы данных. Об этом речь пойдет дальше.

Пример создания структуры таблиц базы данных

Первым шагом при создании базы данных является проектирование таблиц, которые будут содержать всю необходимую информацию.

Таблицы являются основой реляционной базы данных. Для создания структуры таблицы выполняются такие действия:

  • создание полей (имя поля, тип данных, описание и свойства);
  • сохранение структуры таблицы.
    Для создания структуры таблицы в режиме Конструктора необходимо:
  • загрузить файл новой базы данных;
  • выполнить команду «Создание таблицы в режиме конструктора» или нажать кнопку «Конструктор» на панели инструментов.

Откроется окно приведенного вида, в котором будут выполняться все действия по созданию структуры таблицы базы данных.

Таблица1:таблица
Имя поля Тип данных описание
Код учня Счетчик
Прізвище Текстовый
Поле Мемо
Числовой
Дата/время
Денежный
Счетчик
Логический
Поле объекта
Гиперссылка
Свойства поля
Общие Подстановка
Размер поля
Формат поля
Маска ввода
Подпись
Значение по умолчанию
Условие на значение
Сообщение об ошибке
Обязательное поле

Поле, в котором находится курсор, называется текущим, обозначается показателем .

Количество и название записей Конструктора совпадают с количеством и названием полей в таблице, которая создается.

Создадим таблицу Ученики, в которой зададим поля: КодУченика,

Фамилия, Имя, Адрес, ГодРожд с такими типами и свойствами:

Имя поля Тип данных Дополнительные свойства
КодУченика Счетчик По умолчанию
Фамилия Текстовый Размер – 20, обязательное поле
Имя Текстовый Размер 10; обязательное поле
Адрес Текстовый Размер 45; необязательное поле
ГодРождения Дата/время Необязательное поле.

Работа в режиме Конструктора дает возможность указать названия, типы и свойства полей будущей таблицы. Поля создаются таким образом:

• в столбике «Имя поля» ввести название, например, КодУченика; желательно, чтобы в названии не было пробелов;

• курсор переместить на столбец «Тип данных», в котором появится значение «Текстовый» и кнопка, которая открывает список Ў;

• из списка выбирают необходимый тип, например Счетчик;

• в нижней части окна задать необходимые свойства, если установленные программой не удовлетворяют требованиям.

Основные типы, которые используются: «Счетчик», «Текстовый», «Числовой», «Дата/время».

Для поля КодУченика предлагается использовать тип «Счетчик», который означает, что при вводе новых учеников в таблицу их номера будут создаваться автоматически, причем каждый новый номер будет больше предыдущего на единицу.

Для поля Фамилия — тип «Текстовый» нужно изменить дополнительные свойства — «Размер поля» отредактировать с 50 на 20 (вряд ли будут фамилии длиной больше, чем 20 символов, а память компьютера следует экономить). Нужно щелкнуть в нижней части окна в поле «Размер поля» и отредактировать 50 на 20, в поле «Обязательное поле» открыть список и выбрать «Да».

При установлении типа данных «Дата/время» желательно в нижней части окна открыть вкладку «Общие», установить курсор на поле «Формат поля», открыть список при помощи кнопки Ў и выбрать необходимый вид ввода.

Например, «Краткий формат данных»:12.04.2006.

Первичный ключ.

Ключей в таблице может быть несколько. Из них выбирается один (как правило, самый короткий по длине), который будет в дальнейшем представлять (заменять) каждую запись таблицы.

Такой ключ называется первичным.

Например, если в таблице Ученикиза первичный ключ взять Фамилию, то это значит, что не должно быть учеников с одинаковыми фамилиями. Но фамилии могут повторяться. Придется дополнять ключ еще и именем. Первичный ключ становится длинным и неудобным для использования. Поскольку первичный ключ служит не только для того, чтобы отличать одну запись от другой, но и для организации связей между таблицами, целесообразно включить в таблицу дополнительное числовое поле КодУченика, которое не будет повторяться в каждой записи, то есть будет первичным ключом.

Создание первичного ключа выполняется так:

• выделить нужное поле (у нас КодУченика);

• выполнить команду меню «Правка» «Ключевое поле» или нажать соответствующую кнопку на панели инструментов — слева от имени выделенного

поля появится символ ключа как подтверждение того, что данное поле является ключевым.

Символ ключа

Имя поля Тип данных
M КодУченика Счетчик
Фамилия Текстовый
Имя Текстовый
Адрес Текстовый
ГодРождения числовой

После заполнения всех полей окно конструктора приобретет приведенный вид (поле «Описание» отсутствует). Последовательно выделяя поля «Тип данных», следует проверить свойства, установленные согласно задачи (см. выше), перемещаясь по соответствующим ячейкам.

Сохранение структуры таблицы выполняется так:

• выполнить команду меню «Файл» «Сохранить» или нажать соответствующую кнопку на панели инструментов;

• в диалоговом окне, которое откроется, ввести имя таблицы до 64 символов (по умолчанию предлагается имя «Таблица1»);

• нажать кнопку «ОК»

По такой же методике создаются и сохраняются другие таблицы базы данных:

таблица Предметы:

КодПред Счетчик По умолчанию
НазваниеПред Текстовый Размер – 15; обязательное поле
Учитель текстовый Размер – 20; обязательное поле

Таблица Успеваемость:

КодПред Счетчик По умолчанию
НазваниеПред Текстовый Размер – 15; обязательное поле
Учитель текстовый Размер – 20; обязательное поле

Для защиты от ошибки привводе оценки, значение которой более 12, нужно ввести ограничение:

• в режиме Конструктор в таблице Успеваемость в столбике «Тип данных» выделить ячейку в строке Оценка;

• в нижней части окна, в «Свойства поля», установить вкладку «Общие»;

• встроке «Условие на значение» ввести

Теперь при попытке ввести значение оценки 12 на экране появятся сообщения о нарушении условий на значение оценки и предложение исправить ошибку.

После создания структуры таблиц база данных Класс приобретет приведенный вид:в окне появятся значки пока еще пустых таблиц Предметы, Успеваемость, Ученики.

Нужно ввести по несколько записей в каждую таблицу. На примере этих записей проверяется, насколько правильно создана база данных и отвечает ли она выставленным требованиям.

Как создать ЗАПРОС С УСЛОВИЕМ в базе данных MS ACCESS


Похожие статьи.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: