Приведем пример создания формы для ввода данных в таблицу Дисциплины. Чтобы начать создание формы, в окне БД нужно выбрать строку Формы. Для получения доступа к списку всех вариантов создания новой формы необходимо на панели инструментов окна БД нажать кнопку Создать. Для вызова Мастера форм в окне Новая форма выбираем соответствующую строку. Рассмотрим пример создание формы «Муфты»
Далее в окне для выбора источника нужно выбрать таблицу, для которой создается форма. После выбора таблицы запускаем Мастер форм. Появляется окно Создание формв котором Access предлагает выбрать те поля, которые должны присутствовать в форме. Для этого нужно сделать текущим соответствующее поле и кнопкой со стрелкой перенести его в Выбранные поля. Если необходимо поместить в форме все поля таблицы, то надо нажать кнопку .
В результате описанных выше действий окно Создание форм принимает вид, показанный на рисунке для продолжения построения формы нажимаем кнопку Далее.
В следующем окне Access предлагает выбрать внешний вид формы: в один столбец, ленточный, табличный, выровненный, сводная таблица или сводная диаграмма. В левой части окна предлагается образец выбранного внешнего вида. Примем первый вариант – в один столбец.
При необходимости можно вернуться на шаг назад, нажав кнопку Назад или прервать создание формы, нажав кнопку Отмена. Нажмем кнопку Далее и выбираю стиль формы. Перечень стилей представлен на рисунке в левой части опять присутствует образец выбранного стиля. И теперь остается последний шаг: задать имя формы. На этом построение формы закончено. Теперь откроем созданную форму конструктором и добавим кнопки показанные на рисунке. Инструкции к кнопкам и спискам создаются мастером.
Созданная форма представлена на рисунке. При необходимости ее можно изменить в режиме конструктора, передвигая и изменяя размеры элементов — заголовков полей, ячеек для ввода данных.
В режиме формы, построенной по описанным выше правилам, можно выполнять поиск, сортировку, фильтрацию и выполнять корректировку данных. С помощью кнопок в нижней части формы можно переходить от одной записи к другой. Открыв форму конструктором можно добавить кнопки поиска, удаления, добавления, сохранения. При добавлении кнопки на форму появляется мастер, помощью которого задаются инструкции к кнопкам. Все созданные формы показаны в разделе Приложение.
Разработка отчетов
Средства Access по разработке отчетов предназначены для конструирования макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных в виде выходного печатного документа. Перед началом конструирования отчета нужно спроектировать его макет, т.е. определить состав и содержание разделов отчета, размещение в нем значений, выводимых из полей таблиц (запросов) БД, и вычисляемых реквизитов, поля, по которым необходимо группировать данные. Для каждого уровня группировки определяются заголовки и примечания, вычисляемые итоговые значения. Кроме того, оформляются заголовки и подписи реквизитов отчета и определяется порядок вывода данных. Отчет можно создать с помощью мастера или в режиме конструктора отчетов. Иногда удобно использовать мастер отчетов. Созданный мастером отчет всегда можно доработать в режиме конструктора.
Создание простого отчета для одной таблицы на примере таблицы вычисление количества топлива. Выберем в окне БД объект Отчеты. Далее выберем Создание отчета в режиме конструктора/Создать. В окне Новый отчет выберем Мастер отчетов, в строке источника выберем таблицу Муфты. Нажмем Ок. В окне Создание отчетоввыберем поля для включения в отчет. В следующем окне Создание отчетов нужно определить уровни группировки. Далее необходимо указать сортировку для выводимых данных.
Далее определим порядок сортировки.В результате просмотра созданного отчета мы получим печатный документ, отображенный на рисунке.
Определим вид макета: табличный; ориентацию: книжная и поставим галочку в окне Настроить ширину полей для размещения на одной странице.
В результате получим:
Остальные отчеты создаются по той же схеме.
