Использование шаблонов документа

Шаблоном является файл, содержащий информацию о параметрах страниц документа, стилях используемых в документах, макросах и т.п, а также информацию бланкового характера, которая должна быть в создаваемом документе.

Для эффективной работы с Word каждый документ основывается на шаблоне, который является моделью документа.

Некоторые шаблоны не содержат текста, представляя пустой документ с некоторыми заданными параметрами форматирования, в который вводится текст. Другие шаблоны содержат текст и / или некоторые параметры форматирования. К примеру, если пишем много деловых писем, можно использовать шаблон, содержащий дату, обратный адрес и приветствие. При создании нового документа, основанного на этом шаблоне, все эти элементы автоматически войдут в него, и все, что нужно, — добавить остальные части письма. Если шаблон содержит заданные параметры форматирования, то все документы, основанные на нем, будут иметь унифицированный вид ( например, один и тот же шрифт и размеры полей страницы ).

В Word есть много заранее созданных шаблонов, готовых к использованию. Эти шаблоны соответствуют многим видам документов, таким как факс— страницы, служебные записки, деловые письма и Web-страницы. Также можно создать свои шаблоны.

Использование мастеров

В Word есть шаблоны специального вида, называемые мастерами. Если стандартный шаблон- это статичная комбинация текста и параметров форматирования, то мастер- это активный инструмент, задающий вопросы о документе, который нужно создать, и создающим документ на основании ответов. При создании нового документа мастера распознают в диалоговом окне Создать по названиям и маленькой “волшебной палочке” на его пиктограмме (рис.1).

Каждый мастер уникален, но все они выполняют одни и те же основные процедуры. Мастер выполняет некоторое количество шагов, на каждом из которых запрашивается дополнительная информация о документе, который нужно создать.

Мастер записок помогает быстро создавать списки рассылки, форматировать служебные записки и автоматически добавлять заголовки и другие часто используемые элементы, например дату, тему и инициалы машинистки. Мастер также позволяет рассылать записки по электронной почте или факсу.

Мастер резюме помогает организовать сведения об образовании, навыках и опыте работы, необходимые для написания резюме для нужного вида работы. Он представляет несколько встроенных заголовков, которые могут быть расположены в произвольном порядке, а так же позволяет вставлять дополнительные заголовки.

Билет № 32

Стиль форматирования — набор элементов форматирования (шрифта, абзаца и пр.), имеющий уникальное имя. Любой абзац документа Word оформлен определенным стилем, стандартным или пользовательским.

В Word существует четыре основных вида стилей:

  • стили символов;
  • стили абзацев;
  • стили таблиц;
  • стили списков.

Стилевое форматирование имеет ряд преимуществ перед ручным:

  • экономит время. Применить стиль как набор элементов форматирования значительно быстрее, чем применять их один за другим.
  • способствует единообразию оформления документа. При ручном форматировании одинаковые по смыслу форматирования разделы могут отличаться своими форматами, применение стиля же вносит строгость в оформление документа.
  • позволяет быстро изменить вид отдельных элементов во всем документе. В этом случае достаточно внести изменения в стиль, и оформление вступит в силу во всем документе.

Стили абзацев обычно объединяют элементы форматирования символов и абзацев и определяют вид абзаца. При этом должны быть заданы все элементы форматирования для абзаца.

Стили символов содержат один или несколько элементов форматирования, не требуя полного определения всех элементов форматирования для символа.

К одному и тому же тексту может быть применен стиль абзаца, стиль символов и ручное форматирование. Они выстраиваются в определенную иерархию: ручное форматирование имеет преимущество перед символьным, а стиль символов имеет преимущество перед стилем абзаца.

Если стиль необходимо применить к одному абзацу, то достаточно установить курсор в любое место этого абзаца или выделить необходимый фрагмент.

Стиль можно применить одним из способов.

  • Панель инструментов Форматирование, список Стиль, выбрать нужный стиль.
  • Панель задач Стили и форматирование, выбрать нужный стиль (для отображения панели задач использовать меню Формат == Стили и форматирование (рис. 1)).
  • Установить курсор в абзац-образец, щелкнуть кнопку на панели инструментов Стандартная, применить стиль по образцу к нужному абзацу, переместившись к нему.

Билет № 33

Форматирование текста — процедура оформления страницы текста.

Осуществляется средствами меню Формата или панели Форматирования. Основные приемы форматирования включают:

1. Выбор и изменение гарнитуры шрифты;

2. Управление размеров шрифта;

3. Управление начертанием и цветом шрифта;

4. Управление методом выравнивания;

5. Создание маркированных и нумерованных списков;

6. Управление параметрами абзаца.

Выравнивание абзацев

Основной смысловой единицей текста обычно является абзац. Поэтому команды выравнивания и операции форматирования предназначены для изменения внешнего вида отдельных абзацев.

Выравнивание абзаца — это расположение его текста в соответствии с заданными правилами. Чаще всего речь идет о горизонтальном выравнивании текста, то есть о его расположении между правым и левым полями страницы.

1C:Документооборот. Шаблоны файлов


Похожие статьи.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: