При практической работе с системой удобно, когда обход заполняемых полей производится последовательно сверху вниз. Для указания этой последовательности можно воспользоваться командой «Вид» – «Последовательность перехода» в главном меню «Конструктора Форм».
Проверьте последовательность обхода полей в Вашей форме и при необходимости измените ее.
Задание 4. Создайте форму для ввода информации в таблицу «Картотека» из предыдущей работы. Используя вновь созданную форму, введите еще 10 записей о жителях города.
Задание 5. Создайте таблицу «Владельцы автомобилей» для хранения информации о том, какие граждане, какими автомобилями владеют. Таблица должна содержать поля «Номер записи» (тип Счетчик), «Владелец» (тип Число), «Номер записи о машине»(тип Число), «Дата приобретения»(тип Дата).
Вводить информацию в такие таблицы крайне неудобно, так как требуется помнить числовые коды из основных таблиц. Использовать же понятные и удобные текстовые поля нельзя по соображениям эффективности работы СУБД. Поэтому при разработке форм для таких таблиц используют поля со списком.
Поля со списком
В ряде полей формы Вы должны проставлять коды из других таблиц. Например, «Владелец» – код жителя из таблицы Картотека.
Вводить числовые коды из других таблиц крайне неудобно (их хотя бы нужно знать и помнить). Access предоставляет возможность обойти это неудобство путем замены обычных полей, требующих ввода таких кодов, полями со списками из содержательных наименований, например, фамилий граждан.
Создание полей со списком
1. Создайте форму в режиме Конструктора.
2. На Панели Элементов убедитесь, что нажата кнопка Мастера Элементов.
3. Нажмите на Панели Элементов кнопку «Поле со списком» и укажите мышью, где будет помещен новый элемент.
4. На экране появится окно мастера создания поля со списком. На первый его вопрос ответьте «Далее», так как требуемое значение уже установлено.
5. В следующем окне Вы должны указать, из какой таблицы будут подставляться значения. В нашем случае сначала из таблицы «Картотека». Нажмите «Далее».
6. В следующем окне выберите поле, содержащее те значения, которые Вы бы хотели видеть в форме вместо кодов документов. Здесь это поле «Фамилия». Нажмите кнопку “”, а затем нажмите «Далее».
7. В следующем окне прочтите внимательно инструкцию и нажмите «Далее».
8. Теперь укажите, что значение требуется «Сохранить в поле» и указать поле «Владелец». Нажмите«Далее».
9. В последнем окне введите надпись «Владелец машины» и нажмите «Готово».
10. Выполните п.п. 3-9 для поля «Номер записи о машине».
Задание 6. Введите информацию в таблицу «Владеют»(10 записей), используя созданную форму.
Задание 7. Откройте таблицу «Владельцы автомобилей». Убедитесь, что она заполнена 10-ю записями.
3.3.2.Создать с помощью Мастера форм три различные формы из списка возможных форм для своей базы данных (в соответствии с вариантом).
3.3.3.Создать еще одну форму, отличную от уже созданных форм, в режиме Конструктора.
3.3.4. Создать кнопочную форму для уже созданных форм.
3.3.5. Сохранить полученные формы.
3.3.6.Составить отчет о проделанной работе.
3.4 Содержание отчета
1. Цель работы.
2. Постановка задачи.
3. Ход выполнения работы.
4. Полученные формы.
5. Выводы о работе
3.5 Контрольные вопросы
1) Что такое формы и зачем они нужны?
2) Какие способы создания форм вы знаете?
3) Перечислите достоинства и недостатки различных способов создания форм.
4) Что собой представляет кнопочная форма и как ее создать?
5) Зачем нужны поля со списком?
6) Как создать поле со списком?
7) Каким образом можно изменить порядок обхода полей при работе с формой?
Возможно ли изменение дизайна формы и, если это возможно, как это сделать?
Лабораторная работа №4
«Создание отчетов»
4.1 Цель работы — получить практические навыки работы при создании отчетов в СУБД ACCESS
4.2 Краткие теоретические сведения
В целом, отчеты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации на принтер. Поэтому в отчетах данные форматируются так, чтобы их удобно было размещать на отдельных листах.
Отчеты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на цельные логические блоки.
Отчет — это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в требуемом виде.
Создание отчета
Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью Мастера.
Мастер по разработке отчетов Access выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова Мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.
Создание отчета с помощью Мастера:
- В окне базы данных выберите вкладку «Отчеты».
- Нажмите кнопку «Создать».
- В диалоговом окне «Новый отчет» выберите нужного Мастера. Описание действий, выполняемых «Мастером», выводится в левой половине диалогового окна.
- Выберите имя таблицы или запроса, содержащие данные, по которым строится отчет. Access по умолчанию использует эту таблицу или запрос как базовый источник данных для отчета. Однако Мастер позволяет изменить источник данных, а также выбрать поля из других таблиц или запросов.
- Нажмите кнопку «OK».
Если созданный Мастером отчет требует внесения изменений, сделайте это в режиме «Конструктора отчета».
Создание отчета без помощи Мастера
- В окне базы данных выберите вкладку «Отчеты».
- Нажмите кнопку «Создать».
- В диалоговом окне «Новый отчет» выберите пункт «Конструктор».
- Выберите имя таблицы или запроса, содержащие данные, по которым строится отчет. (Если требуется создать сводный отчет, не выбирайте имя из списка).
- Нажмите кнопку «OK».
Новый отчет будет открыт в окне отчета в режиме Конструктора.
Создание отчета по нескольким таблицам
Если пользователь создает отчет самостоятельно, необходимо сначала создать запрос, а затем на базе этого запроса создать отчет.
4.3 Методика выполнения работы
1. Ознакомиться с теоретическими положениями и практическими рекомендациями, изложенными в п.4.2 настоящих методических указаний.
2. Для существующей базы данных создать отчет с использованием Конструктора отчетов, а также три различных по форме отчета с помощью Мастера отчетов.
3. Сохранить полученные отчеты.
4. Оформить результаты выполненной работы.
4.4 Содержание отчета
1. Цель работы.
2. Постановка задачи.
3. Описание хода выполнения работы.
4. Полученные отчеты для собственной базы данных.
5. Выводы по работе.
4.5 Контрольные вопросы
1) Что собой представляет отчет, и зачем создаются отчеты??
2) Какие способы создания отчетов вы знаете?
3) Перечислите достоинства и недостатки различных способов создания отчетов.
4) Возможно ли изменение дизайна отчета и, если это возможно, как это сделать?
5 Библиографический список
1. Microsoft Access 2000: /Справочник. Под.ред. Ю. Колесникова.-СПб.:Питер, 1999-480 с.
2. Винтер П. Microsoft Access 97: справочник./ Винтер П.- СПб.:Питер, 1998-416 с.
3. Гончаров А. Компьютер для менеджера./ А. Гончаров -СПб.:Питер,2000-464с.
4. Информатика: учебник. Под ред. Н. Макаровой.- М.: Финансы и статистика, 2000- 786 с.
5. Компьютер для студентов, аспирантов и преподавателей./ Самоучитель. Под ред. В.Б. Комягина.- М.: Триумф, 2001-656 с.
6. Новейший самоучитель работы на компьютере./ Под ред. Симоновича С.В.-М.: Десс; Инфорком-Пресс,2000-656 с.
7. Симонович С.В. Общая информатика./- С.В. Симонович, Г.А. Евсеев, А.А Алексеев.-М.: АСТ-ПРЕСС; Инфорком-Пресс ,2000- 592 с.
8. Симонович С.В. Практическая информатика./ С.В. Симонович, Г.А. Евсеев — М.: АСТ-ПРЕСС; Инфорком-Пресс ,2000,480 с.
9. Симонович С.В. Информатика для юристов и экономистов./- С.В. Симонович -СПб.:Питер, 2001-688 с.
