С данными в системе ACESS можно работать в двух основных режимах – в режиме таблицы и в режиме формы. В данной работе познакомимся с работой в режиме таблицы, который чем-то напоминает работу в электронных таблицах. Знакомство с формами запланировано в следующей лабораторной работе.
Мы задали связи между таблицами с автоматическим контролем целостности данных, поэтому в таблицу Заказы можно вводить только коды существующих в базе клиентов и товаров. Следовательно, сначала надо заполнить таблицы Клиенты и Товары, а затем – в таблицу Заказы.
Мы видим на экране слева имена созданных нами таблиц. Для того, чтобы получить возможность ввести в таблицу данные, надо выбрать таблицу и дважды щелкнуть мышью по значку .
На экране появитсяпустая таблица, состоящая из одной записи. Новые записи будут появляться по мере заполнения бланка.
Откроем таблицу Клиенты и введем несколько записей
Рис.14. Ввод записей в таблицу Клиенты
Обратите внимание на то, что система контролирует уникальность значений в ключевых полях и не допускает ввод повторяющихся значений. Система контролирует также и соответствие вводимых значений данных типам полей таблицы.
Заканчивается ввод данных закрытием окна таблицы и подтверждением сохранения данных.
Проверка обеспечение целостности данных
Сущностная целостность
Попробуем ввести повторяющиеся значения в ключевое поле таблицы. Система выдаст сообщение о недопустимости ввода повторяющихся значений в ключевое поле.
Попробуем ввести текстовые данные в числовое поле. Система выдаст сообщение о несоответствии типов вводимого значения и поля таблицы.
Ссылочная целостность
Попробуем удалить одну из записей в таблице о любом объекте, информация о котором содержится также и в таблице связи. Например, нам потребовалось удалить информацию о клиенте с кодом 110. Открываем таблицу КЛИЕНТЫ, выделяем первую запись, нажимаем правую кнопку мыши и в появившемся контекстном меню выбираем команду. Удалить запись. Система выдает сообщение о невозможности такого удаления
Рис.15. Сообщение о нарушение целостности при попытке удаления записи
Для того чтобы действительно удалить из базы информацию о данном клиенте, надо сначала удалить все связанные с ним записи из таблицы ЗАКАЗЫ.
Лабораторная работа №2
Работа с формами
Форма — это объект базы данных, который можно использовать для ввода, изменения или отображения данных из таблицы или запроса. Формы могут применяться для управления доступом к данным: с их помощью можно определять, какие поля или строки данных будут отображаться. Например, некоторым пользователям достаточно видеть лишь несколько полей большой таблицы. Если предоставить им форму, содержащую только нужные им поля, это облегчит для них использование базы данных. Для автоматизации часто выполняемых действий в форму можно добавить кнопки и другие функциональные элементы.
Формы можно рассматривать как окна, через которые пользователи могут просматривать и изменять базу данных. Рационально построенная форма ускоряет работу с базой данных, поскольку пользователям не требуется искать то, что им нужно. Внешне привлекательная форма делает работу с базой данных более приятной и эффективной, кроме того, она может помочь в предотвращении неверного ввода данных.
Задание
1. Создайте для каждой из таблиц вашей базы форму.
Примечание. Для таблицы, отображающей связь между данными об объектах (аналогично таблице ЗАКАЗЫ) необходимо создать форму с элементами управления типа «поле со списком».
2. Введите в каждую из ваших таблиц по 5 записей в режиме формы.
ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ
Начнем с создания формы для работы с таблицей Клиенты. На ленте выбираем вкладку Создание. В группе Формы из раскрывающегося списка Другие формы выбираем Мастер форм
Рис.16. Вызов Мастера форм
В открывшемся окне Создание форм из списка Таблицы и запросы выбираем Таблица: Клиенты
Рис.17. Выбор таблицы, для которой создается форма
Для того, чтобы поместить в форму все поля нашей таблицы, в этом же окне с помощью кнопки переносим все поля из списка Доступные поля в список Выбранные поля. Нажимаем кнопку Далее.
На следующем шаге выбираем внешний вид в один столбец и нажимаем кнопку Далее. Выбираем любой понравившийся стиль (внешний вид), например, Изящная и переходим к следующему шагу. Остается задать имя формы (согласимся с предлагаемым программой именем Клиенты) и нажать кнопку Готово. Перед нами открывается готовая для работы форма:
Рис.18. Форма для таблицы Клиенты
Аналогичным образом создаем форму для таблицы Товары.
Включение в форму элементов управления «поле со списком»
При вводе данных в формы обычно легче выбирать значение из списка, чем вводить его по памяти. Кроме того, список вариантов гарантирует, что в поле будут вводиться допустимые значения. Записи таблицы Заказы включают в себя коды клиентов и коды товаров, которые предварительно должны быть введены в соответствующие таблицы. Было бы удобно дать возможность работающему с базой данных человеку просто выбирать ранее введенные коды клиентов и товаров из раскрывающихся списков. Покажем, как это можно сделать.
Сначала надо создать для таблицы Заказы форму, аналогичную уже созданным нами для таблиц Клиенты и Товары. Особенностью формы является то, что она пока будет включать не все поля. Не будем пока включать в список отображаемых полей поля Код клиента и Код товара.
Рис.19. Предварительный вид формы
Добавим в созданную форму поле Код клиента в виде поля со списком. Для этого открытую на экране форму Заказы надо закрыть.
Наводим курсор на значок формы Заказы в области переходов, нажимаем правую кнопку мыши и в появившемся контекстном меню выбираем пункт Конструктор.
Рис.20. Вызов Конструктора форм
Открывается окно Конструктора форм с формой Заказы.
Рис.21. Окно Конструктора форм с формой Заказы
Надо приготовить на этой форме свободное место для размещения двух раскрывающихся списков. Для этого с помощью мыши надо несколько сдвинуть вниз все отображаемые поля.
Рис.22. Подготовка места для раскрывающихся списков
На вкладке ленты Конструктор в группе Элементы управления находим элемент Поле со списком.
Рис.23. Элемент Поле со списком в группе Элементы управления
Щелкаем мышью по его изображению, а потом щелкаем по форме в месте, где мы хотим его расположить. Запускается Мастер создания поля со списком:
Рис.24. Окно Мастера создания поля со списком:
В нашем случае список будет получать значения из таблицы, поэтому соглашаемся с предложением программы, нажав кнопку Далее.
В следующем окне выбираем из списка таблиц таблицу Клиенты и нажимаем кнопку Далее.
Рис.25. Выбор таблицы Клиенты
Из списка полей таблицы Клиенты выбираем поле Код клиента.
Рис.26. Выбор поля Код клиента
Значения кодов, удобнее выбирать из списка, если они упорядочены, например, по возрастанию. Надо выбрать из раскрывшегося в следующем окне списка поле Код клиента и порядок По возрастанию:
Рис.27.Задание порядка По возрастанию.
На следующем шаге Мастер предлагает установить ширину отображаемого поля данных
Рис.28. Установка ширины отображаемого поля данных
Выбираемые из списка значения должны сохраняться в поле Код клиента (см. рис.29).
Рис.29. Задание имени поля для сохранения выбранного значения
Пользователю должно быть понятно, с каким полем он работает, поэтому в качестве подписи вводим имя поля Код клиента:
Рис.30. Ввод подписи для поля со списком
Нажимаем кнопку Готово. На форме в режиме конструктора отобразится добавленный нами элемент. Обычно требуется немного подвинуть вставленный список, чтобы была видна относящаяся к нему надпись.
Рис.31. Готовая форма в режиме конструктора
По описанной технологии добавим на форму ещё одно поле со списком, связанное с полем Код товара из таблицы Товары.
Закрываем окно Конструктора. Двойным щелчком по значку формы Заказы открываем форму для работы с данными.
Рис. 32. Таблица Заказы в режиме формы
Теперь можно при добавлении новой записи о заказе выбирать из раскрывающихся списков Код товара и Код клиента. Кроме этого, для ввода дат можно воспользоваться встроенным календарем, который вызывается при щелчке мышью по полю типа Дата.
Рис.33. Ввод даты с помощью встроенного календаря
Лабораторная работа №3
РАБОТА С ЗАПРОСАМИ
Запросы являются основным рабочим инструментом базы данных и могут выполнять множество различных функций. Самая распространенная функция запросов — извлечение определенных данных из таблиц. Данные, которые необходимо просмотреть, как правило, находятся в нескольких таблицах; запросы позволяют представить их в одной таблице. Кроме того, поскольку обычно не требуется просматривать все записи сразу, с помощью запросов можно, задав ряд условий, «отфильтровать» только нужные записи. Часто запросы служат источником записей для форм и отчетов.
Некоторые запросы предусматривают возможность обновления: это означает, что данные в основных таблицах можно изменять через таблицу запроса. Изменения фактически вносятся не только в таблицу запросов, но и в соответствующие таблицы базы данных.
Существует два основных вида запросов: запросы на выборку и запросы на изменение.
Запрос на выборку просто извлекает данные и дает возможность пользоваться ими. Результаты такого запроса можно просмотреть на экране, распечатать или скопировать в буфер обмена. Кроме того, их можно использовать в качестве источника записей для формы или отчета.
Запрос на изменение выполняет действия с данными. Запросы на изменение можно использовать для создания новых таблиц, добавления данных в существующие таблицы, обновления или удаления данных.
Задание
Спроектировать и реализовать 9 запросов к своей базе данных. Запросы по сложности должны быть аналогичными тем, которые приведены в качестве примеров в данных методических указаниях. Организовать поиск во всех таблицах вашей базы данных.
Оформить в тетради отчет по данной лабораторной работе. Отчет должен содержать для каждого запроса 1) формулировку запроса на естественном языке, 2) зарисованный с экрана заполненный бланк запроса.