Создание кнопочной формы

Министерство образования и науки Российской Федерации

Севастопольский государственный университет

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

к выполнению лабораторных работ

по изучению СУБД ACCESS

по дисциплине «Информатика»

для студентов дневной формы обучения

Cевастополь

УДК 681.33

Методические указания к выполнению лабораторных работ по разделу «Системы управления базами данных» для студентов содержат краткое изложение основных теоретических положений, относящихся к организации работ с базами данных на примере СУБД «Aсcess», примеры практической работы с учебными базами данных, а также варианты заданий для выполнения работ по проектированию и эксплуатации баз данных./Сост. Козлова Е.В.-Севастополь: Изд. СевНТУ,2014.-36с.

Цель указаний – методическая помощь студентам в освоении методов проектирования баз данных и практических приемов работы с ними.

Лабораторные работы проводятся в лабораториях центра компьютерных технологий Сев НТУ с использованием стандартного оборудования и стандартного программного обеспечения.

Методические указания утверждены на заседании кафедры кибернетики и вычислительной техники, протокол № 4 от 27 декабря 2014г.

Допущено учебно–методическим центром СевНТУ в качестве методических указаний.

Рецензент: Цуканов А.В., доктор технических наук, профессор.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………………4

1 Лабораторная работа №1 «СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ ДЛЯ
РЕЛЯЦИОННОЙ СУБД ACCESS»……………………………………… ….4

2. Лабораторная работа №2 «СОЗДАНИЕ ЗАПРОСОВ, СОРТИРОВКА И ОРГАНИЗАЦИЯ ПОИСКА ДАННЫХ»…………………………………….12

3. Лабораторная работа №3 «СОЗДАНИЕ ФОРМ»………………………24

4 Лабораторная работа №4 «СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ»…………………..34

5. Библиографический список……………………………………………..36

Введение

База данных — это организованная структура, предназначенная для хранения информации.

В годы, когда формировалось понятие баз данных, в них действительно хранились только данные. Однако, сегодня большинство систем управления базами данных (СУБД) позволяют размещать не только данные, но и методы (то есть некоторые программные коды), с помощью которых происходит взаимодействие с потребителем или с другими программно-аппаратными комплексами.

С понятием базы данных тесно связано понятие система управления базой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения её содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации.

В мире существует множество СУБД Несмотря на то , что они могут по-разному работать с разными объектами и представляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это даёт возможность рассмотреть одну систему и обобщить её понятия, приёмы и методы на весь класс СУБД. В качестве такого учебного объекта в настоящих методических указаниях рассматривается СУБД Microsoft Access, входящую в пакет Microsoft Office. При написании методических указаний использовались справочники и учебные издания [1-9].

Лабораторная работа №1

«Создание таблиц для реляционной СУБД Access»

1.1 Цель работы — получить навыки в организации таблиц для СУБД Access с использованием различных технических приемов.

Краткие теоретические сведения

Основные понятия

В самом общем смысле база данных (БД) — это набор записей и файлов, организованных специальным образом. Эта база нужна для хранения больших массивов данных!

Представьте себе базу данных в виде таблицы, в которой хранятся данные обо всех жителях Севастополя. Каждая колонка этой таблицы содержит однотипные данные:

номер по порядку; фамилия; имя; отчество; год рождения; район проживания; улица; номер дома; номер квартиры; домашний телефон и т.д.

Таких колонок может быть несколько сотен. Называются они полями. Мы, в дальнейшем, будем пользоваться этим термином.

Каждая строка этой таблицы — данные об одном человеке. Называется эта строка записью.

Итак, в Севастополе примерно 400000 жителей. Следовательно, наша таблица, или база данных (БД), имеет несколько сотен полей и 400000 строк, или записей. Теперь представьте, что такая таблица реализована в текстовом редакторе или электронной таблице. Вам нужно найти, живет ли в городе Иванов Иван Иванович 1967 г.р. Представляете, сколько можно крутить линейку прокрутки, пролистывая эту таблицу, чтобы ответить на этот простой вопрос? Это если предположить, что у Вас будет компьютер, способный загрузить в текстовый редактор таблицу такого размера. Таких компьютеров для рядового потребителя еще не выпускают.

А если нужно получить список женщин, проживающих в Гагаринском районе, моложе 30 лет и старше 15? А если накладывается дополнительное условие, что они должны быть ростом не ниже 1,75 метра? Трудно сказать, сколько времени займет выполнение такой задачи в нашем примере и выполнима ли она вообще. Если же для создания такой таблицы использовать БД, то существует специальное программное обеспечение, которое может выдать требуемый список в течение одной , двух минут. Называется оно системой управления базами данных — СУБД.

СУБД различного вида достаточно много. Существует СУБД и в составе Microsoft Office, называется она Microsoft Access.

Для начала работы с этой СУБД нужно уяснить себе несколько особенностей этого программного пакета.

Во время работы с документами или электронными таблицами Вы полностью свободны в определении содержимого документа или ячейки электронной таблицы. Там могут быть различные шрифты, различные форматы и т.д. Когда электронные таблицы содержат несколько сотен строк, а документы имеют несколько десятков страниц, то работать с ними становится довольно трудно. С ростом объема данных можно быстро обнаружить, что ресурсы памяти вашего компьютера исчерпаны. Это накладывает определенные ограничения на использование различных типов данных в БД.

Типы данных бывают следующие:

1. Текстовый. Обязательно нужно прикинуть, какова должна быть максимальная длина поля в символах, и указать ее.

2. Поле МЕМО. Поле для заметок.

3. Числовой.

4. Дата/время.

5. Денежный.

6. Счетчик. При построении баз данных существует обязательное условие: должно быть поле, которое уникально для каждой записи и никогда не повторяется. Это и есть поле типа счетчик, грубо говоря — порядковый номер записи в БД.

7. Логический. Принимает только два значения: «да» или «нет». Физически оно выглядит как квадратное окошко, в котором ставится или не ставится флажок (галочка). Такие окошки вы уже видели во многих диалоговых окнах.

8. Мастер подстановок. Если в поле нужно заносить одно из нескольких фиксированных значений (например, в поле «Район проживания» один из четырех районов города), с помощью этого мастера можно организовать быстрый выбор из нескольких возможных значений. Это поле не надо заполнять вручную, кроме того, исключается возможность орфографической ошибки при его заполнении.

Ключевые поля, индексы, связи между таблицами

Основное достоинство реляционных баз данных, таких как Access, заключается в том, что при их использовании можно быстро найти и связать данные из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. Для этого каждая таблица должна содержать одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих каждую запись в таблице. Это поле называется ключевым полем таблицы. Если для таблицы обозначены ключевые поля, то Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. В Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.

Поля таблицы могут быть индексированы.

При помощи индексов сортировка и поиск записей ускоряются. В таблицах Access индексы используются так же, как и в книгах: чтобы найти данные, осуществляется их поиск в индексе.

Можно создать индексы, основанные на одном или нескольких полях. Составные индексы позволяют пользователю провести различия между записями, в которых первые поля могут иметь одинаковые значения. В основном требуется индексировать поля, для которых часто осуществляется поиск, сортировка, или поля, объединенные с полями из других таблиц в запросах.

Однако иногда при использовании индексов действие замедляется, например, при добавлении запросов составные индексы должны обновляться. Ключевые поля таблицы индексируются автоматически. Нельзя индексировать поля с типом данных «поле МЕМО», «гиперссылка» или «объект OLE». Если предполагается, что сортировка или поиск двух и более полей одновременно будет часто выполняться, можно создать составной индекс. Например, если для одного и того же запроса часто устанавливается критерий для полей «Имя» и «Фамилия», то для этих двух полей имеет смысл создать составной индекс.

Установление связей между таблицами

Для того чтобы определить и запомнить связи между таблицами, нужно задать схему данных. Для этого необходимо выполнить команду «Сервис/Схема данных». В окне«Добавление таблицы» следует выделить все нужные таблицы и нажать кнопку«Добавить». После включения всех необходимых таблиц в схему надо нажать кнопку«Закрыть». Устанавливая связи между парой таблиц в схеме данных, надо выделить в главной таблице ключевое поле, далее при нажатой левой кнопке мыши перенести курсор в соответствующее поле подчиненной таблицы.

Обратите внимание, что соединяемые поля должны быть одного типа! Например, числовое – числовое, текстовое – текстовое.

При установлении связи по составному ключу необходимо выделить все поля, входящие в ключ главной таблицы, и перенести их на одно из полей связи в подчиненной таблице. После установления связи открывается окно«Изменение связей», в котором можно задать параметр обеспечения целостности данных, а также автоматическое каскадное обновление и удаление связанных записей. После задания параметров нажмите на кнопку«Создать».

Тип создаваемой связи зависит от полей, для которых определяется связь.

Отношение «один-ко-многим» создается в том случае, когда только одно из полей является ключевым или имеет уникальный индекс. Отношение «один-к-одному» создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы. Связь с отношением «многие-ко-многим» фактически является двумя связями с отношением «один-ко-многим» через третью таблицу, ключ которой состоит и, по крайней мере, из двух полей, которые являются полями внешнего ключа в двух других таблицах.

Практическая часть

Задание 1

Итак, попробуем создать БД следующей структуры:

Таблица 1

Название поля Тип Параметры
Счетчик
Фамилия Текстовый Длина 20
Имя Текстовый Длина 15
Отчество Текстовый Длина 20
Дата рождения Дата/время Краткий формат даты (ДД.ММ.ГГ)
Пол Мастер подстановок муж/жен
Район проживания Мастерподстановок Гагаринский/Ленинский/ Нахимовский/Балаклавский
Улица Текстовый Длина 20
Номер дома Текстовый Длина 5
Номер квартиры Текстовый Длина 5
Дом. телефон Текстовый Длина 8

Для выполнения задания можно использовать инструкцию, приведенную ниже:

1. Запустить Microsoft Access, создать новую БД. Компьютер обязательно спросит ее имя в диалоговом окне «Файл новой базы данных». Назовем ее Картотека (в окошке «Имя файла»), после чего следует нажать на кнопку «Создать».

2. При правильных действиях появится окно «Картотека: база данных» с несколькими вкладками: «Таблицы»; «Запросы»; «Формы»; «Отчеты»; «Макросы»; «Модули». Открыта будет вкладка «Таблицы» с которой и предстоит работать. Таблицы представляют собой непосредственно компоненты базы данных.

3. Нажать на кнопку «Создать». Появится диалоговое окно «Таблица», в котором нужно выбрать режим «Конструктор», после чего нажать кнопку «ОК».

4. Появится диалоговое окно «Таблица1: таблица», в которое нужно занести имена полей и их тип. Дополнительные параметры (длина поля, его формат и т.д.) задаются в нижней части этого окна на вкладке «Общие».

5. Заполнить структуру таблицы в соответствии с таблицей 1,представленной выше.

Использование Мастера подстановок состоит в следующем.

Мастер подстановок работает в несколько шагов.

На первом шаге Вам необходимо задать способ формирования значений подстановок. Укажите, что «будет введен фиксированный набор значений» и нажмите кнопку «Далее».

На втором шаге убедитесь, что число столбцов равно 1, после чего введите значения в таблицу подстановки. Например, если речь идет о поле человека, то введите «Мужской», а затем – «Женский». По окончании ввода нажмите кнопку «Готово».

По окончании ввода структуры таблицы следует закрыть окно «Конструктора». После этого появится уже знакомое Вам окно «Картотека: база данных». Нажмите кнопку «Открыть» для ввода данных в подготовленную вами таблицу. Введите порядка двадцати произвольных записей.

1.3 Методика выполнения работы

1. Изучить п.1.1-п.1.2. настоящих методических указаний.

2. В соответствии с вариантом индивидуального задания, выбранного из таблицы 2 ( номер варианта выбирается как результат деления по модулю 15 номера по списку в группе) построить две таблицы (различными способами), образующие базу данных.

3. Ввести данные в таблицы в соответствии с форматами полей.

4. Организовать связи различных типов для построенных таблиц.

5. Оформить отчет о проделанной работе.

1.4 Содержание отчета

1. Цель работы.

2. Постановка задачи.

3. Описание структуры создаваемых таблиц и хода работы по их созданию.

4. Описание введенных связей между таблицами и хода работы по их созданию.

1.5 Задания к выполнению лабораторной работы

Таблица 1- Варианты заданий к выполнению лабораторной работы

№ варианта Название базы базы данных Наименования Полей в таблице 1 Наименования полей В таблице 2
Отдел кадров Номер отдела, Название отдела, Фамилия руково- дителя, количест- во работников Ф.И.О. работника, № отдела, должность, стаж,оклад,дата за- числения на работу, № разрабатываемой темы
Библиотека Название отдела, Фамилия руково- дителя, объем фонда, число выданных единиц Название книги, Автор,Издательство, Год издания, коли- чество экземпляров, отдел хранения, число экземпляров на руках
Аптека № аптеки,адрес, ф.и.о. заведующе- го,количество работников Название препарата, Цена,изготовитель, №аптеки,имеющий его в наличии
Комиссионный Магазин Ф.и.о. сдатчика, № паспорта, адрес, инвентарный но- мер сданной вещи Инвентарный номер сданной вещи, цена, дата сдачи, дата переоценки, дата продажи.
Аэропорт №рейса, пункт назначения,время вылета,время в полете,время при- бытия,цена билета № рейса,тип само- лета,число мест, число свободных мест,дата вылета
Железнодо- рожный вокзал № поезда, пункт назначения, время отправления, время прибытия, время в пути, тип, число мест в плац- картных, купейных ваг, и в мягких вагонах № поезда,тип, время отправления,время прибытия, время при бытия в пункт назна- чения, количество свободных мест: мягких, купейных, плацкартных.
Деканат Название факуль- тета, номер вы- пускаемой специ- альности, выпуска- ющая кафедра, ф.и.о. заведующе- го кафедрой, коли- чество студентов Название факультета, Номер специальнос- ти, номер группы, количесво студентов в группе, ф.и.о. кура- тора, ф.и.о. староста, средний рейтинг в группе.
Кафедра Название, ф.и.о. заведующего, общее число со- трудников, из них профессоров,до- центов,ст.препода- вателей , ассистен- тов. Ф.и.о. преподавателя, степень,должность, звание, стаж работы, читаемая дисциплина, название кафедры.
Автотранспорт- ное предприятие № АТП, адрес, ф.и.о. руководите- ля, количесво ра- ботающих, коли- чество транспорт- ных средств трех различных типов. Ф.и.о. водителя, тип транспортного средства, стаж, з.п. за последний месяц, № АТП.
Поликлиника № поликлиники, адрес, ф.и.о. заведующего, чис- ло работающих, из них: врачей, медсестер, санита- рок. Ф.и.о. пациента, Ф.и.о. лечащего врача, диагноз, дата послед- него посещения.
Больница № больницы, ф.и. о. гл. врача, общее число коек, число занятых коек. Ф.и.о. пациента, Ф.и.о. лечащего вра- ча, диагноз, № боль- ницы, № отделения, дата поступления, дата выписки.
«Телеком» № телефона, тип, задолженность по по оплате. № телефона, ф.и.о. абонента, адрес, дата последнего пла- тежа.
Водоканал Ф.и.о. абонента, адрес, число про- живающих, коли- чество потреблен- ной воды, дата последнего плате- жа. Ф.и.о. абонента, ад- рес, общая задолжен- ность.
РЭП № РЭП, адрес, ф.и.о. руководите- ля, число прожи- вающих, общая задолженность. Ф.и.о.квартиросъем- щика, адрес . № РЭП, площадь квартиры, тип, задолженность.
Теплосеть № участка, № РЭП, ф.и.о. начальника участка, количест- во потребленного тепла по месяцам, коэфф. отопления. Ф.и.о. абонента, №РЭП, адрес, дата последнего пла- тежа, общая сумма долга.

1.6 Контрольные вопросы

1) Что собой представляет база данных?

2) В чем разница понятий «база данных» и «система управления базами данных»?

3) Из каких компонент обычно состоит база данных?

4) Какие способы создания баз данных вы знаете?

5) Что собой представляют таблицы базы данных? Какова их структура?

6) Какие типы данных могут присутствовать в таблицах базы данных?

7) Что такое «Мастер подстановок» и как с ним работать?

8) Как сохранить созданную базу данных?

9) Как открыть существующую базу данных?

2 Лабораторная работа №2

«Создание запросов, сортировка и организация поиска данных»

2.1 Цель работы — получить навыки работы с данными при помощи простых запросов, организации сортировки и поиска данных из областей значений различных типов.

2.2 Краткие теоретические сведения

Запросы являются инструментом поиска и структурирования данных. Запрос, адресованный одной или нескольким таблицам, инициирует выборку определенной части данных и их передачу в таблицу, формируемую самим запросом. В результате получается подмножество информационного множества исходных таблиц, сформированное по определенному закону. Если обрабатываемый объем информации велик, выделение необходимых данных в такое множество позволяет существенно сократить время их обработки.

2.2.1 Создание запроса

Запрос – это набор условий, согласно которым производится выборка информации из таблиц. Запуск запроса формирует новую таблицу данных, единственным отличием которой от обычных таблиц является то, что с помощью повторных запусков запроса ее данные можно обновлять в соответствии с изменением информации источников данных запроса.

Чтобы упростить создание запросов, которые можно выполнить независимо, либо использовать как базовые для нескольких форм или отчетов, можно воспользоваться Мастерами запросов. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Если было создано несколько запросов, Мастера можно также использовать для быстрого создания структуры запроса. Затем для его наладки необходимо переключиться в режим Конструктора. Для создания запросов на основе обычного фильтра, фильтра по выделенному фрагменту или фильтра для поля, необходимо сохранить фильтр как запрос. Если ни один из перечисленных методов не удовлетворяет вашим требованиям, можно создать запрос самостоятельно в режиме Конструктора.

2.2.1.1 Виды запросов

Запросы на выборку и их использование

Наиболее часто используемым запросом является запрос на выборку. Запрос на выборку возвращает данные из одной или нескольких таблиц, а также результаты, которые при желании пользователь может изменить (с некоторыми ограничениями). Также можно использовать запрос на выборку, чтобы сгруппировать записи для вычисления сумм, средних значений, пересчета и других действий.

Запросы на изменение

Запрос на изменение — это запрос, который за одну операцию вносит изменения сразу в несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение: на удаление, на обновление и добавление записей, а также на создание таблицы.

Запросы удобно использовать для объединения или выполнения действий над данными, расположенными в нескольких таблицах или запросах.

При добавлении в запрос нескольких таблиц или запросов необходимо убедиться, что их списки полей соединены друг с другом линией объединения, что позволяет Access определить тип объединения.

Объединение нескольких таблиц и запросов в запросе

В режиме Конструктора запроса необходимо переместить с помощью мыши поле из списка полей одной таблицы или запроса в соответствующее поле (поле, имеющее одинаковый или совместимый тип данных, содержащее похожие данные) из списка полей другой таблицы или запроса.

При использовании этого типа объединения из обеих таблиц или запросов выбираются записи, только если значения объединенных полей равны.

Перекрестный запрос

1.Установите указатель мыши на слово «Запросы». Оно находится в левой части окна базы данных на серой полосе под заголовком «Объекты».

2.Нажмите на левую клавишу мыши.

3.Установите указатель мыши на кнопку с надписью «Создать».

4.Нажмите на левую клавишу мыши.

5.В окне диалога «Новый запрос» установите указатель мыши на строку «Перекрестный запрос» и нажмите на левую клавишу мыши.

6.В следующем окне найдите таблицу (запрос), по которой нужно создать перекрестный запрос, установите на ее имя указатель мыши и нажмите на левую клавишу мыши.

7.Переместите указатель мыши на кнопку с надписью «Далее» и нажмите на левую клавишу мыши.

8.Выберите поля, которые будут использоваться как имена строк. Дня этого установите указатель мыши на имя поля, которое находится в окошке «Доступные поля», нажмите на левую клавишу мыши. Затем переместите указатель мыши на кнопку с изображением стрелки, направленной вправо, и нажмите на левую клавишу мыши.

Имя выбранного поля появится в окошке «Выбранные поля».

Внимание! Вы можете выбрать не более трех полей!

9.Переместите указатель мыши на кнопку с надписью «Далее» и нажмите на левую клавишу мыши.

10.Выберите поля, которые будут заголовками столбцов. Для этого достаточно установить указатель мыши на имя нужного поля и нажать не левую клавишу мыши;

11.Переместите указатель мыши на кнопку с надписью «Далее» и нажмите на левую клавишу мыши.

12.В следующем окне диалога вы должны определить, какие вычисления в полях должен выполнить Access. Для этого установите указатель мыши на имя нужного поля (в небольшом окошке «Поля») и нажмите на левую клавишу мыши. Затем переместите указатель мыши на имя соответствующей функции, которые отображаются в соседнем окошке «Функции», и нажмите на левую клавишу мыши.

Access автоматически вычисляет итоговые значения по каждой строке. Если этого делать не нужно, установите указатель мыши на слово «Да», находящееся после вопроса «Вычислить итоговое значение для каждой строки?», и нажмите на левую клавишу мыши. Галочка (флажок) перед словом «Да» исчезнет.

13.Переместите указатель мыши на кнопку с надписью «Далее» и нажмите на левую клавишу мыши.

14.В последнем окне диалога Вы увидите имя запроса «Таблица…_перекрестный», написанное белыми буквами на черном фоне. С помощью клавиатуры напишите такое имя запроса, по которому можно сразу определить, что делает этот запрос.

15. Переместите указатель мыши на кнопку с надписью «Готово» и нажмите на левую клавишу мыши.

Повторяющиеся записи

1.Установите указатель мыши на слово «Запросы». Оно находится в левой части окна базы данных насерой полосе под заголовком «Объекты».

2.Нажмите на левую клавишу мыши.

3.Установите указатель мыши на кнопку с надписью «Создать».

4.Нажмите на левую клавишу мыши.

5.В окне диалога «Новый запрос» установите указатель мыши на строку «Повторяющиеся записи» и нажмите на левую клавишу мыши.

6.В следующем окне найдите таблицу (запрос), для которой нужно создать запрос на поиск повторяющихся записей, установите на ее имя указатель мыши и нажмите на левую клавишу мыши.

7.Переместите указатель мыши на кнопку с надписью «Далее» и нажмите на левую клавишу мыши.

8.В списке «Доступные поля» найдите имя поля, в котором нужно искать повторяющиеся записи. Установите на него указатель мыши и нажмите на левую клавишу мыши.

9.Переместите указатель мыши на кнопку со стрелкой, направленной вправо , и нажмите на левую клавишу мыши.

10.Переместите указатель мыши на кнопку с надписью «Далее» и нажмите на левую клавишу мыши.

11.В следующем окне диалога нужно выбрать поля, которые будут отображаться в запросе. Выбор полей осуществляется так, как описано в п. 8-9.

12.Переместите указатель мыши на кнопку с надписью «Далее» и нажмите на левую клавишу мыши.

13.В последнем окне диалога вы увидите имя запроса «Поиск повторений для таблицы …», написанное белыми буквами на черном фоне. С помощью клавиатуры напишите такое имя запроса, по которому можно сразу определить, что делает этот запрос.

14.Переместите указатель мыши на кнопку с надписью «Готово» и нажмите на левую клавишу мыши.

Записи без подчиненных

Этот запрос используется для поиска записей, которым не соответствует ни одна из записей в подчиненной таблице.

Работа с мастером создания запроса на поиск записей без подчиненных не отличается от работы с мастером создания запросов на поиск повторяющихся записей.

2.2.1.2 Создание простого запроса на выборку с помощью Мастера.

1.В окне базы данных необходимо перейти к вкладке «Запросы» и нажать кнопку «Создать».

2.В диалоговом окне «Новый запрос» выбрать Мастера и «Простой запрос».

3. Нажать кнопку «ОК».

4. Указать имя таблицы или запроса, на котором должен быть основан создаваемый запрос, а затем выбрать поля, из которых должны быть восстановлены данные.

5. Если необходимо, то указать дополнительные таблицы или запрос, а затем выбрать из них поля, которые должны быть использованы. Эти действия должны повторяться до тех пор, пока не будут выбраны все необходимые поля.

6. Требуется следовать инструкциям, выдаваемым в диалоговых окнах Мастера. В последнем диалоговом окне пользователю предлагается выбор: выполнить запрос или просмотреть его структуру в режиме Конструктора.

7. Если полученный запрос не соответствует требованиям, можно снова обратиться к Мастеру или внести изменения в запрос в режиме Конструктора.

2.2.1.3 Создание запроса на выборку без использования Мастера

1. В окне базы данных перейдите к вкладке Запросы и нажмите кнопку «Создать».

2. В диалоговом окне Новый запрос выберите команду Конструктор и нажмите кнопку «ОК».

3. В диалоговом окне Добавление таблицы перейдите к вкладке, которая включает объекты, содержащие требуемые данные.

4. Для добавления данных в запрос дважды щелкнете по имени каждого, а затем нажмите кнопку «Закрыть».

5.Если запрос содержит несколько таблиц или запросов, убедитесь, что между собой они связаны. Если же связей нет, создайте их.

6.Добавьте поля в запрос, перемещая их имена с помощью мыши из списка полей в бланк запроса.

7.Внесите в запрос необходимые усовершенствования: определите условие отбора, порядок сортировки, создайте вычисляемые поля, либо измените структуру запроса.

8.Для сохранения запроса нажмите кнопку «Сохранить» на панели инструментов. Введите имя и нажмите кнопку «ОК».

9.Для просмотра результатов запроса нажмите кнопку «Вид» на панели инструментов.

2.2.1.4 Способы объединения данных из нескольких таблиц или запросов в запросе

Запросы удобно использовать для объединения или выполнения действий над данными, расположенными в нескольких таблицах или запросах.

При добавлении в запрос нескольких таблиц или запросов необходимо убедиться, что списки их полей соединены друг с другом линией объединения, что позволяет определить тип объединения

Если ранее в окне «Схема данных» были созданы связи между таблицами, то при добавлении связанных таблиц в режиме Конструктора линии объединения выводятся на экран автоматически. Если необходима целостность данных, то над линией объединения автоматически отображается цифра «1», означающая, что таблица находится на стороне «один» в отношении связей «один ко многим», а также знак целостности для указания таблиц, находящихся на стороне «многие». Если связи не были созданы, то при добавлении в запрос двух таблиц, содержащих поля с одинаковым или совместимым типом данных, а также, если одно из объединенных полей является ключевым, связи будут созданы автоматически. В этом случае символы «один» и «многие» отображены не будут, так как целостность данных не требуется.

2.2.2 Особенности сортировки записей

1. При сохранении таблицы, запроса или формы сохраняется и их порядок сортировки. Если новая форма, отчет или запрос основываются на таблице или запросе, порядок сортировки перейдет к новому объекту.

2. В одном или нескольких полях результатов запроса может быть отсортировано до 255 символов.

3. Для сортировки данных от более ранней даты к более поздней используется возрастающий порядок сортировки.

4. Цифры, находящиеся в текстовых полях, сортируются как строки символов, а не как числовые значения.

5. При сортировке поля в возрастающем порядке записи, содержащие пустые строки, указываются первыми в списке

6. Невозможно сортировать поля МЕМО, гиперссылки или объекты OLE.

2.2.3 Использование подстановочных знаков для поиска значений

Подстановочные знаки используются в качестве прототипов для других символов при указании образца поиска в следующих случаях:

-Известна только часть значения;

-Требуется найти значения, начинающиеся с конкретной буквы или соответствующие определенному шаблону.

Для поиска значений полей записей или имен файлов допускается применение следующих символов в диалоговых окнах Поиск и Замена или в запросах, командах и выражениях:

  • * соответствует любой последовательности символов. Может использоваться в качестве первого или последнего символа текстовой строки;
  • ? соответствует любому символу;
  • [ ] соответствует любому символу из заключенных в скобки;
  • ! соответствует любому символу, кроме заключенных в скобки( Например, b[!ae]ll означает поиск слов bill и bull, но не bell);
  • — соответствует любому символу из диапазона. Диапазон должен быть указан по возрастанию;
  • # соответствует любой цифре.

2.3 Методика выполнения работы

1. Изучить п.2 настоящих методических указаний.

2. Выполнить практические задания №1 и №2 по описанию, приведенному ниже.

Выборка данных из одной таблицы

В окне «Картотека: база данных» выберите вкладку «Запрос», а в ней режим «Создать» и ,далее, – режим «Конструктор». Появится окно Конструктора, а поверх него окно «Добавления таблиц». Добавьте свою таблицу в запрос и закройте это окно.

Окно Конструктора запросов разделено на две части. В верхней части окна находятся списки полей таблиц или запросов, на основе которых создается новый запрос. В нижней части располагается бланк QBE (Query By Example — запрос по образцу), в котором Вы будете выполнять всю работу по созданию запроса. Каждый столбец бланка представляет одно поле, используемое в запросе:

Поле:
Имя таблицы:
Сортировка:
Вывод на экран
Условие отбора:
или:

Первая строка бланка запроса служит для выбора полей, которые должны присутствовать в наборе записей, используются для сортировки данных или для выбора информации из таблицы. Во второй строке бланка запроса Access выведет имя таблицы, из которой выбрано поле. В третьей строке бланка вы можете задать, нужно ли выполнять сортировку по выбранному полю.

Флажки в строке бланка Вывод на экран отвечают за вывод полей в наборе записей. По умолчанию Access выводит на экран все поля, включенные в бланк запроса. Однако некоторые поля включаются в запрос только для отбора нужных записей, а выводить их в наборе записей вовсе не обязательно. Чтобы исключить такое поле из набора записей, снимите его флажок в строке Вывод на экран.

И, наконец, для ввода условия отбора записей используется строка Условие отбора и строки или. После небольшой Вбез труда будете отбирать нужные вам записи.

Включение полей в запрос

Первым шагом при создании запроса является выбор полей, включаемых в набор записей. Для этого можно перетащить поле в нужный столбец бланка из списка полей в верхней части окна. При перетаскивании поля указатель мыши превращается в маленький прямоугольник.

Пример.

Пусть требуется сформировать следующий запрос к базе «Картотека»: Получить список всех граждан моложе 30 лет. Первым делом включим в наш запрос поле «Фамилия», для чего левой кнопкой мыши перетащим название этого поля из таблицы в верхней части панели Конструктора в первый столбец бланка QBE в строку Поле.

Убедимся, что часть запроса уже реализована. Для этого выберите в главном меню команду «Вид» и далее «Режим таблицы». Перед Вами появится список всех граждан, занесенных в Вашу картотеку.

Но нам требуются только граждане моложе 30 лет. Поэтому наш запрос надо уточнить.

Вернитесь в режим Конструктора.

Ввод условий отбора

СОЗДАНИЕ СОБСТВЕННОГО ОЗЕРА #6 — ВЕСНОЙ СМОЕТ ПЛОТИНУ !? Что будет дальше !


Похожие статьи.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: