Выбор и настройка таблицы

Планирование проекта в Project

Процесс планирования в среде Project имеет свою специфику. После того как определены цели проекта, сформулированы основные этапы, определено содержание основных этапов, создается план проекта; далее необходимо ввести и структурировать список задач проекта, для каждой задачи ввести длительность, установить зависимости между задачами; затем, создать список ресурсов: сотрудников, оборудования и материалов, назначить ресурсы на задачи. На основе введенной информации Project создает расписание. Созданное таким образом расписание можно настраивать и оптимизировать.

Начало работы с Project

Интерфейс программы

При первом запуске Project отображается начальный экран программы (рис. 1.1).

Выбор и настройка таблицы

увеличить изображение
Рис. 1.1.Окно Project 2013 при первом запуске

Нажав кнопку Начать, можно знакомиться с основными шагами создания проекта. Но можно щелкнуть по ссылке Пропустить заставку (см. рис. 1.1) для того, чтобы сначала изучить основные элементы окна программы.

Следует иметь в виду, что в последующем при запуске Project будет автоматически отображаться список последних открытых файлов и шаблоны для создания проектов (рис. 1.2).

Выбор и настройка таблицы

увеличить изображение
Рис. 1.2.Начальный экран Project 2013

Впрочем, при желании можно изменить параметры открытия Project.

Основные элементы интерфейса Project представлены на рис. 1.3.

Выбор и настройка таблицы

увеличить изображение
Рис. 1.3.Окно Project

Интерфейс Project 2013 является дальнейшим развитием пользовательского интерфейса, который впервые был использован в выпуске системы Microsoft Office 2007.

Главный элемент пользовательского интерфейса Project 2013 представляет собой ленту, которая идет вдоль верхней части окна (см. рис. 1.3). С помощью ленты можно быстро находить необходимые команды (элементы управления: кнопки, раскрывающиеся списки, счетчики, флажки и т.п.). Команды упорядочены в логические группы, собранные на вкладках. Удалить ленту невозможно, однако, ее можно скрыть (свернуть). Для скрытия ленты следует щелкнуть по направленной вверх стрелке, расположенной в правом нижнем углу ленты (см. рис. 1.3).

В результате лента будет скрыта, названия вкладок останутся (рис. 1.4).

Выбор и настройка таблицы

увеличить изображение
Рис. 1.4.Окно Project со свернутой лентой

Ленту можно свернуть и иначе. Для этого надо щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте ленты и в контекстном меню выбрать команду Свернуть ленту.

Чтобы быстро свернуть ленту, можно дважды щелкнуть мышью по названию активной вкладки. При свернутой ленте двойной щелчок по названию вкладки разворачивает ленту. Чтобы свернуть или восстановить ленту, можно также нажать комбинацию клавиш Ctrl + F1.

Для использования ленты в свернутом состоянии необходимо щелкнуть по названию нужной вкладки, а затем выбрать параметр или команду, которую следует использовать. Например, при свернутой ленте можно выделить текст, щелкнуть вкладку Задача и в группе Шрифт выбрать нужный размер шрифта. После выбора размера шрифта лента снова свернется.

Следует обратить внимание, что все действия с лентой производятся в окне текущего документа.

Внешний вид ленты зависит от ширины окна: чем меньше ширина, тем менее подробно отображаются элементы вкладки. Несмотря на скрытие отдельных элементов ленты, все они остаются доступны. Достаточно щелкнуть по стрелке кнопки названия группы, и будут отображены все элементы группы.

По умолчанию в окне отображается семь постоянных вкладок: Файл, Задача, Ресурс, Отчет, Проект, Вид, Формат.

Для перехода к нужной вкладке достаточно щелкнуть по ее названию (имени).

Следует обратить внимание, что вкладка Формат является контекстно-зависимой: ее содержание зависит от типа объекта, с которым производится работа в текущий момент.

Ниже ленты основную часть окна занимает собственно открытый документ – проект.

В Project имеется несколько режимов отображения проектной информации – представлений; они отображают проектную информацию в различных аспектах. По умолчанию, при запуске Project план проекта (в том числе и вновь создаваемого) отображается в комбинированном представлении: в верхней части окна Временная шкала и в основной части окна Диаграмма Ганта. Отображение представления Временная шкала управляется соответствующим флажком группы Комбинированный режим вкладки Вид.

Для перехода к другому представлению в основной части окна необходимо щелкнуть по стрелке кнопки Диаграмма Ганта группы Вид, расположенной в левой части вкладки Задача и в появившемся меню выбрать нужное представление (рис. 1.5).

Выбор и настройка таблицы

увеличить изображение
Рис. 1.5.Выбор представления проекта

В меню отображены не все возможные представления. Для перехода к полному списку представлений в меню (см. рис. 1.5) следует выбрать команду Другие представления, после чего будет отображено соответствующее диалоговое окно (рис. 1.6).

Выбор и настройка таблицы

увеличить изображение
Рис. 1.6.Выбор произвольного представления

В этом окне можно не только применять существующие (встроенные) представления, но и настраивать их, создавать собственные или копировать представления из других проектов.

Для выбора встроенных представлений можно использовать также элементы групп Представление задач и Представление ресурсов вкладки Вид.

В нижней части окна расположена строка состояния (см. рис. 1.3). В левой части строки состояния отображается установленный режим планирования новых задач проекта (АВТОМАТИЧЕСКОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ или ПЛАНИРОВАНИЕ ВРУЧНУЮ), в правой части – ярлыки выбора наиболее часто используемых представлений, а также регулятор масштаба отображения диаграмм, сетевого графика и других подобных элементов.

Настройка представлений

Изменение границы

Во многих представлениях, например, Диаграмма Ганта, Использование задач, Использование ресурсов и др., окно разделено по вертикали на две части. Границу между частями окна можно перетаскивать при нажатой левой кнопке мыши (рис. 1.7).

Выбор и настройка таблицы

увеличить изображение
Рис. 1.7.Перетаскивание границы между частями окна

Выбор и настройка таблицы

Почти во всех представлениях информация о задачах, ресурсах и назначениях представлена в табличном виде. Можно выбрать таблицу, которая будет отображаться в окне.

  • На вкладке Вид в группе Данные нажмите кнопку Таблицы.
  • В появившемся меню (рис. 1.8) выберите нужную таблицу.

Выбор и настройка таблицы

увеличить изображение
Рис. 1.8.Выбор таблицы для представления

В списке отображены не все возможные таблицы. Для перехода к полному списку таблиц в меню (см. рис. 1.8) следует выбрать команду Другие таблицы, после чего будет отображено соответствующее диалоговое окно (рис. 1.9).

Выбор и настройка таблицы

увеличить изображение
Рис. 1.9.Выбор произвольной таблицы для представления

В окне сначала с помощью соответствующих переключателей следует выбрать тип таблицы (задачи или ресурсы), а затем конкретную таблицу. Кроме того, в этом окне можно настраивать существующие таблицы, копировать таблицы из других проектов или создавать собственные.

Каждая таблица каждого представление имеет набор столбцов (полей), установленный по умолчанию.

В представление можно добавлять новые столбцы и скрывать существующие.

Для добавления нового столбца необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца, на место которого добавляется новый, и в контекстном меню выбрать команду Вставить столбец. Можно также выделить любую ячейку в столбце, на место которого добавляется новый, и на вкладке Формат в группе Столбцы нажать кнопку Вставить столбец.

В появившемся списке доступных столбцов (рис. 1.8) следует выбрать нужный.

Выбор и настройка таблицы

увеличить изображение
Рис. 1.10.Добавление столбца

Чтобы удалить (скрыть) ненужный столбец, достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши по его заголовку и в контекстном меню выбрать команду Скрыть столбец.

Ширину столбца можно произвольно изменять перетаскиванием правой границы его заголовка мышью при нажатой левой кнопке.

Если два раза щелкнуть левой кнопкой мыши по правой границе заголовка столбца, будет произведен автоподбор ширины по максимальной ячейке этого столбца.

Заголовок столбца не обязательно тождественен имени поля, данные которого он отображает. Для изменения заготовка столбца следует щелкнуть правой кнопкой мыши по любой его ячейке и в контекстном меню выбрать команду Параметры поля. Можно также выделить произвольную ячейку столбца и на вкладке Формат в группе Столбцы нажать кнопку Параметры столбцов и в появившемся меню выбрать команду Параметры поля. В любом случае появится соответствующее диалоговое окно (рис. 1.9).

Выбор и настройка таблицы

увеличить изображение
Рис. 1.11.Настройка параметров столбца

Тест заголовка вводится в соответствующем поле окна (см. рис. 1.9). Если поле Текст заголовка оставить пустым, в таблице в качестве заголовка столбца отображается имя поля. Если же ввести какой-либо текст, то он отображается в таблице в качестве заголовка столбца, но имя поля можно будет увидеть во всплывающей подсказке при наведении указателя мыши на заголовок (рис. 1.10).

Выбор и настройка таблицы

увеличить изображение
Рис. 1.12.Отображение имени поля

В общем случае заголовок столбца может быть, в принципе, любым. Чаще всего заголовок изменяют с целью сокращения ширины столбца или повышения наглядности представления данных. Но во избежание возможной путаницы, не стоит злоупотреблять этой возможностью.

Кроме того, в окне Параметры поля (см. рис. 1.9) можно с помощью счетчика Ширина установить требуемое значение, а нажатием кнопки Автоширина – подобрать ширину столбца по его наибольшей ячейке.

С помощью раскрывающегося списка Имя поля можно заменить поле, отображающееся в столбце.

Последовательность столбцов в таблице можно изменить. Проще всего это сделать перетаскиванием столбца.

  • Выделите столбец.
  • Наведите указатель мыши на заголовок выделенного столбца (рис. 1.13) или подведите к границе столбца так, чтобы он отображался в виде стрелки с перекрестьем.

Выбор и настройка таблицы

увеличить изображение
Рис. 1.13.Отображение указателя мыши при перетаскивании столбца

  • Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши. Перетащите столбец влево или вправо (в процессе перетаскивания отображение перекрестья исчезнет).

Измененную таблицу можно сохранить как новую таблицу для того, чтобы она была доступна в других представлениях и/или других проектах. Для этого необходимо в меню кнопки Таблицы (см. рис. 1.8) выбрать команду Сохранить поля как новую таблицу, а затем в появившемся диалоговом окне ввести имя таблицы.

Настройка шкалы времени

Многие представления содержат шкалу времени. Если временная шкала не отображается, необходимо правой кнопкой мыши щелкнуть в пустом месте той части окна, где она должна отображаться, и в контекстном меню выбрать команду Показать временную шкалу.

Шкалу времени можно настроить для отображения больших или меньших временных промежутков — от часов до годов. Для этого используют элементы группы Масштаб вкладки Вид, а также регулятор строки состояния (рис. 1.14).

Выбор и настройка таблицы

увеличить изображение
Рис. 1.14.Элементы для настройка шкалы времени

Размер шкалы времени в любой момент работы над проектом можно изменять кнопками Увеличить (+) и Уменьшить (–), а также перетаскиванием бегунка регулятора масштаба в строке состояния (см. рис. 1.14).

Воспользовавшись раскрывающимся списком Шкала времени (рис. 1.15), можно установить желаемую цену деления шкалы (от часов до лет).

Выбор и настройка таблицы

увеличить изображение
Рис. 1.15.Выбор цены деления шкалы времени

Если нажать кнопку Изменить масштаб для всего проекта (см. рис. 1.14), размер шкалы времени будет установлен таким образом, чтобы на ней отображался весь проект. Цена деления в этом случае будет подобрана автоматически. Аналогично, если нажать кнопку Изменить масштаб для выбранных задач (см. рис. 1.14), размер шкалы времени будет установлен таким образом, чтобы на ней отображались одна или несколько одновременно выделенных задач проекта. И в этом случае цена деления в этом случае будет подобрана автоматически.

Можно установить произвольный размер шкалы времени. Для этого следует нажать кнопку Масштаб (см. рис. 1.14) и в меню этой кнопки выбрать команду Масштаб. В появившемся диалоговом окне (рис. 1.16) можно установить переключатель требуемого размера шкалы (1 неделя, 2 недели и т.д.) или установить переключатель Другой, в раскрывающемся списке выбрать единицу измерения (дней, недель и т.д.) и в рядом расположенном поле ввести число этих единиц измерения.

Выбор и настройка таблицы

увеличить изображение
Рис. 1.16.Установка произвольного размера шкалы времени

Для получения дополнительных возможностей настройки шкалы времени необходимо в раскрывающемся списке Шкала времени (см. рис. 1.15) выбрать команду Шкала времени, после чего будет отображено соответствующее диалоговое окно (рис. 1.17).

Выбор и настройка таблицы

увеличить изображение
Рис. 1.17.Настройка шкалы времени

Диалоговое окно имеет три вкладки для раздельной настройки всех уровней шкалы времени и одну вкладку для настройки особенностей отображения нерабочего времени.

По умолчанию шкала времени содержит два уровня (средний и нижний). Количество отображаемых уровней устанавливается в раскрывающемся списке Отображать (см. рис. 1.17). Параметры каждого уровня можно настраивать независимо друг от друга в соответствующих вкладках. Можно, например, выбрать единицы измерения, установленные на шкале, вид подписей и их выравнивание.

Все результаты настройки будут отображены в разделе окна Образец (см. рис. 1.17).

Комбинированный режим

Как правило, проект в окне Project отображается в единственном представлении.

В любой момент и при использовании любого представления может быть также отображено представление Временная шкала. Для этого достаточно на вкладке Вид в группе Комбинированный режим установить соответствующий флажок. Представление Временная шкала всегда отображается в верхней части окна.

Можно разделить представление, чтобы просматривать два типа данных. Например, в представлениях, отображающих задачи, можно просмотреть информацию о каждой задаче. Аналогично, в представлениях, отображающих ресурсы, можно просмотреть информацию о каждом ресурсе.

Для этого достаточно на вкладке Вид в группе Комбинированный режим установить флажок Детали (рис. 1.18).

Выбор и настройка таблицы

увеличить изображение
Рис. 1.18.Отображение информации о задаче в представлении Диаграмма Ганта

В нижней части окна отображается информация о задаче или ресурсе, выделенных в верхней части окна.

Можно получить еще более подробную информацию о задаче. Для этого надо на вкладке Задача в группе Свойства нажать кнопку Отобразить сведения о задаче.

Вместо информации об объекте в нижней части окна можно отобразить другое представление проекта. Для этого следует выбрать это представление в раскрывающемся списке Детали (см. рис. 1.18). Например, можно установить комбинацию представлений Диаграмма Ганта и Лист ресурсов (рис. 1.19).

Выбор и настройка таблицы

увеличить изображение
Рис. 1.19.Комбинация представлений

Верхнее представление всегда является активным и определяет содержание нижнего представления. Нижнее представление обычно показывает подробные сведения о задачах, ресурсах или назначениях, выбранных в верхнем представлении.

Не всякие представления можно объединять в одном окне. В этом случае появится информационное сообщение, в котором надо нажать кнопку ОК.

Представления в верхней и нижней части окна можно изменять независимо друг от друга. Можно выбирать и другие представления отдельно в верхней и нижней части окна.

  • Щелкните мышью в любом месте верхнего или нижнего представления.
  • На вкладке Вид и выберите другое представление в группе Представления задач или Представления ресурсов.

Чтобы убрать разделение, необходимо дважды щелкнуть по двойной линии между верхним и нижним представлениями.

Работа с файлами

Файлы Project 2013 имеют такое же расширение (.mpp), как и файлы предыдущих версий. При открытии файлов предыдущих версий не возникает никаких проблем. При попытке сохранения файлов предыдущих версий Project появляется окно запроса (рис. 1.20), в котором можно выбрать формат сохраняемого файла.

Выбор и настройка таблицы

увеличить изображение
Рис. 1.20.Запрос на выбор формата файла при сохранении (два окна одновременно показаны условно)

При сохранении файлов проекта следует рекомендовать присваивать им содержательные имена, поскольку оно будет фигурировать во многих автоматически создаваемых формах.

С помощью некоторых настроек в окне Параметры Project можно облегчить и упростить работу с файлами. Для отображения окна необходимо на вкладке Файл выбрать команду Параметры.

Для того чтобы при запуске Project не отображался начальный экран, а создавался новый пустой документ, необходимо в окне Параметры Project выбрать категорию Общие и в разделе Параметры запуска снять флажок Показывать начальный экран при запуске этого приложения.

При постоянной работе с одним и тем же проектом можно сделать так, чтобы файл этого проекта автоматически открывался при запуске Project. Для этого необходимо в окне Параметры Project выбрать категорию Дополнительно и в разделе Общие установить флажок Открывать последний файл при запуске.

Вебинар \


Похожие статьи.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: