Информационная технология обработки данных. Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда.
На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:
– обработка данных об операциях, производимых фирмой;
– создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в фирме;
– получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.
Пример. Примеры рутинных операций:
– операция проверки на соответствие нормативу уровня запасов указанных товаров на складе (при уменьшении уровня запаса выдается заказ поставщику с указанием потребного количества товара и сроков поставки);
– операция продажи товаров фирмой, в результате которой формируется выходной документ для покупателя в виде чека или квитанции.
Пример контрольного отчета: ежедневный отчет о поступлениях и выдачах наличных средств банком, формируемый в целях контроля баланса наличных средств.
Пример запроса: запрос к базе данных по кадрам, который позволяет получить данные о требованиях, предъявляемых к кандидатам на занятие определенной должности.
Основные компоненты технологии обработки данных представлены на (рис. 4.4).
Рис. 4.4. Основные компоненты информационной
технологии обработки данных
Сбор данных. Каждое действие фирмы фиксируется в виде соответствующих записей.
Обработка данных. Для создания из поступающих данных информации, отражающей деятельность фирмы, используются следующие типовые операции:
– классификация или группировка;
– сортировка, с помощью которой упорядочивается последовательность записей;
– вычисления, включающие в себя арифметические и логические операции;
– укрупнение или агрегирование, служащее для уменьшения количества данных и реализуемое в форме расчетов итоговых или средних значений.
Хранение данных. Для хранения данных создаются базы данных.
Создание отчетов (документов). Отчеты предназначены для эффективного использования хранимых данных.
Информационная технология управления. Используется для удовлетворения информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений на любом уровне управления. Ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.
Основные компоненты информационной технологии управления показаны на рис. 4.5.
Рис. 4.5. Основные компоненты информационной технологии управления
Автоматизация офиса. Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, причем первоначально целью была лишь автоматизация рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.
Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее (рис. 4.6). При совместном использовании, обе эти системы должны быть нацелены на рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.
Информационная технология автоматизированного офиса – это организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и обработки информации.
Рис. 4.6. Основные компоненты автоматизации офиса
Офисные автоматизированные технологии позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ.
В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности для ведения документов, контроля за исполнением приказов и т. д. Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.
Пример. В базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья. В базу данных могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных.
Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.
Полученная из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения.
Информационная технология поддержки принятия решений. Системы поддержки принятия решений и соответствующая им информационная технология появились усилиями американских ученых в конце 70-х – начале 80-х гг., чему способствовали широкое распространение персональных компьютеров, стандартных пакетов прикладных программ, а также успехи в создании систем искусственного интеллекта.
Основной целью информационной технологии поддержки принятия решений является выработка решения, которое происходит в результате итерационного процесса, в котором участвуют (рис. 4.7):
– система поддержки принятия решений в качестве вычислительного звена и объекта управления;
– человек как управляющее звено, задающее входные данные и оценивающее полученный результат вычислений на компьютере.
Рис. 4.7. Информационная технология поддержки принятия
решений как итерационный процесс
На рис. 4.7 представлена структур системы поддержки принятия решений, а также функции составляющих ее блоков.
Рис. 4.7. Основные компоненты информационной технологии
поддержки принятия решений
В состав системы поддержки принятия решений входят три главных компонента: база данных, база моделей и программная подсистема, которая состоит из системы управления базой данных (СУБД), системы управления базой моделей (СУБМ) и системы управления интерфейсом между пользователем и компьютером.
Информационная технология экспертных систем. Экспертные системы основаны на использовании искусственного интеллекта. Искусственный интеллект представляет собой способность компьютерных систем, связанных с человеческим мышлением. Такие системы дают возможность менеджеру или специалисту получать консультации экспертов по любым проблемам, о которых этими системами накоплены знания.
Основными компонентами информационной технологии, используемой в экспертной системе, являются: интерфейс пользователя, база знаний, интерпретатор, модуль создания системы (рис. 4.8).
Рис. 4.8. Основные компоненты информационной технологии
экспертных систем
Менеджер (специалист) использует интерфейс пользователя для ввода информации и команд в экспертную систему и получения выходной информации из нее.
База знаний содержит факты, описывающие проблемную область, а также логическую взаимосвязь этих фактов. Центральное место в базе знаний принадлежит правилам. Правило определяет, что следует делать в данной конкретной ситуации, и состоит из двух частей: условия, которое может выполняться или нет, и действия, которое следует произвести, если условие выполняется.
Интерпретатор – это часть экспертной системы, производящая в определенном порядке обработку знаний (мышление), находящихся в базе знаний. Технология работы интерпретатора сводится к последовательному рассмотрению совокупности правил (правило за правилом). Если условие, содержащееся в правиле, соблюдается, выполняется определенное действие, и пользователю предоставляется вариант решения его проблемы.
Модуль создания системы служит для создания набора (иерархии) правил. Существует два подхода, которые могут быть положены в основу работы модуля создания системы: использование алгоритмических языков программирования и использование оболочек экспертных систем.
Для представления базы знаний специально разработаны языки Lisp и Prolog, хотя можно задействовать и любой другой известный алгоритмический язык.
Оболочка экспертных систем представляет собой готовую программную среду, которая может быть приспособлена к решению определенной проблемы путем создания соответствующей базы знаний. В большинстве случаев использование оболочек позволяет создавать экспертные системы быстрее и легче в сравнении с программированием.
