Microsoft Office — это совокупность программных средств автоматизации офисной деятельности. В состав пакета входит множество приложений, каждое из которых предназначено для выполнения определенных функций и может быть использовано автономно и независимо от остальных. Весь набор офисных приложений можно разделить на основные и дополнительные.
| Microsoft Word | Текстовый процессор |
| Microsoft Excel | Табличный процессор |
| Microsoft PowerPoint | Система подготовки презентаций |
| Microsoft Outlook | Система управления персональной информацией |
| Microsoft Access | Система управления базами данных |
| Microsoft Binder | Система управления подшивками |
| Microsoft FrontPage | Система управления Web-узлами |
| Microsoft PhotoDraw | Графический редактор |
Кроме основных компонентов, в семейство Microsoft Office входит большое количество вспомогательных приложений
| Microsoft Query | Интерпретатор запросов к внешним базам данных |
| Microsoft Organization Chart | Программа рисования блок-схем |
| Microsoft WordArt | Программа создания фигурных текстов |
| Microsoft Equation | Редактор математических формул |
7) Подготовка документов с применением MS Word.
Microsoft Word представляет собой лучший текстовый процессор на сегодняшний день, который используется для подготовки личной и деловой документации. Помимо стандартных средств, он включает многие функции настольных издательских систем, а также шаблоны типовых документов (писем, отчётов, бюллетеней, факсов и др.), на основе которых можно легко и быстро создавать документы, имеющие профессиональный вид.
—Средства форматирования. Microsoft Word запоминает последние выполненные операции форматирования и позволяет повторно применять сохранённый формат к фрагменту текста, что можно рассматривать как альтернативу использованию стилей. Помимо символьных и абзацных стилей, Word предоставляет стили таблиц и списков. Область задач Показать форматирование позволяет определить, какое форматирование или стиль применялись к выделенному фрагменту документа. Выделить одинаково отформатированный текст можно с помощью кнопки Выделить все (область задач Стили и форматирование). Команда Очистить формат служит для снятия форматирования текста. Кроме того, в Word появилась возможность выделять несколько несвязанных блоков текста.
-Режим просмотра документа. Режим чтения размещает страницу документа на экране наиболее компактным образом, удобным для чтения. В этом режиме вы можете располагать страницы по своему усмотрению, менять масштаб изображения, проводить поиск в документе, вносить правку.
-Перевод текста. Область задач Перевод позволяет перевести на другой язык слово или (с помощью средств перевода в Интернете) фразу, блок текста или весь документ. — Панель задач Справочные материалы. Word 2003 позволяет пользоваться справочной информацией в локальной справочной системе или в Интернет.
-Подложка. Новая команда Word Печатная подложка облегчает добавление к документу подложки, представляющий собой фон в виде текста или изображения, помещаемый на каждой странице документа или отдельной его части.
-Печать буклетов. Теперь в Word появились дополнительные настройки параметров печати страниц, дающие возможность печатать брошюры или даже книги.
-Мастер слияния. Новый Мастер слияния, запускаемый из области задач Слияние, упрощает создание бланков писем, конвертов, наклеек и других почтовых документов. -Отслеживание исправлений. Средство полностью обновлено. Теперь можно настроить работу Word так, чтобы вносимые изменения отмечались выносками на полях.
Проведение расчетов с применением MS Exel.
Работа с большим количеством данных требует их систематизации. Простейший способ систематизировать данные – свести их в таблицу. Таблицы могут содержать как текстовую, так числовую информацию. Для обработки данных в таблицах используются редакторы таблиц. Текстовую информацию в редакторе можно подвергать сортировке и фильтрации. Над числовыми данными можно выполнять расчеты. В пособии рассмотрены основные приемы для выполнения расчетов в редакторе таблиц Microsoft Excel
Программный продукт MS Excel – это средство для работы с электронными таблицами. В ячейках таблицы можно делать простые и сложные вычисления. Файл электронной таблицы называется «Книга». Книга состоит из листов. По умолчанию в книге 3 листа, максимум – 255 листов. На листе расположены ячейки. Совокупность ячеек по горизонтали называется строка, по вертикали – столбец. Ячейка – это место пересечения строки и столбца. Каждая ячейка имеет свое название.
Программа MS Excel позволяет выполнять математические, статистические, финансовые и научные расчеты. Для этого используются формулы. Формула вводится в ячейку в текстовом представлении с помощью цифр, букв. Формула состоит из констант, ссылок на ячейки или диапазон ячеек, и вложенных функций. Функции записываются как на русском языке, так и на английском. Выбрать и вставить функцию можно через Мастер функций, либо набрав вручную. В Мастере функций кроме самой функции отображается формат ее записи. Любая формула начинается со знака равенства «=». Формула записывается непосредственно в ячейке или в строке формул.
14) Базы данных и их разработка с применением MS Access
Microsoft Access является настольной СУБД (система управления базами данных) реляционного типа. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения, используя встроенные средства.
В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам, как и положено реляционной СУБД. К этим данным относится не только информация в таблицах, но и другие объекты базы данных, которые будут описаны ниже.
Возможности Microsoft Access
Средствами Access можно выполнить следующие операции.
1. Проектирование базовых объектов ИС — двумерных таблиц с разными типами данных, включая поля объектов OLE.
2. Установление связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления и удаления записей.
3. Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата логической алгебры(для фильтрации данных).
4. Создание, модификация и использование производных объектов информационных систем (форм, запросов и отчетов)
Для создания базы данных в Microsoft Access можно использовать два способа. Простейший способ создания базы данных — использование мастера баз данных для создания всех необходимых таблиц, форм и отчетов. Имеется также возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты — это наиболее гибкий способ, но он требует отдельного определения каждого элемента базы данных. В обоих случаях созданную базу данных можно в любое время изменить и расширить.
15) Технологии моделирования систем и процессов
Методология моделирования IDEF (ICAM Definition), разработана для информационной поддержки Программы интегрированной компьютеризации производства ICAM (Integrated Computer Aided Manufacturing). Методология моделирования IDEF и средства ее реализации позволяют исследовать структуру, параметры и характеристики производственных систем. Общая методология IDEF состоит из трех частных методологий моделирования, основанных на графическом представлении систем:
IDEF0 используется для создания функциональной модели, отображающей структуру, функции системы, а также материальные и информационные потоки объектов, преобразуемых этими функциями (функциональное моделирование, структурно-функциональное), т.е. позволяет создавать функциональные модели, отображающие процессы и функции системы. Эти модели используются для проведения детального функционального анализа в целях улучшения структуры функций объекта (реинжиниринга).
IDEF1 применяется для построения информационной модели, отображающей структуру и содержание информационных потоков, необходимых для поддержки функций системы (информационное моделирование, моделирование поддержки). Это метод моделирования информационных потоков внутри системы, позволяющий отображать структуру системы, т.е. ее элементы (сущности), их свойства (атрибуты) и взаимосвязи (отношения) между ними. Полученная в процессе моделирования детальная информация позволяет выявить узкие места в анализируемом объекте и является основой для принятия решений об улучшении структуры системы и информационных потоков, осуществления рациональной программы управления информацией.
IDEF2 — метод динамического моделирования систем, позволяющий построить динамическую модель изменения состояния системы во времени по поведению функций, изменению информации и ресурсов системы (поведенческое моделирование). Подобный подход широко используется при динамическом моделировании технических систем, описываемых дифференциальными уравнениями различного типа. Имеющиеся в настоящее время алгоритмы и их компьютерные реализации, позволяют превратить набор статических диаграмм IDEF0 в динамические модели, построенные на базе раскрашенных сетей Петри CPN (Color Petri Nets).
К настоящему времени наибольшее распространение и применение имеют методологии IDEF0 и IDEF1 (IDEF1X).
Примеры применения функциональных моделей IDEF0:
· анализ технологий реализации бизнес-процессов по показателям эффективности;
- вычисление стоимости затрат производства продукции;
· расчет эффективности применения средств автоматизации в структурных подразделениях предприятия;
· анализ и оценку интенсивности информационных потоков и документооборота;
Эффективность бизнес-процессов оценивают по следующим основным показателям:
*количество производимой продукции заданного качества, оплаченное за определенный интервал времени;
*число потребителей продукции;
*количество типовых операций, которые необходимо выполнить при производстве продукции за определенный интервал времени;
*стоимость издержек производства продукции;
*длительность выполнения процессов и отдельных операций;
*капиталовложения в производство.
