Эффективное распределение обязанностей
Описание ситуации.Для средних и особенно малых промышленных организаций, где может отсутствовать подразделение по управлению персоналом, важной проблемой является четкое распределение обязанностей и ответственности между менеджером по персоналу и руководителями.
Для таких предприятий следует разработать перечень обязанностей и ответственности менеджера по персоналу и руководителей по важнейшим функциям управления персоналом.
Представим функции по основным направлениям работы с персоналом: наем, обучение, трудовые отношения, техника безопасности. По всем направлениям выделены основные функции в виде двух вариантов: «а» или «б», каждый из которых и следует закрепить либо за руководителем (администрацией), либо за работником службы управления персоналом.
Функции по основным направлениям управления персоналом.
Наем: 1а) поиск источников квалифицированной рабочей силы (объявления, связь с вузами, техникумами, ПТУ);
1б) подготовка заявки с указанием квалификации и деловых качеств работников для вакантных должностей. Наличие стиля поведения, производящего приятное впечатление на поступающих на работу;
2а) собеседование и выбор кандидатов из числа отобранных отделом персонала. Назначение на должность с учетом квалификации вновь принятого с целью получения от него оптимальной отдачи;
2б) собеседование с поступающими на квалификационном уровне с учетом заявок из специализированных подразделений. Отбор поступающих с учетом задач фирмы и правил найма;
3а) инструктаж вновь принятых по вопросам техники безопасности, зарплаты, часов работы, правил местного распорядка;
3б) направление после тщательной оценки квалификации и здоровья лучших кандидатов к начальнику отдела персонала;
4а) предварительный инструктаж вновь принятых, включающие сведения о предприятий, льготах, общие указания по технике безопасности, первой помощи, сменности работы и т. д.;
4б) инструктаж и обучение по месту работы согласно программе, заранее согласованной с отделом персонала;
5а) развитие потенциальных возможностей работника и их оценка; принятие решений о его продвижении, переводе или увольнении;
5б) ведение полного дела на каждого работника с включением туда его характеристик, достижений, перспектив роста и данных о других возможностях;
6а) собеседование с увольняющимися и определение причин, вызвавших желание уволиться. Принятие мер внутри подразделения по сокращению текучести кадров;
6б) анализ информации, полученной при собеседованиях, определение причин и мер по устранению обнаруженных недостатков.
Техника безопасности: 1а) конкретная помощь по внедрению техники безопасности; принятие решений об ассигнованиях по покрытию расходов (на дополнительное освещение, щитки, транспортное оборудование и т. д.) в соответствии с производственными требованиями и бюджетом;
1б) периодическая инспекция силами квалифицированных специалистов по технике безопасности с целью внедрения безопасных условий труда, применения защитных приспособлений и др. Составление рекомендаций по предупреждению несчастных случаев на производстве;
2а) анализ выполнения работ для разработки практических правил техники безопасности. Наглядная агитация и организация обучения технике безопасности;
2б) руководство и контроль за внедрением техники безопасности, поощрение работников, соблюдающих правила ТБ и вносящих предложения по их усовершенствованию;
3а) техническая консультация по конструированию новой техники, защитных приспособлений, а также по безопасности эксплуатации оборудования;
3б) контроль за применением защитных устройств и приспособлений, развитие у работников чувства ответственности;
4а) агитация на собственном примере в пользу соблюдения правил ТБ;
4б) расследование несчастных случаев, анализ их причин, составление отчетов по технике безопасности;
5а)быстрое и точное составление протоколов о несчастных случаях; внедрение профилактических мер, рекомендованных специалистом по ТБ;
5б) знание законов и положений, касающихся ТБ; расследование в суде случаев, связанных с компенсацией за увечье;
6а) подготовка статистики травматизма к совещаниям по ТБ, агитационных материалов для работников предприятия;
6б) участие в работе комитета по ТБ; проявление интереса к ТБ.
Обучение: la) принятие решений о потребности работников подразделения в обучении; обучение и конкретные рекомендации отделу персонала;
1б) исследовательская работа (разработка общих планов, задач, уточнение потребности, разделение ответственности), развитие связей с другими предприятиями;
2а) активное личное участие в учебном процессе в соответствии с общими планами; передача собственных знаний, информации и опыта;
2б) помощь директору в разработке общего подхода к проблеме обучения работников; планирование действий руководителей для удовлетворения потребностей предприятия в обученном персонале, руководство программой обучения, ее координации;
3а) консультации и помощь подразделениям в планировании организации и проведении учебы, переподготовки рядового персонала и руководства;
3б) использование кадровиков – специалистов по обучению в реализации специальных программ обучения по месту работы;
4а) повседневный инструктаж и участие в индивидуальном обучении подчиненных по месту работы; оценка их успехов и рекомендации по дальнейшему усовершенствованию учебных программ;
4б) подготовка программ и наглядных пособий с учетом последних достижений техники обучения, предназначенных ускорить и улучшить усвоение учебного материала;
5а) развитие у руководителей подразделений преподавательских навыков для повышения эффективности этой стороны их деятельности;
5б) ответственность за проведение учебы в подразделении (в части развития потенциальных возможностей работников);
6а) проведение совещаний руководства по вопросам обучения оценки его результатов;
6б) принятие решений по перспективам обучения на основе достигнутых результатов.
Трудовые отношения:1а) анализ и профилактика причин снижения производительности труда и ухудшения трудовых отношений, работа с руководителями; меры по стабилизации и укреплению доверия в отношениях между людьми;
1б) создание доверительных отношений с представителями профсоюза; постоянное и неукоснительное соблюдение законов о труде, условий коллективного договора;
2а) рекомендации по повышению эффективности производства и качества продукции;
2б) подготовка коллективного договора (его задач, условий и формулировок), увязывание внутренних нужд с внешними факторами;
3а) рассмотрение особых случаев и консультации по трудовым отношениям;
3б) участие в качестве представителя или советника администрации в переговорах с профсоюзом, поддержание связи с юристом по техническим вопросам;
4а) подготовка руководства на всех уровнях по соблюдению и толкованию договора; рассмотрение положений договора, требующих и не требующих вмешательства юриста; точная регистрация трудового стажа работников;
4б) постоянное соблюдение условий трудового договора на основе консультаций отдела персонала; соблюдение правил продвижения, перехода, увольнения и т. д.;
5а)принятие окончательных решений по жалобам и претензиям работников после тщательного расследования и учета рекомендаций отдела персонала; сбор предварительных данных по просьбе отдела персонала;
5б) консультирование руководства и выявление фактов по вопросам, увязанным с жалобами и претензиями работников; участие в качестве представителя или советника администрации в разборе претензий третьих сторон и в арбитраже;
6а) подержание постоянной связи с профсоюзным руководством;
6б) поддержание прямой связи и партнерских отношений с представителями профсоюза.
