Создание комплексного документа в microsoft word

Лабораторная работа №5

Документ Word – это текст, таблицы, графика и другие элементы, размещенные на текстовом поле страниц программы Word.

Чтобы самостоятельно создать новый документ, воспользуйтесь одним из способов, представленных ниже.

1 способ: в окне программы используем сочетание клавиш Ctrl+N (рекомендуется как самый быстрый способ).

2 способ: в окне программы щелкаем левой кнопкой мыши по кнопке «Создать» на панели быстрого доступа (если она туда предварительно помещена).

Создание комплексного документа в microsoft word

3 способ: используйте кнопку Office

Создание комплексного документа в microsoft word

Документ может быть сохранен в различных форматах. Чтобы сохранить документ можно выполнить следующие действия.

1 способ: в окне открытого документа нажимаем клавишу F12 или же используем сочетание клавиш Shift+F12. Это хорошо подходит при самом первом сохранении документа.

2 способ: в окне программы щелкаем левой кнопкой мыши по кнопке «Сохранить» на панели быстрого доступа.

3 способ:

1. В верхнем левом углу окна открытого документа щелкаем по кнопке ««Office».

2. В меню типичных команд выбираем кнопку «Сохранить». Какой бы способ ни был бы вами выбран, откроется окно «Сохранение документа», в котором необходимо:

— В графе «Имя файла» (внизу окна) сразу же набрать нужное название сохраняемого документа – окошко этой графы автоматически выделено синим цветом, и текст имени будет вводиться именно здесь.

— После создания имени необходимо выбрать место размещение документа на компьютере. При первом сохранении Word 2007 автоматически предлагает поместить файл в папку «Мои документы» или же в папку, которая была задана в настройках программы в качестве папки для сохранения.

— В графе «Тип файла» по умолчанию стоит «Документ Word». Если документ сохраняется для дальнейшей работы в Word 2007, рекомендуется сохранить данное значение формата файла. Если ваш документ необходимо открыть в версии 2003 года, то при сохранении выберите формат Документ Word 97–2003. Документ, созданный в Word 2007 со всеми новыми возможностями программы, при сохранении в данном формате теряет некоторые свои характеристики.

Создание комплексного документа в microsoft word

— После набора имени документа и выбора места сохранения щелкнуть по кнопке «Сохранить» в правой нижней части окна или же нажать клавишу Enter на клавиатуре.

Параметры страницы

Прежде чем форматировать текст документа, размещать в нем графические объекты и таблицы необходимо задать размер бумаги, ориентацию страницы и поля, что в целом и называется параметры страницы.

Параметры страницы – это своеобразный фундамент документа. Их необходимо задавать в начале работы, так как все выравнивания строятся в привязке к полям и ориентации.

В меню «Ориентация» предлагается выбрать один из двух стандартных способов расположения страницы – книжная или альбомная. По умолчанию во всех новых документах используется книжная ориентация страницы.

В окне «Параметры страницы» на вкладке «Поля» в группе «Поля» мы задаем четыре поля документа

Примечание. Для стандартных служебных документов (писем, прика

зов и т.д.), как правило, параметры полей следующие: верхнее и нижнее –

1,7 см, левое– 2,5 см, а правое – 1,5 см. Максимальные размеры полей: все –

по 2 см, левое – 3 см.

Страницы

В уже готовый документ можно добавить в любом месте пустые дополнительные страницы, а также титульную страницу.

Чтобы в нужном месте документа появилась новая пустая страница, достаточно:

1. В окне открытого документа перейти к вкладке «Вставка».

2. Поставить курсор ввода текста в том месте страницы, где необходимо добавить станицу.

Примечание. Это не обязательно конец страницы, курсор можно установить и среди текста. Необходимо учитывать, что в этом случае весь текст страницы, расположенный после курсора, перейдет на следующую страницу.

3. В группе «Страницы» щелкнуть по кнопке «Пустая страница».

Создание комплексного документа в microsoft word

4. В месте установки курсора ввода текста возникнет разрыв страницы и будет добавленная новая пустая страница (разрыв страницы отображается на листе, когда включен режим непечатаемые знаки).

Если возникла необходимость избавиться от вставленной страницы, надо выполнить следующие действия:

1. В окне открытого документа поставить курсор ввода текста у линии «Разрыв страницы»

Создание комплексного документа в microsoft word

2. Используя клавишу Delete, удалить страницу.

Основные правила ввода и форматирования текста

При включении программы мигающий курсор ввода текста всегда располагается в левом верхнем углу страницы, отмечая место появления будущего текста. Если включен просмотр непечатаемых символов, справа от курсора будет расположен непечатаемый символ абзаца, который невозможно удалить. При вводе текста курсор смещается вправо, а буквы появляются всегда слева от него. Для перемещения курсора ввода текста в нужное место страницы необходимо использовать клавиши Tab (перемещение вправо по строке) и Enter (вниз страницы).

Примечание. При наборе текста, в конце строки для перехода на следующую строку клавишу Enter нажимать НЕ НАДО!

Главный принцип набора текста таков: если слово не помещается на строке, оно автоматически полностью переходит на следующую строку и т.д. (если, конечно, не включен автоматический перенос по слогам). Если строка не помещается на странице, в документ автоматически добавляется новая. Клавиша Enter используется только для создания нового абзаца!

Иногда, чтобы перейти на новую строку документа, пользователи задействуют клавишу Enter, что в корне неправильно и может использоваться в очень ограниченных случаях, так как при этом создается не новая строка существующего абзаца, но строка нового абзаца. Чтобы перейти на следующую строку, не создавая при этом нового абзаца, необходимо:

1. В окне открытого документа поставить курсор после слова, вслед за которым необходимо перейти на новую строку.

2. Использовать сочетание клавиш Shift+Enter.

Непечатаемые символы

Для правильного и профессионального редактирования документов настоятельно рекомендуется включить просмотр этих символов разметки страницы. Непечатаемые служебные символы – абзаца, табуляции, пробела и т.д. – помогают правильно ориентироваться в документе, видеть промахи набора, и форматирования: лишние пробелы, табуляции, абзацы и т.п.

Непечатаемые символы отображаются только на экране монитора и на печать не выводятся, причем вне зависимости от включения режима их просмотра. Удаляются они, как и все остальные символы, цифры и буквы – клавишами Delete и Backspace.

Чтобы отобразить непечатаемые символы:

1. В окне открытого документа переходим к вкладке «Главная».

2. В группе «Абзац» щелкаем по кнопке «Отобразить все знаки».

3. Если кнопка активирована, знаки отображаются, если нет – знаки не видны.

Создание комплексного документа в microsoft word

Непечатаемый символ Его роль Соответствующая клавиша
Создание комплексного документа в microsoft word Показывает, где заканчивается абзац текста Enter Ввод текста абзаца вы всегда завершаете именно ею
. пробел Разделяет слова в тексте, визуально это пустое место между словами. Выглядит как приподнятая вверх точка Неподписанная и самая длинная клавиша в нижнем ряду клавиатуры
табуляция По умолчанию сдвигает текстовый курсор на расстояние 1.27 см вправо. Tab Самая левая клавиша в верхнем буквенном ряду.

На примере рассмотрим типичные ошибки, допускаемые при создании документа в Word.

Создание комплексного документа в microsoft word

При создании документа, в первую очередь набирается просто текст, и только потом к нему применяются форматы шрифта и абзаца (то есть задается, как он будет выглядеть и располагаться на странице). Для применения форматирования необходимо сначала выделить текст.

Как выделить слово?

В окне открытого документа используем сочетания клавиш:

Ctrl+Shift+(стрелка вправо) – выделить слово от начала, где стоит курсор, к его окончанию;

Ctrl+Shift+(стрелка влево) – выделить слово от конца, где стоит курсор, к его началу.

Как выделить абзац?

Ctrl+Shift+(стрелка вниз) – от начала абзаца;

Ctrl+Shift+(стрелка вверх) – от конца абзаца.

Примечание. Выделение будет осуществляться от места, где установлен курсор ввода текста, поэтому необходимо устанавливать его перед первым словом абзаца.

Как выделить весь текст документа?

Ctrl+A – выделяет весь текст на всех страницах.

Если необходимо скопировать форматирование с какой-либо части текста, удобно использовать инструмент «Формат по образцу».

  1. Выделите текст или рисунок, форматирование которых необходимо скопировать.Чтобы скопировать форматирование текста, выделите часть абзаца. Чтобы скопировать форматирование и текста, и абзаца, выделите абзац целиком вместе со знаком абзаца.
  1. На вкладке Начальная страница в группе Буфер обмена выберите команду Формат по образцу. Указатель примет вид кисти.

Создание комплексного документа в microsoft word

Примечание. Дважды нажмите кнопку «Формат по образцу», если необходимо изменить формат нескольких выделенных фрагментов в документе.

  1. Выделите текст или рисунок, который требуется отформатировать.
  2. Чтобы отменить форматирование, нажмите клавишу ESC.

Колонтитулы

Колонтитул – это повторяющаяся текстовая или графическая информация (название главы, автор книги, номер раздела, элемент графического оформления и т.д.), которая располагается вверху (верхний колонтитул) или внизу страницы (нижний колонтитул), над верхним или под нижним полем.

Для каждого раздела документа может быть создан свой колонтитул. Колонтитул четных и нечетных страниц также может различаться. Работа с колонтитулом доступна только в режиме разметки страницы. В колонтитуле доступны все основные возможности форматирования текста.

Чтобы добавить колонтитул выполните следующие действия:

1. В окне открытого документа переходим к вкладке «Вставка».

2. В группе «Колонтитулы» щелкаем на кнопку «Верхний (нижний) колонтитул».

3. В меню «Верхний(нижний) колонтитул» в списке выбираем один из готовых образцов колонтитулов.

Создание комплексного документа в microsoft word

4. Над верхним (нижним) полем активируется область создания колонтитула. Основной текст документа при этом станет недоступным, светло-серого цвета.

5. Вводим нужную информацию в область верхнего (нижнего) колонтитула (это может быть текст, даты, фигура и т.п.).

6. По умолчанию информация колонтитула выравнивается по левому краю. Чтобы выровнять текст колонтитула по центру, нажимаем клавишу Tab, а для выравнивания по правому краю клавишу Tab нажимаем дважды.

7. Для добавления времени создания документа, номера текущей страницы, количества страниц в документе, а также элементов экспресс блоков используем соответствующие кнопки на вкладке «Конструктор» в группе «Вставить».

8. Чтобы вернуться к текстовому полю страницы, дважды щелкам в любом месте страницы.

Чтобы отредактировать колонтитулы выполните следующие действия

1. В окне открытого документа дважды щелкаем в области нужного колонтитула.

2. Автоматически область колонтитула перейдет в процесс форматирования, а основной текст документа станет серым и недоступным.

3. Изменяем нужные параметры колонтитула.

Во многих документах принято различать между собой колонтитул первой страницы и всех остальных страниц документа. Чтобы создать отдельный колонтитул первой страницы, выполните следующие действия:

1. Создайте в документе нужные колонтитулы.

2. В окне открытого документа на его первой странице дважды щелкните в области верхнего или нижнего колонтитула (в зависимости, какой колонтитул для первой страницы необходимо создать).

3. Когда активируется вкладка «Конструктор», щелкните в группе «Параметры» на пункте «Особый колонтитул для первой страницы».

4. Введите данные в поле первого колонтитула.

По умолчание расстояние от края страницы до колонтитула равно 1,25 см. Чтобы увеличить или уменьшить область колонтитулов, выполните следующие действия:

1. В окне открытого документа дважды щелкните в области колонтитула.

2. Когда активируется вкладка «Конструктор» в группе «Положение», кнопками «Положение верхнего колонтитула относительно верхнего края» и «Положение нижнего колонтитула относительно нижнего края» задайте нужное расстояние от края страницы до колонтитулов.

Занятие 2. Создание текстовых документов в Microsoft Word 2010


Похожие статьи.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: