Оперативное управление производственной деятельностью станций технического обслуживания

Первичный документооборот. При оказании услуг отношения между потребителем и исполнителем сопровождаются составлением ряда документов. К первичным документам относятся заявка, приемосдаточный акт и заказ-наряд. Дополнительно заполняются требование на запасные части и материалы и сводный лист расхода запасных частей и материалов, в которых отражается информация по запасным частям и материалам, полученным со склада СТОА и использованным при выполнении работ.

Основанием дня открытия заказа является заявка на ТО и TP (рис. 7.7), которая заполняется приемщиком в трех экземплярах. Первый экземпляр прилагается к наряду-заказу, второй — передается диспетчеру, а третий — заказчику. Если принимаемый автомобиль принадлежит юридическому лицу, с ним подписывается специальный договор.

В заявке указываются реквизиты СТОА, данные автомобиля и его владельца, перечисляются работы, заявленные заказчиком.

Другим первичным документом на принятое от заказчика АТС является приемосдаточный акт, в котором отражается информация по внешним и внутренним повреждениям автомобиля и его комплектность.

Прием заказа к исполнению оформляется заказом-нарядом, заполняемым при приемке автотранспортного средства на СТОА. В нем указывают реквизиты СТОА, данные автомобиля и его владельца, соответствующие прейскуранту и согласованные с заказчиком виды работ, их объемы и стоимость, сроки выполнения заказа, материальные ценности, необходимые для выполнения этих работ.

Все перечисленные документы оформляются и заполняются различными структурными подразделениями станции и перемещаются по мере выполнения требуемых воздействий на автомобиль (рис. 7.8).

Персонал стола заказов 1 оформляет заявку на ремонт или обслуживание и определяет ориентировочную стоимость услуг.

На участке приемки и выдачи 3 оформляют приемосдаточный акт в двух экземплярах, заполняют заказ-наряд и сводный лист расхода запасных частей и материалов. После завершения заявленных работ перед выдачей автомобиля клиенту проводится контроль полноты и качества выполненных работ и после оплаты оказанных услуг выдают владельцу пропуск на выезд.

Диспетчерская 4 контролирует сроки исполнения отдельных работ и всего заявленного их перечня согласно заказу-наряду на каждом конкретном автомобиле, следит за его движением по участкам и зонам СТОА, осуществляет оперативное планирование производственной деятельности станции.

В зоне ТО и ремонта 5 оформляют требования на запасные части и материалы, получают их со склада, выполняют заявленные работы, составляют сводный лист расхода запасных частей и материалов и вносят данные в заказ-наряд.

На складе запасных частей и материалов 6 обрабатывают информацию сводного листа расхода запасных частей и материалов, подтверждают факт выдачи запасных частей и ведут учет складских запасов.

В бухгалтерии 7 производят калькуляцию заказа, определяют стоимость выполненных работ и использованных запасных частей и Оперативное управление производственной деятельностью станций технического обслуживания

Оперативное управление производственной деятельностью станций технического обслуживания

материалов по каждому заказу-наряду, а также после обработки сводного листа расхода запасных частей и материалов ведут учет материальных ценностей и хранимых запасов, здесь же осуществляют хранение первых экземпляров первичных документов.

Касса 2 осуществляет расчет с клиентами за предоставленные услуги после обработки в бухгалтерии заказа-наряда и сводного листа расхода запасных частей и материалов.

Охрана 8 проверяет у клиента наличие пропуска на выезд, оплаченного заказа, документов на автомобиль.

Приемосдаточный акт, находящийся у мастера-приемщика и мастера подготовки производства, заполняется в двух экземплярах: 1-й экземпляр прикладывается к заказу-наряду, а 2-й — находится у заказчика. На основании заказов-нарядов и приемосдаточных актов составляются суточные и месячные графики загрузки участков СТОА, план-график восстановительного ремонта автомобилей и делаются соответствующие записи в журнале движения заказов- нарядов.

Сменное задание оформляется на бригаду, звено или исполнителя кузовных работ. Наименование операций и их стоимость выписывают из заказов-нарядов. В конце месяца сменное задание, утвержденное начальником цеха и старшим мастером, передается в отдел труда и заработной платы для начисления заработной платы.

Данная схема документооборота характерна для крупных и средних СТОА.

При этом в процессе выполнения работ может наблюдаться различная очередность прохождения документов через структурные подразделения предприятия. Возможны следующие варианты:

а) 1-3-4-5-6-7-2-3-8;

б) 1-2-3-4-5-6-7-2-3-8;

в) 1-3-4-5-7-2-3-8.

Вариант «а» является наиболее применяемым. Здесь автомобиль, поступающий на станцию для выполнения работ по ТО и TP, после оформления заявки направляется на пост приемки, где с использованием средств диагностирования определяется его общее техническое состояние. После согласования работ с клиентом автомобиль поступает в зону ТО и ремонта. В случае необходимости используют запасные части и материалы, что фиксируется в соответствующих документах. После выполнения заявленных работ владелец производит оплату согласно заказу-наряду и, получив пропуск на выезд, покидает станцию.

В случае проведения сложного ремонта, который сопровождается большими материальными затратами, и при необходимости замены дорогостоящего элемента, отсутствующего в данный момент у исполнителя, используется вариант «б». В этом случае в отличие от варианта «а» дополнительно перед началом работ у заказчика могут потребовать внесения в кассу авансового платежа за работу или за заказываемый узел (агрегат).

Вариант «в» возможен в том случае, когда техническое обслуживание или ремонт производится только с использованием запасных частей и материалов, предоставленных заказчиком. При этом составления сводного листа расхода запасных частей и материалов не требуется, так как информация об этом отражается в приемосдаточном акте.

На малых СТОА, у которых зачастую отсутствуют такие структурные подразделения, как участок приемки и выдачи, диспетчерская, охрана, схема документооборота значительно упрощается и может выглядеть следующим образом:

а) 1 — 5(3)—6 —2;

б) 1 — 2 —5(3)—6 —2;

в) 1 — 5(3)—2.

При варианте «а» автомобиль, поступающий на станцию для выполнения работ по техническому обслуживанию или ремонту, после заполнения заявки устанавливается на пост в зоне ТО и ремонта, где проводятся необходимые работы. При этом приемка осуществляется, на этом же посту.

Варианты «б» и «в» соответственно предусматривают внесение предоплаты или использование запасных частей и материалов, предоставленных заказчиком.

Анализ деятельности СТОА. Практически вся необходимая информация для оценки деятельности СТОА содержится в заказах- Оперативное управление производственной деятельностью станций технического обслуживания

нарядах. Ее анализ позволяет определять объем реализации услуг и рассчитывать зарплату исполнителей, а также вести учет использованных запасных частей и материалов.

Текущее планирование. На основе заказов-нарядов и приемосдаточных актов составляются суточные и месячные графики загрузки производственных участков СТОА и план-график восстановительного ремонта автомобилей (рис. 7.9). На их основе составляются сменные задания для участков, бригад и исполнителей, которые утверждаются начальником или старшим мастером и в конце месяца передаются в бухгалтерию для начисления заработной платы.

В целях контроля выполнения запланированных работ диспетчер СТОА на основании отчетов мастеров производственных участков составляет производственный отчет, по которому при необходимости составляют акт незавершенного производства.

На основании первичных и сводных документов осуществляется непосредственное управление производством на СТОА. Его осуществляет руководитель по работе с клиентами, которому подчинены следующие структурные подразделения: отдел (группа) по работе с клиентами, производственно-технический отдел, отдел снабжения, начальники участков, старшие мастера и бригадиры.

Структура аппарата управления производством СТОА различной мощности приведена в табл. 7.1.

Оценка деятельности СТОА. Основным показателем, по которому оценивается деятельность СТОА, является объем реализации

Оперативное управление производственной деятельностью станций технического обслуживания

Оперативное управление производственной деятельностью станций технического обслуживания
1 Численность персонала устанавливается по нормативам численности или исходя из потребности. 2 Если по штатному расписанию СТОА не имеет ОТК, то его функции выполняет группа по работе с клиентами.

бытовых услуг по ТО и ремонту АТС, принадлежащих гражданам. Определяют его, суммируя стоимость выполненных работ по ТО и TP автомобилей и всех других оказанных услуг, в том числе уборочно- моечных и шиномонтажных работ, а также работ по предпродажной подготовке, работ по ТО и ремонту АТС в период гарантии и всех других услуг, предусмотренных ОКУН.

При этом в стоимость услуг не включают стоимость запасных частей и материалов, отдельно оплачиваемых потребителем.

При выполнении заказов организаций, оплачиваемых по безналичному расчету, их включают не в объем реализации бытовых услуг, а в общий объем реализации промышленной продукции (стоимость бытовых услуг, стоимость услуг сторонним организациям, стоимость проданных автомобилей, запасных частей, материалов и автопринадлежностей).

7.7. Современные информационные технологии управления работой СТОА

На предприятиях, проводящих техническое обслуживание и ремонт автомобилей, можно выделить несколько специфических, но взаимосвязанных информационных потоков, обработка и поддержание функционирования которых должны обеспечиваться отдельными информационными подсистемами. Среди них есть стандартные — обеспечение бухгалтерско-финансовой деятельности предприятия, кадровая подсистема, учет выполненных работ и т.д. Есть и специфические информационные потоки, определяемые особенностями деятельности конкретного предприятия. Проблема информационной поддержки процесса проведения ТО и ремонта автомобилей на СТОА в последние годы усложнилась в связи с тем, что парк эксплуатируемых в России автомобилей значительно расширился, а марочная структура этого парка существенно увеличилась. Разница в технологиях проведения ТО и TP автомобилей разных марок и моделей требует расширения штата специалистов по ремонту, накопления различных запасных частей и расходных материалов.

Для решения этих проблем администрация предприятий автосервиса вынуждена содержать значительный штат бухгалтеров, учетчиков, кладовщиков, менеджеров разных уровней и т.д. Однако ошибки в учете не исключаются, а возможности анализа остаются ограниченными.

Эффективное средство для совершенствования работы предприятия — применение информационных технологий. Для того чтобы оперативный учет и контроль на предприятии автосервиса соответствовали динамике современного бизнеса, предприятие должно быть оснащено программным обеспечением, способным реально влиять на результативность его работы.

Программное обеспечение (ПО), поддерживающее работу информационных систем СТОА на территории России, различают фирменное — поставляемое на станции-дилеры, проектируемое и разрабатываемое фирмой — производителем автомобилей и обязательное для применения на СТОА дилеров, и разрабатываемое отдельными специализированными фирмами по заказу СТОА.

Основным элементом в современных информационных системах является автоматизированное рабочее место (АРМ) — проблемно- ориентированный программно-технический комплекс, вынесенный на рабочее место и автоматизирующий в режиме диалога некоторый набор управленческих процедур конечного пользователя при его непосредственном участии. Анализ опыта реализации информационных систем показывает, что до недавнего времени многие предприятия автосервиса шли своим путем, совершая при этом следующие одинаковые ошибки:

• отсутствие комплексного подхода к решению задач СТОА на единой программно-технической базе, т.е. в целях экономии средств поэтапно автоматизировались отдельные виды работ (складской учет, бухгалтерский учет, учет проведенных ТО и ремонтов и др.) без проработки всей схемы информационной системы;

• заказывание (приобретение) программных средств у разных разработчиков, использовавших мало совместимые системы программирования, в результате чего невозможно реализовать прямой обмен данными между АРМ, что снижает эффективность работы всей системы;

• механический перенос существующего документооборота при создании АРМ в прикладные программы, а он зачастую далек от совершенства;

• реализация в основном учетно-статистических задач. При этом недостаточное внимание уделялось задачам управления затратами, работе с клиентами и с контрагентами, оперативному планированию проведения работ и т.д.;

• выдача персоналу предприятий только выходных форм, анализ которых и лежит в основе принятия управленческих решений. При этом не использовались такие мощные средства, как экспертные системы, позволяющие автоматизировать процессы принятия решений;

• ручной ввод информации в компьютер, увеличивающий вероятность получения ошибочных данных или сознательного искажения информации.

Первичная информация должна вводится в ЭВМ один раз через АРМ того подразделения, где она возникает, а затем должна обеспечиваться возможность ее использования любым подразделением предприятия. Поиск, обмен, обработка и анализ информации должны выполняться автоматически с помощью прикладных программных средств.

При реализации новых информационных систем на существующих предприятиях необходимо обеспечить:

• пересмотр всей структуры и схемы документооборота предприятия, т. е. сокращение до минимума первичной документации и (по возможности) формирование ее на компьютерах, исключение из оборота всех вторичных и промежуточных носителей информации;

• отделение нормативно-справочной информации от постоянно изменяющейся текущей и хранение ее на магнитных носителях;

• использование единой нормативно-справочной информации всеми подразделениями предприятия;

• однократный ввод первичной информации в ЭВМ с использованием всех возможностей систем управления базами данных (СУБД);

• реализацию обмена информацией между подразделениями станции через локальную компьютерную сеть;

• перераспределение задач между подразделениями станции в целях сокращения обменных информационных потоков;

• работу всех информационных подсистем в режиме реального времени.

Структура информационной системы СТОА. Структура информационной системы предприятия в зависимости от объема выполняемых работ, размера автосервиса, видов оказываемых услуг может быть различной. Обычно она включает в себя комплекс следующих взаимосвязанных АРМ:

• отдела кадров;

• мастера зоны ТО и TP;

• стола заказов;

• диагноста (приемщика);

• диспетчера;

• бухгалтерии;

• планового отдела;

• коммерческого отдела;

• склада;

• отдела снабжения;

• отдела автоматизации (администратора сети).

Кроме того, в систему со своими правами доступа включаются АРМ руководителей автосервиса и отдельных служб.

Сразу следует отметить, что информационная структура и функции отдельных АРМ будут разными для различных типов станций. При этом в зависимости от размера станции на одном компьютере могут концентрироваться несколько АРМ, так же, как и функции АРМ одного типа могут быть продублированы на нескольких компьютерах. Однако независимо от этого все АРМ должны работать в рамках единой сети с использованием единой базы данных.

Функционирование предприятий автосервиса имеет немало специфических особенностей, поэтому использование для их автоматизации универсальных бизнес-программ, как правило, не бывает успешным, многие важные стороны работы автосервисов в них не отражены.

Комплексное решение проблем информационной поддержки процессов управления на СТОА закладывается при проектировании специализированного программного обеспечения фирмами — производителями автомобилей для своих дилеров. Однако они специализированы по конкретным маркам автомобилей и для большинства других автосервисов нерентабельны из-за своей высокой стоимости.

В такой ситуации, как уже отмечалось, для большинства СТОА может быть признано эффективным применение специализированного ПО, поддерживающего работу информационных систем, позволяющих совершенствовать управление предприятием за счет своевременного получения достоверной и полной информации о фактическом состоянии производственных процессов, движении документов и материальных ценностей, оперативного и качественного анализа финансовой и производственной деятельности, принятия обоснованных управленческих решений.

Информационная система, разработанная на основе современных информационных технологий, должна обеспечивать:

• использование системы управления базами данных, обеспечивающей надежную работу с большими объемами информации, высокую скорость доступа к данным, безопасность их хранения;

• возможность работы в локальной вычислительной сети с неограниченным числом рабочих мест, обеспечивающей формирование базы данных в режиме реального времени;

• полную совместимость данных, вводимых в систему с разных АРМ;

• возможность в соответствии с потребностями предприятия быстрого наращивания функций разработчиком или самостоятельно;

• в реальном времени контроль за состоянием документов, состоянием и движением автомобилей, материалов, запасных частей и широкий спектр других событий (например, отказов оборудования);

• повышение культуры работы с клиентами как на этапе приемки автомобиля, так и при выполнении работ в зоне ТО и TP, используя разнообразную оперативную информацию о прохождении процесса обслуживания автомобиля;

• создание базы данных о клиентах, ведение истории обслуживании и ремонтов автомобилей;

• ведение складского хозяйства, помощь в расчете и грамотном управлении запасами, создание запаса материалов и запасных частей;

• контроль качества ремонта на основе анализа рекламаций при повторных обращениях клиентов, отслеживание источников дефектных деталей и т.д.;

• быстрое получение оперативных отчетов о деятельности предприятия в режиме реального времени;

• самостоятельный контроль достоверности информации в первичных документах, при этом необходимо либо разрешать, либо отмечать случаи противоречия в данных, формируемых различными подразделениями;

• обеспечение глубокого и качественного анализа данных (работы персонала, заездов автомобилей, расхода запасных частей, анализа финансовой и производственной деятельности в целом и т.д.) в различных плоскостях с помощью специальных аналитических средств;

• сокращение трудоемкости и сроков формирования первичных документов, а также возможность гибкой реорганизации управления предприятием;

• надежность системы защиты данных от утечки и сбоев оборудования;

• снижение совокупных затрат при внедрении и сопровождении новой информационной системы по сравнению с предшествующей.

Современная информационная система должна быть не слишком

требовательна к техническим ресурсам и легка в освоении пользователями, имеющими минимальные навыки работы на компьютере.

Информационная программа «Автосервис и автосалон»

Программный комплекс «Автосервис и Автосалон для платформы 7.7» предназначен для автоматизации хозяйственной деятельности предприятий, занимающихся автосервисом, торговлей автомобилями и запасными частями к ним. Этот комплекс может функционировать как на небольшом автосервисе, так и на крупной фирме, имеющей в своем составе несколько станций.

Основные сведения. Программа «Автосервис и Автосалон для платформы 7.7» является конфигурацией для «1С: Предприятие 7.7». Для ее работы требуется наличие компонента «Оперативный учет», который входит в продукты «1С: Торговля и склад 7.7» и «1С: Комплексная поставка 7.7». Данная программа автоматизирует следующие аспекты хозяйственной деятельности предприятий автосервиса: документооборот, учет выполнения ремонтных работ и реализации запасных частей через ремонтную зону, учет выработки по исполнителям и мастерам, торгово-складскую деятельность предприятия, учет взаиморасчетов с контрагентами, анализ оперативных данных для принятия управленческих решений (позволяет проводить анализ колебаний и темпов роста заездов автомобилей по дням недели, по месяцам, по году в целом, загрузки исполнителей работ и коэффициента использования рабочего времени, а также оценку качества выполняемых работ).

Взаимосвязь справочной информации различного предназначения и удобство интерфейса работы с ней значительно облегчают и ускоряют работу персонала при формировании первичной документации. Выбранные формы первичных документов соответствуют существующей правовой базе Российской Федерации по полноте информации о выполненных услугах, а их структура и содержание обеспечивают ведение складского, бухгалтерского учета и экономических расчетов при минимальных затратах времени работающего персонала, позволяют получить оперативную информацию по наличию запасных частей.

Расчет коэффициента оборачиваемости позволяет более четко использовать средства, затрачиваемые на хранение запасных частей и выявление неликвидных запасных частей.

Средствами программы «Автосервис и Автосалон для платформы 7.7» можно отслеживать всю «историю» выполнения работ по конкретному автомобилю на СТОА, включая результаты проводимых диагностических замеров, в том числе с использованием технических средств. Структура листа данных диагностических параметров может гибко настраиваться в соответствии с потребностями СТОА. Формируемая в базе данных «история болезни» автомобиля позволяет сократить время его приемки в ремонт, а также дать рекомендации владельцу автомобиля по срокам и пробегу для следующего заезда. В целом программа «Автосервис и Автосалон для платформы 7.7» позволяет повысить уровень культуры работы с клиентом, что создает необходимые условия для наращивания постоянной клиентуры на конкретном предприятии, тем самым обеспечивая более стабильную его работу.

Возможность получения информации о выполненных работах, установленных запасных частях на конкретном пробеге и другой по каждому автомобилю, проходившему ТО и (или) ремонт на предприятии, позволяет определять надежность автомобилей той или иной марки и, как следствие, формировать структуру заказа по номенклатуре запасных частей наиболее частого спроса.

Возможность фиксации рекламаций от клиентов позволяет анализировать качество выполняемых работ и установленных при ремонте запасных частей и выявлять поставщиков некачественной продукции.

Используемая справочная информация. В программе существует набор справочников: перечень марок и моделей (рис. 7.10), каталог работ, каталог номенклатуры, список клиентов, списки систем автомобиля, неисправностей запасных частей и комплектующих (рис. 7.11) и т.д. Для работы с большими объемами информации конфигурация предоставляет возможности расширенного поиска по различным параметрам.

Справочник «Автомобили», связанный со справочником «Контрагенты» (рис. 7.12), содержит список автомобилей клиентов. Помимо

набора необходимых реквизитов (государственный номер, VIN, технические характеристики и др.) из данного справочника можно установить историю обслуживания конкретного автомобиля с указанием наряда-заказа, пробега, мастера.

В конфигурации имеется возможность (рис. 7.13) получения расширенной истории по автомобилю, содержащей помимо нарядов- заказов, сводку сопряженных с ними документов (накладных, счетов- фактур и пр.).

Каталоги неисправностей, работ и запасных частей. В программе существует возможность вести каталоги неисправностей, работ и запасных частей. Допускается связывать каталоги работ и запасных частей, т.е. указывать для каждой работы запчасти, которые должны использоваться при выполнении конкретной технологической операции (рис. 7.14). Кроме того, имеется возможность определения взаимозаменяемости запчастей.

Документооборот. Программа включает в себя ряд видов первичных документов, используемых при ремонте автомобилей: наряд- заказ, талон на обслуживание, акт приемки, диагностическую карту, заявку на ремонт (рис. 7.15 — 7.17). Предусмотрена возможность фиксации отказов от обслуживания, рекламаций от клиентов и срывов выполнения работ.

Основным ремонтным документом является наряд-заказ (рис. 7.18). В этом документе фиксируются клиент, автомобиль, выполняемые работы, исполнители работ, используемые запчасти, скидки на

Оперативное управление производственной деятельностью станций технического обслуживания
Рис. 7.17. Вид экрана заявки на ремонт

Оперативное управление производственной деятельностью станций технического обслуживания
Рис. 7.18. Пример окончательной формы комплексного электронного документа — вид экрана наряда-заказа

работы и запчасти, срок исполнения заказа и другая информация. Стоимость одной работы вычисляется по одному из четырех возможных вариантов. Для одной работы может быть указано от 1 до 5 исполнителей.

Существует два основных режима оформления наряда-заказа: полный и однопользовательский.

В полном режиме наряд-заказ проходит несколько этапов: открытие документа, пребывание в ремонтной зоне, обработка на складе, закрытие в бухгалтерии. При этом с нарядом-заказом могут работать несколько человек, т. е. система предоставляет механизмы для обеспечения согласованной работы нескольких пользователей: авторизация через электронные подписи, разграничение данных в зависимости от положения документа в технологическом цикле, протоколирование действий пользователей, ограничение прав доступа различным категориям лиц. Для полного режима характерно также решение некоторых проблем, связанных с длительными сроками ремонта. В частности, корректно отображается ситуация, когда часть запчастей уже установлена на автомобиль, но наряд-заказ в течение долгого времени остается незакрытым (например, из-за отсутствия других требуемых деталей) — в этом случае уже установленные запчасти попадают в особый вид резерва.

Однопользовательский режим предназначен, прежде всего, для небольших автосервисов, в которых весь цикл от открытия наряда- заказа до его оплаты оформляется одним лицом.

Помимо упомянутых основных вариантов работы существует специальный пакетный режим выписки первичных документов. В этом случае достигается максимальная скорость оформления пакета документов: пользователь производит оформление одного документа — наряда-заказа, а система автоматически создает и распечатывает требуемое число экземпляров сопроводительных документов: счет- фактуру, акт сдачи-приемки выполненных работ и т.д.

В конфигурации имеется механизм фиксации передачи автомобиля от одной группы исполнителей к другой при выполнении очередной работы, а также регистрации реального времени выполнения работы.

Торгово-складские и платежные документы. Программа содержит набор первичных документов для организации торгово- складской деятельности предприятия. Различным видам прихода и расхода соответствуют различные виды документов. Так, для продажи товаров, реализации запчастей через ремонтную зону и для уче

та расхода по внутреннему перемещению применяются различные типы расходных накладных (рис. 7.19).

Ценообразование может осуществляться по одному из двух предложенных вариантов. Кроме оприходования и расхода товарно- материальных ценностей программа поддерживает следующие складские операции: внутренние перемещения, списание товарно-материальных ценностей (ТМЦ), фиксацию недопоставок, инвентаризацию, переоценку розничных цен.

Для быстрого оформления продажи товаров может применяться методика быстрой продажи, аналогичная описанной ранее методике пакетной выписки наряда-заказа.

В программе существуют системы заказов поставщикам и приема заказов от клиентов.

В конфигурации имеется возможность фиксировать несколько видов оплаты: наличными с пробитием кассового чека или с выпиской приходного кассового ордера, через поступление денежных средств на расчетный счет, а также кредитными картами.

Существует возможность выписки счетов на оплату и счетов- фактур, а также построению книги продаж и книги покупок.

Оперативный учет. Программа позволяет вести работу от лица нескольких фирм (юридических лиц), выписывать документы по ремонту по одному из нескольких цехов, осуществлять торгово- складские операции в разрезе нескольких складов. В связи с этим существуют общие принципы получения отчетов в конфигурации:

• все отчеты строятся в разрезе предприятий, входящих организацию-

автосервис;

• отчеты, связанные с анализом выполнения ремонтных работ, строятся в разрезе цехов;

• отчеты по движению ТМЦ строятся в разрезе складов.

Учет ремонтных работ и выработки по исполнителям. В данной категории существует несколько групп отчетов: бухгалтерские отчеты, отчеты по производству, отчеты по выработке, аналитические отчеты.

Бухгалтерские отчеты содержат, прежде всего, информацию о финансовых показателях, связанных с выполнением услуг, например о стоимости работ и запчастей, реализованных за определенный период, с пересчетом в выбранную валюту, и т.д.

В отчетах по производству анализируется текущее состояние ремонтной зоны. Выводится следующая информация: число нарядов-заказов на том или ином этапе технологического цикла (отчет «Состояние СТОА»), время обслуживания автомобиля, факт просрочки или срыва выполнения наряда-заказа (отчет «Время и сроки пребывания на СТОА»), процент выполнения наряда-заказа и работа, выполняемая в данный момент (отчет «Незавершенное производство») и т.д.

В отчетах по выработке («По исполнителю», «Анализ выработки», «По мастеру») производится анализ работы исполнителей и мастеров

Оперативное управление производственной деятельностью станций технического обслуживания
Рис. 7,20. Пример формирования статистического отчета — вид экрана анализа выработки

(рис. 7.20). При этом в расчет принимаются несколько показателей: объем выработки в нормочасах, число выполненных работ, реальное время выполнения работы и соотношение его с нормативом, уровень выполнения тяжелых и легких работ, стоимость выполненных работ. Отчет «Рекламации от клиентов» показывает число рекламаций по каждому исполнителю. j

Аналитические отчеты — это материал, прежде всего, для управленческого персонала. Каждый из отчетов этой группы позволяет определить те или иные действия по результатам анализа накоплен- j ной информации. Отчет «Работы по моделям» показывает, какие I марки и модели принесли более всего денег в указанный период, что может побудить руководителей предприятия вложить новые j средства в покупку оборудования для ремонта автомобилей данных моделей, покупку запчастей, а также в обучение или набор персо- | нала. |

Отчет «Статистика по заездам» отражает динамику заездов на СТОА во времени: по дням, неделям, месяцам, годам, сезонам. Эта ; информация может быть полезной при планировании отпусков и на- | боре сезонных рабочих. Отчеты «По системам автомобиля (по маркам)» и «По системам автомобиля (по пробегу)» служат для проведения анализа надежности систем автомобиля (двигателя, подвески, рулевого управления и пр.). Правильное видение этой картины очень

полезно для планирования развития СТОА (для закупки дополнительного оборудования, запчастей, обучения персонала и т.д.).

Помимо стандартных отчетов, включенных в состав конфигурации, существует возможность конструирования отчетов с использованием универсального средства «1000 и 1 отчет». Подсистема «1000 и 1 отчет» обладает следующими свойствами: конструирование отчетов самими пользователями, анализ хранящейся в базе данных информации в произвольных разрезах, неограниченное число группировок по строкам и столбцам, включение в отчеты простых и сложных показателей, получение динамики изменения различных величин во времени, сохранение сконструированных настроек отчетов в базе данных, управление форматом вывода. Примером отчета, созданного с помощью данного конструктора, может служить следующая сводка: выработка в нормочасах в пяти разрезах «Вид обслуживания», «Модель», «Исполнитель», «Фирма», «Месяц», причем данные по первым трем разрезам группируются по строкам, а по последним двум — по столбцам. В поставку включен набор готовых отчетов по автосервису, созданных в рамках подсистемы «1000 и 1 отчет».

Учет движения товарно-материальных ценностей. Складской учет по каждой из фирм, составляющих автосервис, ведется в разрезе складов. Списание себестоимости по каждому складу производится по одному из выбранных методов: FIFO, по средневзвешенной, LIFO. Существует возможность расчета учетных цен с включением в них таможенных расходов, а также расхода ТМЦ по учетным ценам (эта возможность предназначена для внутренних перемещений между складами и подразделениями автосервиса).Торгово-складские отчеты предоставляют информацию о наличии и движении ТМЦ в разрезе видов расхода (торговля, ремонт), а также о прибыли и коэффициентах оборачиваемости запчастей.

Конфигурация позволяет следить за неснижаемым запасом товаров на складах.

Группа отчетов по взаиморасчетам позволяет отслеживать дебиторскую и кредиторскую задолженности по поставщикам и клиентам автосервиса. Современные тенденции развития структур управления сервисными предприятиями определяются тем, что должна быть оптимизирована информационная структура предприятия, документооборот, программно-техническая база обеспечен™ работы. Обусловлено это необходимостью активного управления автосервисным предприятием при динамически меняющемся спектре выполняемых задач, при большом разнообразии объектов обслуживания (многома- рочность, разнообразные варианты специализаций и т.д.), что в настоящее время характерно для средних и крупных СТОА. Необходимо точно следовать технологии проведения обслуживания и ремонта автомобиля, определенной фирмой-производителем, необходимо снижать непроизводительные потери времени и т.д. Внедрение современных информационных систем позволяет достичь этого за счет повышения оперативности обработки информации, автоматизации принятия рациональных решений, снижая в результате себестоимость работ и повышая привлекательность СТОА для клиентов, а также рентабельность предприятия.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1.Какие типичные ошибки могут реализовываться при создании информационных систем?

2.Что такое АРМ?

3.Что необходимо учитывать при создании (адаптации) новой информационной системы для работающих предприятий автосервиса?

4.Какова обобщенная структура информационной системы СТОА?

5.Каким требованиям должна отвечать современная информационная система СТОА?

Оперативное управление предприятием на 1С:ERP


Похожие статьи.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: