Запросы. краткие сведения.

Интерфейс MS Access 2010

Главный элемент пользовательского интерфейса MS Access 2010 представляет собой Ленту, которая идет вдоль верхней части окна каждого приложения.

Лента управления содержит вкладки. По умолчанию их пять: Файл, Главная, Создание, Внешние данные, Работа с базами данных.

Каждая вкладка связана с видом выполняемого действия.

Панель быстрого доступа. Расположена в верхней части окна Access. По умолчанию на панели быстрого доступа расположены четыре кнопки управления.

Область навигации, расположенная по левому краю окна Access. Она предназначена для отображения объектов или групп объектов открытой базы данных, а также для перехода от объекта к объекту. Чтобы раскрыть группу объектов следует щелкнуть мышкой по кнопке . Управлять объектами можно командами ленты и командами контекстного меню.

Область документов, в которой отображается каждый объект базы данных, открываемый в любом режиме.

Строка состояния, расположенная вдоль нижней границы окна Access, отображающая кнопки переключения в различные режимы работы с активным объектом.

Задание 1.Создание новой базы данных.

Запускаем MS Access 2010:

1) меню Пуск системы Windows Все программы Microsoft Office Microsoft Access 2010;

2) для создания пустой базы данных выберите в диалоговом окне До- ступные шаблоны выберите значение Новая база данных и в открывшемся окне диалога Новая база данных:

1. В строке Имя файла задайте имя новой базы данных (Универ_фио).

2. В конце строки Имя файла нажмите знак Папка и задайте папку, в которой предполагается сохранить создаваемую базу данных.

3. Нажмите кнопку Создать.

Таблицы

Таблицы составляют основу базы данных — именно в них хранятся все данные. Таблицы должны быть тщательно спланированы. Прежде всего, должна быть спланирована структура каждой таблицы. Структура таблиц определяется содержанием тех выходных форм и отчетов, которые должны быть затем получены. При планировании таблиц необходимо избежать дублирования информации в разных таблицах.

Таблица — это объект БД, который хранит данные определенной структуры. Таблица состоит из записей (строк), каждая из которых описывает одну сущность. Каждый столбец таблицы — это поле. Столбецсодержит однотипную информацию.

Длина имени таблицы — не более 64 символов.

Длина имени поля — не более 64 символов.

Количество полей в одной таблице — не более 255.

Количество записей — неограниченно.

Суммарный объем информации во всей БД — не более 2 гигабайта.

Для каждого поля необходимо указать тип данных. Тип данных определяет вид и диапазон допустимых значений, которые могут быть введены в поле, а также объем памяти, выделяющийся для этого поля.

Таблица может содержать следующие типы полей (всего 8):

ТекстовыйКороткий текст. Текст и числа, например, имена и адреса, номера телефонов и почтовые индексы. Текстовое поле может содержать до 255 символов.

Поле MemoДлинный текст и числа, например, комментарии и пояснения. Memo-поле может содержать до 65 536 символов.

ЧисловойОбщий тип для числовых данных, допускающих проведение математических расчетов, за исключением расчетов для денежных значений. Свойство Размер поля позволяет указать различные типы числовых данных. Длина — 8 байт. Точность – 15 знаков.

Дата/времяЗначения даты и времени. Пользователь имеет возможность выбрать один из многочисленных стандартных форматов или создать специальный формат. Длина — 8 байт.

ДенежныйДенежные значения. Числа представляются с двумя знаками после запятой. Не рекомендуется использовать для проведения денежных расчетов значения, принадлежащие к числовому типу данных, так как последние могут округляться при расчетах. Значения типа Денежный всегда выводятся с указанным числом десятичных знаков после запятой. Длина — 8 байт.

СчетчикАвтоматически вставляющиеся последовательные номера. Счетчик увеличивается на единицу для каждой следующей записи. Нумерация начинается с 1. Поле счетчика удобно для создания ключа. В таблице может быть только одно такое поле. Длина — 4 байта.

Логический Значения Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл/Выкл, т.е. одно из двух возможных значений. Длина — 1 байт.

Поле объекта OLEОбъекты, созданные в других программах, поддерживающих протокол OLE, например графики, рисунки и т.п. Объекты связываются или внедряются в базу данных Microsoft Access через элемент управления в форме или отчете. Максимальный объем информации объекта OLE -1 Гбайт.

Гиперссылка. Поле, в котором сохраняются адреса гиперссылок, позволяющих переходить к файлам, фрагментам файлов или веб-страницам. Гиперссылка может иметь вид пути UNC либо адреса URL. Сохраняет до 64 000 знаков

Индексирование полей таблицы. Индексирование позволяет ускорить сортировку и поиск данных в таблице. Можно индексировать числовые, денежные, текстовые, логические поля, а также поля типа Счетчик и Дата. Не следует создавать слишком много индексов для одной таблицы, т.к. это замедлит ввод и редактирование ее данных.

Первичный ключ — это специальный тип индекса, который однозначно идентифицирует каждую запись. В первичный ключ могут входить несколько полей, но значение первичного ключа должно быть уникальным для каждой записи. Первичные ключи используются для установления связей между таблицами.

Связи между таблицами. Таблицы могут быть связаны отношениями один-к-одному, один-ко-многим и многие-к-многим. Access позволяет использовать только отношения первых двух типов.

При установлении связей нужно определить, какая таблица является главной, а какая — подчиненной.

Отношение один-к-одному означает, что одной записи подчиненной таблицы соответствует только одна запись в главной таблице. Такие отношения встречаются очень редко, т.к. требую неоправданно много места в БД. Вместо них можно просто добавить поля подчиненной таблицы к полям главной.

Наиболее часто используются отношения один-ко-многим. В этом случае одной записи в главной таблице соответствует несколько записей в подчиненной таблице.

Для создания отношений необходимо указать поля в двух таблицах, которые содержат одни и те же данные. Обычно такое поле в одной из таблиц (главной) является ключевым. Имена связывающих полей могут отличаться, но типы и свойства должны совпадать. Возможна связь между полем типа Счетчик и полем типа Число с форматом Длинное целое.

Связи между таблицами

Таблицы могут быть связаны отношениями один-к-одному, один-ко-многим и многие-к-многим. Access позволяет использовать только отношения первых двух типов.

При установлении связи нужно определить, какая таблица является главной, а какая — подчиненной.

Отношение один-к-одному означает, что одной записи подчиненной таблицы соответствует только одна запись в главной таблице. Такие отношения встречаются очень редко, т.к. требуют неоправданно много места в БД. Вместо них можно просто добавить поля подчиненной таблицы к полям главной.

Наиболее часто используются отношения один-ко-многим. В этом случае одной записи в главной таблице соответствует несколько записей в подчиненной таблице.

Для создания отношений необходимо указать поля в двух таблицах, которые содержат одни и те же данные. Обычно такое поле в одной из таблиц (главной) является ключевым. Имена связывающих полей могут отличаться, но типы и свойства должны совпадать. Возможна связь между полем типа Счетчик и полем типа Число с форматом Длинное целое.

Запросы. Краткие сведения.

Запрос — это средство Access для выборки данных из базы данных в форме таблицы, выполняемой по заданному условию, а также для выполнения определенных действий над табличными данными.

Условие может определять:

— порядок сортировки выводимых данных;

— фильтрацию данных;

вычисляемые поля;

— вывод данных из нескольких связанных таблиц;

— и т.п.

Запросы по существу являются псевдотаблицами и их можно использовать также как и таблицы. Применение запросов позволяет избежать дублирования данных в таблицах и обеспечивает максимальную гибкость при поиске и отображении данных БД. С помощью запроса создается временная таблица — динамический набор данных.С помощью запроса можно осуществить выборку данных сразу из нескольких таблиц. В Access в запросе можно использовать до 32 таблиц. В одном запросе можно проводить сортировку по 10полям.

Запросы-выборки извлекают данные из таблиц в соответствии с заданными условиями

Основные виды запросов-выборок:

— запрос-выборка по одной таблице с заданными ключами сортировки (таблицы, рассортированы только по одному ключу);

— запрос с критерием поиска;

— запрос перекрестный;

— запрос с параметром;

— запрос с вычисляемым полем;

— запрос с итогами;

— запрос к связанным таблицам.

При составлении запроса используется таблица описания запроса, имеющая 4 основные строки. Количество столбцов таблицы определяется количеством полей, которые в нем будут использоваться.

1-ая строка таблицы называется Поле. В ней содержатся имена полей. Поле может быть вычисляемым. Тогда в соответствующей ячейке содержится выражение для вычисления значения этого поля.

2-ая строка таблицы называется Сортировка. Она определяет способ сортировки по соответствующему полю (по возрастанию, по убыванию или без сортировки).

3-ья строка таблицы управляет Выводом на экран значения соответствующего поля

4-ая строка таблицы называется Условием отбора. Содержит критерии, по которым производится отбор записей в динамический набор данных.

При записи в таблицу условий в одну ячейку таблицы можно поместить до 1024 символов. Одно и то же поле может записываться в строку таблицы описания запроса несколько раз.

При записи в запросе условия можно объединять критерии при помощи операций логического сложения (OR) или логического умножения (AND).

Урок22. Как создать запрос в Microsoft Access: краткие сведения


Похожие статьи.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: