Занятие 5
ПОДГОТОВКА ДЕЛОВЫХ ПОЕЗДОК РУКОВОДИТЕЛЯ
Для сек?етаря подготовка руководителя к командировке является обязательной функцией. Сек?етарь должен авторапно и детально продумать подготовку деловой поездки руководителя. При э?ом нужно помнить, ?то в э?ом деле нет мелочей. Успех командировки во многом зависит от того, на сколько комфортно будет себя ?увствовать руководитель во в?емя пе?еездов между пунктами назначениями, во в?емя деловых вст?еч и пе?еговоров.
А для э?ого у него должны быть в полном объеме безуп?ечно подготовлены документы и необходимые материалы, уточнено и согласовано расписание вст?еч и пе?еездов, уточнена возможная разница во в?емени и климатических условиях, продуманы подарки и сувениры.
Руководитель должен быть снабжен необходимыми канцелярскими принадлежностями (блокнотом, ру?ками, папками и т.п.). При необходимости сек?етарь заботиться о сувенирах руководителя.
Кроме того, сек?етарь должен детально проработать маршрут руководителя, увязав его с расписанием самолетов, автобусов, поездов и т.д. Он заказывает билеты, гостиницу, выясняет как к ней проехать, в случае отсутствия в структу?е организации службы протокола сек?етарь обеспечивает визовую поддержку.
СОСТАВЛЕНЕ ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЙ ПРОГРАММЫ КОМАНДИРОВКИ
Стоит отметить, что кроме приказа о командировке и выписки командировочного удостоверения сек?етарь руководителя составляет в месте с ним и печатает программу командировки. В программе указывается организации, отделы, лица (с указанием должности, ?????, фамилии, отчества) и в?емя вст?ечи с ними руководителя, мероприятия на которых он будет присутствовать. Стоит отметить, что кроме названия организации должны указываться ее ад?ес и телефоны. Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми п?едстоит вст?еча. Копия программы остается у сек?етаря. В связи с данным обстоятельством он всегда знает, где находиться руководитель, и в случае необходимости может с ним связаться.
П?едварительная программа п?едполагаемой поездки руководителя может быть совсем короткой, если поездка местная либо всего на один день. Программа, ориентированная на несколько дней, несколько пунктов и особенно на заграничную поездку, может оказаться довольно длинной. П?едварительная программаможет содержать следующую информацию:
— в?емя (день, месяц, отправление, прибытие, длительность поездки и т.д.);
— способ пе?едвижения (на машине, самолетом, поездом и т.д.);
— все деловые вст?ечи;
— бронирование мест в гостиницах;
— места посещения и проезд к ним;
— отдельные лица или компании, с которыми нужно у????ови?ь связь (эта информация должна быть на столько подробной, насколько э?о возможно, с названиями, ад?есами, телефонными номерами, и если необходимо, с любой персональной информацией о тех лицах, которые могли мы оказаться полезными).
Подготовку п?едварительной программы обычно начинают с фиксированных или основных событий. Эти события, в?емя и место проведения которых уже жестко оп?еделены и в зависимости, от которых следует планировать остальной график. Полезным бы было записать их первыми, лу?ше всего в блокнот-органайзер, ?то бы можно было с одного взгляда оп?еделить, какие сроки обязательны для соблюдения.
При возвращении руководителя из командировки сек?етарь информирует его о вопросах, которые возникли во в?емя его отсутствия, и о ходе их ?ешения.
Руководитель знакомит сек?етаря с материалами командировки и вместе с командировочными документами пе?едает их для подготовки отчета.
Сек?етарь обрабатывает материалы командировки: пе?епечатывает документы, размножает их, пе?едает их соответствующим структурным подразделениям и сотрудникам. В обязанности сек?етаря также входит и оформление отчета о командировке.
Во в?емя отсутствия руководителя у сек?етаря появляется возможность уделить больше в?емени вопросам делопроизводства: формированию и оформлению дел, проверке наличия документов и т.д.
ДОКУМЕНТООБОРОТ ПО КОМАНДИРОВКАМ
Оформление приказа о направлении работника в командировку
Готовит приказ сек?етарь или работник кадровой службы, а подписывает — руководитель организации или уполномоченное им лицо. При необходимости в приказах указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления работников в командировку.
Постановлением не установлено, в скольких экземплярах оформляется приказ. На практике делается столько копий приказов (распоряжений) о направлении в командировку, сколько необходимо согласно схеме документооборота и структурному делению организации. Небольшая фирма может оформлять приказы о направлении в командировку в одном экземпля?е — в приказах по личному составу, нумеровать их в порядке возрастания и хранить в архиве, ?егистрируя в Книге приказов. Крупные организации обычно оформляют один экземпляр конкретно для руководителя организации (канцелярии), второй — для отдела кадров, т?етий — для бухгалтерии, четвертый остается в структурном подразделении, где работают командированные лица.
