Ввод таблицы ресурсов
Любой проект, в том числе и наш, для своей реализации требует ресурсов. Управление проектом будет более эффективным, если каждому виду работ назначить необходимые ему ресурсы, использование которых позволит планировать Затраты на использование работ более точно.
Но прежде чем Назначение ресурсов отдельным видам работ, следует создать таблицу ресурсов, в которой будет содержаться вся необходимая информация об их количествах и стоимости. Это значительно облегчит следующую задачу назначения ресурсов.
- С помощью кнопки на ленте Задача — вкладка Видвыберите из списка команду Лист ресурсов. На экране появится Лист ресурсов.
2.Назначение людских ресурсов на каждую работу
Мы заполним эту таблицу информацией только о людских ресурсах без учета оборудования, предполагая, что необходимое для данного проекта оборудование имеется.
- Щелкните мышью на ячейке первой строки таблицы поля (Название ресурса), чтобы выделить ее.
- В выделенной ячейке введите название первого ресурса — Писатель.
- Нажмите клавишу [Enter]. чтобы зафиксировать ввод. В остальных полях таблицы появится информация о данном ресурсе, предлагаемая Microsoft Project по умолчанию.
В поле(Краткое название) отображаются Краткое название ресурса. Это ? его сокращенное название. В полеГруппа можно указать, к какой группе относится ресурс по специальности, например, каменщики, или по производственному статусу, например, временные рабочие.
- Щелчком мыши выделите ячейку в поле Группа, введите Люди и нажмите клавишу [Enter]. Это же название группы вы введете для всех остальных ресурсов.
В поле (Макс. единиц) указывается Максимальное количество единиц данного ресурса в процентах. Например, если на сварочных работах занято 3 сварщика, то Максимальное количество единиц данного ресурса составит 300%. В нашем проекте работу по написанию текста должен выполнять один писатель. Поэтому максимальное количество единиц должно составлять 100%.
В следующих двух полях (Стандартная ставка) и (Ставка сверхурочных) следует указать соответственно повременную и сверхурочную повременную тарифные ставки. Но так как в нашем проекте работа писателя оплачивается после ее выполнения, то данные в этих полях, предлагаемые по умолчанию, изменять не надо, а в поле (Затраты на использование) следует ввести общую сумму, которая причитается писателю за выполненную работу ? 3000 рублей.
- В поле (Затраты на использование) введитеЗ000 и нажмите клавишу [стрелка вправо], чтобы закончить ввод и выделить следующую ячейку.
По умолчанию Microsoft Project распределяет Затраты на использ. ресурсов каждого вида работ пропорционально проценту их выполнения. Для людских ресурсов это означает повременную или сдельную форму оплаты труда. Однако в списке (Начисление) можно выбрать и другие методы распределения стоимости: (В начале) и (По окончании), при которых выполненная работа оплачивается соответственно перед началом или после окончания ее выполнения. Например, если для выполнения работ необходимо приобрести компьютер, то, очевидно, его Затраты на использование должны быть начислены в начале этих работ.
- В открывающемся списке поля(Начисление) выберите (По окончании), так как работа писателя оплачивается после выполнения, и нажмите клавишу [Enter].
- В поле (Базовый календарь) выберите (Календарь 1), учитывающий праздничные дни 8-9 марта. Нажмите клавишу [Enter].
Во второй строке таблицы введем информацию о ресурсеРедактор.
- В поле (Название ресурса) второй строки введитеРедактор.
- Убедитесь, что в поле (Макс. единиц) указано 100%.
- В поле (Стандартная ставка) введите тарифную ставку редактора70 [Enter]
- В поле (Затраты на использ.) вводятся затраты на зарплату людям или на использование оборудования. Мы будем обозначать эти затраты термином Затраты на использование.
- В поле(Ставка сверхурочных) укажите удвоенное значение тарифной ставки, т.е. (140 р./ч), так как сверхурочные работы, как правило, оплачиваются в двойном размере.
Ввод сверхурочной тарифной ставки позволит предусмотреть возможность использования сверхурочных работ при возникновении необходимости.
- В поле (Начисление) дляРедактора и всех остальных ресурсов должно быть выбрано (Пропорциональное), так как их работа оплачивается повременно.
- В поле (Базовый календарь) выберите (Календарь 1). Этот же календарь следует установить для всех остальных сотрудников.
- Заполните остальные строки таблицы самостоятельно.
Заполненная таблица Лист ресурсов будет выглядеть как на Рис. 15.
Рис. 15. Заполненная таблица Лист ресурсов
- Сохраните сделанные в проекте изменения. В следующем опыте мы назначим каждой работе необходимые ей ресурсы.
Назначение людских и материальных ресурсов на каждую работу
Теперь, когда таблица Лист ресурсов составлена, назначение ресурсов отдельным видам работ не представляет особой сложности.
- Нажмите кнопку Диаграмма Ганта (лента Задача).
- В поле (Название задачи) таблицы щелчком мыши выберите первый вид работы? Разработка содержания.
- На ленте Ресурс нажмите кнопку (Назначить ресурсы). На экране появится диалог(Назначение ресурсов) (Рис. 16).
Рис.16. Диалог (Назначение ресурсов)
Большую часть окна диалога занимает таблица, в поле (Название ресурса) которой перечислены ресурсы из таблицы ресурсов.
Выделенная нами работаРазработка содержания будет выполняться менеджером и писателем. Назначим ей соответствующие ресурсы. Первый из них– Писатель.Выделите его нажатием кнопки мышки.
- Нажмите и удерживайте клавишу [Ctrl].
- Не отпуская клавишу [Ctrl]. щелкните мышью на названии ресурсаМенеджер.
- Отпустите клавишу [Ctrl]. Оба ресурса будут выделены.
- Нажмите кнопку (Назначить). В поле (Единицы) таблицы диалога (Назначение ресурсов) появится количество единиц ресурса ? 100%, назначенных данной работе, а слева от названия ресурса появится отметка в виде галочки\/, которая указывает на то, что данный ресурс назначен указанному виду работ.
На диаграмме Гантасправа от горизонтальной полоски-работыРазработка содержания появятся названия ресурсов, назначенных этому виду работ.
Если назначаемый ресурс будет использоваться частично ? неполный рабочий день, то в поле (Единицы) следует указать число, меньшее 100%. Если же какой-либо вид работ будет выполняться несколькими работниками, например, тремя писателями, то количество единиц одноименных ресурсов для него будет больше 100%. Для данного примера ? 300%.
Следующий вид работ — Разработка эскизов иллюстраций — будут выполнять менеджер и художник. Назначим соответствующие ресурсы.
- Не закрывая диалог (Назначение ресурсов), щелкните мышью на названии работы Разработка эскизов иллюстраций в таблице диаграммы Ганта, чтобы выделить ее.
- В таблице диалога (Назначение ресурсов) щелчками мыши при нажатой клавише [Ctrl] выделите ресурсыХудожник и Менеджер.
- Нажмите кнопку (Назначить). Указанные ресурсы будут назначены выделенному виду работ.
Остальные ресурсы назначьте самостоятельно с учетом того, что:
o Написание текста выполняет писатель;
o Создание иллюстраций — художник;
o Литературное редактирование — редактор;
o Верстку — верстальщик;
o Разработку макета обложки — художник;
o Корректуру-корректор;
o Цветоделение — верстальщик;
o Сдачу в типографию — менеджер.
Когда всем видам работ ресурсы будут назначены, нажатием кнопки (Закрыть) закройте диалог (Назначение ресурсов). Диаграмма примет вид, как на Рис.17.
Рис. 17. Диаграмма после назначения ресурсов
Microsoft Project определяет дату окончания проекта, используя даты окончания каждого вида работ, которые зависят от их длительности. Длительность каждой работы определяется по формуле:
Длительность = Объем работы / Количество единиц ресурсов.
Когда вы для некоторой работы добавляете или удаляете людские ресурсы, Microsoft Project увеличивает или сокращает длительность этого вида работ в соответствии с увеличением или уменьшением количества единиц ресурсов. Общий же объем работ при этом не изменяется. Такое планирование называется принудительным и используется Microsoft Project по умолчанию при назначении ресурсов.
- Щелчком мыши выделите в таблице работу Написание текста.
- Нажмите кнопку – Сведения (лента Задача, вкладка Свойства). На экране появится диалог(Сведения о задаче).
- Выберите переключателем Режим планирования – Автоматически
- Щелкните мышью на ярлычке (Дополнительно). На экране появятся элементы управления этой вкладки.
- Убедитесь, что установлен флажок(Фиксированный объем работ).
В некоторых случаях бывает необходимо использовать другой метод планирования, при котором добавление или удаление ресурсов будет изменять общий объем данной работы. Например, при добавлении людских ресурсов какой-либо работе ее объем будет увеличиваться. В таких случаях Фиксированный объем работ следует отключить, сбросив флажок (Фиксированный объем работ).
Необходимо обратить внимание на то, что при выключенном Фиксированный объем работ объем задачи-работы будет изменяться только при удалении или добавлении новых ресурсов, но не при изменении количества единиц уже назначенных ресурсов.
В поле открывающегося списка (Тип задачи) вкладки (Дополнительно) диалога (Сведения о задаче) указан Тип задачи (Фикс. объем ресурсов), установленный по умолчанию. В этом случае при назначении работе дополнительных единиц ресурсов длительность данного вида задачи пропорционально сократится. Проверим это.
- Щелкните мышью на ярлычке (Ресурсы), чтобы перейти на эту вкладку (Рис. 18).
Рис.18. Вкладка (Ресурсы) диалога (Сведения о задаче)
В поле (Название ресурса) таблицы в нижней части диалога указано название ресурса? Писатель, назначенного выделенной работеНаписание текста, а в поле (Единицы) — количество единиц этого ресурса -100%.
- Щелкните мышью на ячейке первой строки поля (Единицы), чтобы выделить ее.
- С помощью счетчика увеличьте количество единиц ресурса до200% и нажмите клавишу [Enter].
- Нажмите кнопкуОК, чтобы закрыть диалог (Сведения о задаче). Длительность работыНаписание текста в поле (Длительность) и на диаграмме сократится до 7 дней.
Если же работе назначить другой возможный тип?(Фиксированная длительность), то при добавлении ресурсов общая продолжительность работы не изменится, а уменьшится объем работ, выполняемый каждой единицей (каждым работником).
Убедимся в этом.
- Нажмите кнопку – Сведения (лента Задача, вкладка Свойства). На экране появится диалог(Сведения о задаче). Откройте вкладку (Ресурсы).
- Увеличьте количество единиц ресурса Писатель до 300%.
- Щелкните мышью на ярлычке вкладки (Дополнительно). В диалоге отобразятся элементы управления этой вкладки.
- В открывающемся списке (Тип задачи) выберите (Фиксированная длительность).
- Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог (Сведения о задаче).
Как видите, продолжительность работы Написание текста при назначении ей тип (Фиксированная длительность) не изменилась и осталась равной 7 дням.
При назначении работе третьего возможного типа — (Фиксированный объем работ) и увеличении количества единиц ресурсов, продолжительность работы будет сокращена. Проверим это.
- Нажмите кнопку – Сведения (лента Задача, вкладка Свойства). На экране появится диалог(Сведения о задаче). Откройте вкладку (Дополнительно).
- В открывающемся списке (Тип задачи) выберите (Фикс. трудозатраты).
Обратите внимание, что при назначении работе этого типа флажок (Фиксированный объем работ) становится недоступным.
- Щелкните мышью на ярлычке вкладки (Ресурсы), чтобы перейти на нужную вкладку.
- Увеличьте количество единиц ресурсаПисатель до 400%.
- Закройте диалог (Сведения о задаче), нажав кнопку ОК.
Если длительность выделенного вида работ в поле (Длительность) отобразится в виде #########. Это значит, что информация не помещается в ячейке. В таких случаях ширину колонки следует увеличить.
- Установите указатель мыши на правой вертикальной границе поля (Длительность), рядом с заголовком столбца. Указатель примет форму .
- Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши.
- Не отпуская левую кнопку мыши, переместите мышь на несколько символов вправо. На экране появится вертикальная линия в виде точечного пунктира, указывающая новое положение правой границы колонки (Длительность).
- Отпустите левую кнопку мыши. Правая граница колонки зафиксируется.
Для увеличения ширины колонки можно также дважды щелкнуть мышью на границе ячейки в заголовке столбца.
Продолжительность работы Написание текста уменьшилась до 5,25 дней.
- Восстановите сделанные в графике работ-задач изменения, назначив работе Написание текста в диалоге (Сведения о задаче) тип (Фиксированная длительность) и количество единиц ресурсов 100%. После этого в поле таблицы (Длительность) диаграммы Ганта введите (14 дней).
- Сохраните изменения, сделанные в проекте.
Мы завершили еще один важный этап создания проекта, назначив ресурсы каждому виду работ и проверив на практике, как изменяется длительность работ при назначении дополнительных ресурсов в зависимости от типа задачи.