Отбор данных с помощью запросов

Кафедра медицинской биофизики и информатики

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ДЛЯ ПРАКТИЧЕСКИХ ЗАНЯТИЙ

ТЕМА:«Управление базами данных Access». Лабораторные работы.

Дисциплина: Информатика

Курс:первый

Специальность:5В130100 «Общая медицина»

Составитель: Маркова М.П.

Караганда, 2011

Обсуждены и утверждены

на заседании кафедры.

Протокол №_____ от «____»______ 201__ г.

зав. кафедрой ____________ Койчубеков Б. К.

ТЕМА: «Управления базами данных MS Access». Лабораторный практикум.

ЦЕЛЬ:Проверить знания по пройденному материалу.

ЗАДАЧИ ОБУЧЕНИЯ:

В результате изучения темы студент должен:

— Оценить свои знания по теме «Проектирование баз данных»;

— Оценить свои знания по теме «Система управления базами данных MS Access. Таблицы, формы»;

— Оценить свои знания по теме «Использование Конструктора таблиц. Связывание таблиц»

— Оценить свои знания по теме «Создание запросов. Генерация отчетов. Использование стандартных макросов»

ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ ТЕМЫ:

— Назначение и пользовательский интерфейс Microsoft Access.

— Проектирование базы данных.

— Создание таблиц с помощью Конструктора, определение типа данных, определение ключевого поля.

— Создание таблиц с помощью Мастера таблиц.

— Поиск, фильтрация и замена данных;

— Изменение структуры таблицы с помощью Конструктора.

— Типы отношений между таблицами. Установка связи.

— Виды запросов, способы создание запросов.

— Виды форм, способы создания формы.

— Виды отчетов, способы создания отчета.

— Создание макроса.

МЕТОДЫ ОБУЧЕНИЯ И ПРЕПОДАВАНИЯ:

Беседа.

Выполнение самостоятельной работы.

ЛИТЕРАТУРА:

Основная

1. Балафанов Е.К. Новые информационные технологии: 30 уроков по информатике: Учебник для колледжей и мл. курсов вузов / Балафанов, Ермек Казбекович, Бурибаев Б., Даулеткулов А.Б. — Алматы: ИНТ, 2003,2004. — 400 с

2. Изтлеуов М. К, Беккужина А.И., Емжарова Г.У. Информатика: Учебник для медвузов/ — Актобе, 2005. — 386 с.

3. Гельман, Виктор Яковлевич Медицинская информатика: Практикум / Гельман В.Я. — СПб: Питер, 2002. — 468 с.

Дополнительная

1. Гельман В.Я.Шульга О.А., Бузанов Д.В. Интернет в медицине М. : Мед. информ. агентство, 2006. — 288 с

2. Вялков А.И.Информационные технологии в системе управления здравоохранением Российской Федерации: Учеб. пособие /. — М. : ГЭОТАР — Медиа, 2006. — 128 с.

3. В. И. Чернов Медицинская информатика: учеб. пособие /Ростов н /Д: Феникс, 2007. — 320 с.

4. Герасимов А.Н. Медицинская информатика: учеб. пособие с приложением на CD М.: Мед. информ. агентство, 2008. — 324 с.

5. КОНТРОЛЬ

I. Тест-контроль исходного уровня знаний.

II. Опрос по следующим вопросам:

1. Что такое База данных?

2. Какие существуют модели баз данных?

3. Что такое СУБД? Какие СУБД Вы знаете?

4. Как осуществляется запуск программы Microsoft Access.

5. Из каких элементов состоит окно Microsoft Access.

6. Что такое таблица? Из каких элементов она состоит?

7. Какие типы данных могут храниться в таблицах?

8. Принципы создания таблицы в Конструкторе.

9. Принципы создания таблицы в Мастере.

10. Как осуществить поиск, сортировку, фильтрацию и замену данных?

11. Что такое ключевое поле?

12. Какие существуют виды связей? Опишите каждый из них.

13. Что такое запрос? Какие виды запросов Вы знаете?

14. Что такое отчет? Какие виды отчетов Вы знаете?

15. Что такое Форма? Какие виды Формы Вы знаете?

16. Что такое макрос? Какие команды можно задать макросом?

III. Выполнение лабораторных работ 1-5.

Приложение 1

Информационно-дидактический материал

Лабораторная работа № 1

Знакомство с Access. Создание таблиц

Создание базы данных

1. Запустите Microsoft Access 2007.

2. Нажмите на кнопку Отбор данных с помощью запросов

3. Задайте имя новой базы данных — «Записная книжка.accdb».

4. На вкладке ленты Создание в панели инструментов Таблицы нажмите на кнопку Конструктор таблиц.

5. Введите имена полей и укажите типы данных, к которым они относятся.

Имя поля Тип данных
№ п/п Счетчик
Фамилия Текстовый
Имя Текстовый
Адрес Текстовый
Индекс Числовой
Телефон Текстовый
Хобби Текстовый
Эл. почта Гиперссылка

6. Выйдите из режима Конструктора, предварительно сохранив таблицу под именем «Друзья»; ключевые поля не задавайте.

7. Откройте таблицу «Друзья» двойным щелчком мыши и заполните в ней 10 строк.

8. Добавьте поля «Отчество» и «Дата рождения», для этого:

1) установите курсор на поле, перед которым нужно вставить новый столбец;

2) выполните команду: вкладка ленты Режим таблицы панель инструментов Поля и столбцы Вставить;

3) щелкнув два раза на Поле1, переименуйте его в «Отчество», а Поле2 — «Дата рождения».

9. Перейдите в режим Конструктора командой: вкладка ленты Главная Режимы Конструктор.

10. Для поля «Дата рождения» установите тип данных Дата / время; в свойствах поля выберите Краткий формат даты.

11. Отформатируйте таблицу следующим образом:

4) цвет сетки – темно-красный;

5) цвет фона – голубой;

6) цвет текста – темно-красный, размер – 12 пт, начертание – курсив.

12. Переименуйте поле «Хобби» в «Увлечения».

13. Удалите запись под номером 8.

14. Измените размер ячеек так, чтобы были видны все данные. Для этого достаточно два раза щелкнуть левой кнопкой мыши на границе полей.

15. Расположите поля в следующем порядке: «№», «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Телефон», «Дата рождения», «Увлечения», «Адрес», «Индекс», «Фото», «Электронная почта».

16. Заполните пустые ячейки таблицы.

17. В режиме Конструктора добавьте поле «Семейное положение», в котором будет содержаться фиксированный набор значений – замужем, не замужем, женат, не женат. Для создания раскрывающегося списка будем использовать Мастер подстановок:

7) установите тип данных Мастер подстановок;

8) в появившемся диалоговом окне выберите строку «Будет введен фиксированный набор значений» и нажмите кнопку Далее;

9) число столбцов – 1;

10) введите данные списка – замужем, не замужем, женат, не женат;

11) нажмите кнопку Готово.

18. С помощью раскрывающегося списка заполните новый столбец. Поскольку таблица получилась широкая, то при заполнении данного столбца возникают некоторые неудобства: не видно фамилии человека, для которого заполняется поле «Семейное положение». Чтобы фамилия была постоянно видна при заполнении таблицы, необходимо воспользоваться командой Закрепить столбцы из контекстного меню поля «Фамилия».

19. Покажите работу преподавателю.

Контрольные вопросы

1. Что называется базой данных (БД)?

2. Что такое система управления базами данных (СУБД)?

3. Чем отличается Microsoft Excel от Microsoft Access?

4. Какие объекты базы данных Microsoft Access вы знаете?

5. Какой объект в базе данных является основным?

6. Что называется полями и записями в БД?

7. Какие типы данных вы знаете?

8. Как можно переименовать поле?

9. Как можно создать поле с раскрывающимся списком?

С каким расширением сохраняется файл БД Access?

Лабораторная работа № 2

Создание связей между таблицами

1. Запустите Microsoft Access 2007.

2. Создадим базу данных «Фирма». Сотрудники данной организации работают с клиентами и выполняют их заказы.

Если все сведения поместить в одной таблице, то она станет очень неудобной для работы. В ней начнутся повторы данных. Всякий раз, когда сотрудник Иванов будет работать с какой-либо фирмой, придется прописывать данные о сотруднике и клиенте заново, в результате чего можно допустить множество ошибок. Чтобы уменьшить число ошибок, можно исходную таблицу разбить на несколько таблиц и установить связи между ними. Это будет более рационально, чем прежде.

Таким образом, необходимо создать 3 таблицы: Сотрудники, Клиенты и Заказы.

Сотрудники

Имя поля Тип данных
Код сотрудника Счетчик
Фамилия Текстовый
Имя Текстовый
Отчество Текстовый
Должность Текстовый
Телефон Текстовый
Адрес Текстовый
Дата рождения Дата/Время Заработная плата Денежный
Фото Объект OLE
Эл_почта Гиперссылка

Клиенты

Имя поля Тип данных
Код клиента Счетчик
Название компании Текстовый
Адрес Текстовый
Номер телефона Текстовый
Факс Числовой
Адрес электронной почты Гиперссылка
Заметки Поле МЕМО

Заказы

Имя поля Тип данных
Код заказа Счетчик
Код клиента Числовой
Код сотрудника Числовой
Дата размещения Дата/Время
Дата исполнения Дата/Время
Сумма Денежный
Отметка о выполнении Логический

3. Отдельные таблицы, содержащие информацию по определенной теме, необходимо связать в единую структуру базы данных. Для связывания таблиц следует задать ключевые поля. Ключ состоит из одного или нескольких полей, значения которых однозначно определяют каждую запись в таблице. Наиболее подходящим в качестве ключевого поля является «Счетчик», так как значения в данном поле являются уникальными (т. е. исключают повторы).

4. Откройте таблицу Сотрудники в режиме Конструктора. Нажмите правой кнопкой мыши на поле Код сотрудника и в появившемся контекстном меню выберите команду Ключевое поле. Если в таблице необходимо установить несколько ключевых полей, то выделить их можно, удерживая клавишу Ctrl. Для таблицы Клиенты установите ключевое поле Код клиента, а для таблицы Заказы – Код заказа.

5. Таблица Заказы содержит поля Код сотрудника и Код клиента. При их заполнении могут возникнуть некоторые трудности, так как не всегда удается запомнить все предприятия, с которыми работает фирма, и всех сотрудников с номером кода. Для удобства можно создать раскрывающиеся списки с помощью Мастера подстановок.

6. Откройте таблицу Заказы в режиме Конструктора. Для поля Код сотрудника выберите тип данных Мастер подстановок. В появившемся окне выберите команду «Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса» и щелкните на кнопке Далее.

7. В списке таблиц выберите таблицу Сотрудники и щелкните на кнопке Далее.

8. В списке Доступные поля выберите поле Код сотрудника и щелкните на кнопке со стрелкой, чтобы ввести поле в список Выбранные поля. Таким же образом добавьте поля Фамилия и Имя и щелкните на кнопке Далее.

9. Выберите порядок сортировки списка по полю Фамилия. В следующем диалоговом окне задайте необходимую ширину столбцов раскрывающегося списка.

10. Установите флажок Скрыть ключевой столбец» и нажмите кнопку Далее.

11. На последнем шаге Мастера подстановок замените при необходимости надпись для поля подстановок и щелкните на кнопке Готово.

12. Аналогичным образом создайте раскрывающийся список для поля Код клиента.

13. После создания ключевых полей можно приступить к созданию связей.

19. Закройте все открытые таблицы, так как создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя.

20. Выполните команду: вкладка ленты Работа с базами данных кнопка Отбор данных с помощью запросов

21. Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данных одновременно открывается окно Добавление таблицы, в котором выберите таблицы Сотрудники, Клиенты и Заказы.

22. Если связи между таблицами уже были заданы, то для добавления в схему данных новой таблицы щелкните правой кнопкой мыши на схеме данных и в контекстном меню выберите пункт Добавить таблицу.

23. Установите связь между таблицами Сотрудники и Заказы, для этого выберите поле Код сотрудника в таблице Сотрудники и перенесите его на соответствующее поле в таблице Заказы.

24. Отбор данных с помощью запросов После перетаскивания откроется диалоговое окно Изменение связей (рис. 1), в котором включите флажок Обеспечение условия целостности. Это позволит предотвратить случаи удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи.

Рис. 1. Создание связи между таблицами

Отбор данных с помощью запросов

25. Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице.

26. Параметры связи можно изменить, нажав на кнопку Объединение.

27. После установления всех необходимых параметров нажмите кнопку ОК.

28. Связь между таблицами Клиенты и Заказы установите самостоятельно.

29. В результате должна получиться схема данных, представленная на рис. 2. В приведенном примере используются связи «один-ко-многим».

30. В таблицу Сотрудники внесите данные о семи работниках.

31. В таблицу Клиенты внесите данные о десяти предприятиях, с которыми работает данная фирма.

32. В таблице Заказы оформите несколько заявок, поступивших на фирму.

33. Покажите работу преподавателю.

Контрольные вопросы

1. С помощью чего можно создавать таблицы?

2. Что такое ключевое поле?

3. Как установить несколько ключевых полей?

4. Как установить связи между таблицами?

5. Какие существуют отношения между таблицами?

6. Что означают на схеме данных «1» и «?»?

7. Зачем нужен Мастер подстановок?

Лабораторная работа № 3

Отбор данных с помощью запросов

Отбор данных с помощью запросов Запросы являются основным средством просмотра, отбора, изменения и анализа информации, которая содержится в одной или нескольких таблицах базы данных.

Существуют различные виды запросов, но наиболее распространенными являются запросы на выборку, с них и начнем наше знакомство.

1. Откройте базу данных «Фирма», созданную ранее.

2. Выполните команду: вкладка ленты Создание Мастер запросов Простой запрос.

Отбор данных с помощью запросов 3. В появившемся диалоговом окне (рис. 3) укажите таблицу Сотрудники и выберите поля Фамилия, Имя, Телефон. Нажмите кнопку Далее.

4. Введите имя запроса — Телефоны — и нажмите кнопку Готово. Перед вами появится запрос, в котором можно просмотреть телефоны сотрудников.

5. Следующий запрос попробуйте создать с помощью Конструктора, для этого выполните команду: вкладка ленты Создание Конструктор запросов.

6. В диалоговом окне Добавление таблиц выберите таблицу Клиенты и щелкните на кнопке Добавить, а затем — на кнопке Закрыть.

7. Чтобы перенести нужные поля в бланк запроса, необходимо по ним дважды щелкнуть левой кнопкой мыши (рис. 4).

Чтобы отсортировать записи в поле Название компании в алфавитном порядке, необходимо в раскрывающемся списке строки Сортировка выбрать пункт по возрастанию.

8. Сохраните запрос с именем «Адреса клиентов».

9. Самостоятельно создайте запрос «Дни рождения», в котором можно будет просмотреть дни рождения сотрудников.

10. Допустим, мы хотим узнать, у кого из сотрудников день рождения в текущем месяце, например в апреле. Для этого откройте запрос в режиме Конструктора.

11. В строке Условие отбора для поля «Дата рождения» введите значение *.04.*. В данной записи * означают, что дата и год рождения могут быть любыми, а месяц 4-м (т. е. апрель). После этого окно запроса должно выглядеть так, как оно представлено на рис. 5.

12. Закройте Конструктор и просмотрите полученный результат. Если в запросе Дни рождения нет ни одной записи, значит, в таблице Сотрудники нет ни одного человека, родившегося в апреле. Добавьте в таблицу Сотрудники несколько человек, родившихся в апреле, и посмотрите, как изменится запрос. Запросы автоматически обновляются при каждом открытии.

13. Отбор данных с помощью запросов Отбор данных с помощью запросов Если нам нужно узнать, кто из сотрудников родился в мае, то придется создать новый запрос или изменить условие в существующем запросе Дни рождения. Данная процедура является неудобной и занимает много времени. Если приходится часто выполнять запрос, но каждый раз с новыми значениями условий используют запрос с параметром. При запуске такого запроса на экран выводится диалоговое окно для ввода значения в качестве условия отбора. Чтобы создать запрос с параметром, пользователю необходимо ввести текст сообщения в строке Условие отбора бланка запроса (рис. 6).

14. Отбор данных с помощью запросов Запись Like[Введите дату] означает, что при открытии запроса появится диалоговое окно (рис. 7) с текстом «Введите дату» и полем для ввода условия отбора.

Контрольные вопросы

1. Для чего предназначены запросы?

2. Какие виды запросов вы знаете?

3. С помощью чего можно создавать запросы?

4. Для чего используют запрос с параметром?

5. Можно ли создавать запросы на основе нескольких таблиц?

6.

Лабораторная работа № 4

Access для начинающих. Урок 4: Создание запроса


Похожие статьи.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: