Как снизить расходы на IT-поддержку
Михаил Петров, заместитель директора департамента проектов по информатизации Минкомсвязи России
Чем полезно это решение
Если нужно оптимизировать расходы компании на информационно-технологическое обеспечение, стоит воспользоваться рекомендациями этого решения. Оно подскажет, как и где можно сэкономить, не нанося ущерба корпоративной информационной системе.
Преимущества и недостатки
Существенные плюсы этого решения – простота и универсальность рекомендаций. Они пригодятся компаниям разных масштабов и профиля деятельности. Значимых минусов у решения нет.
Чтобы снизить расходы на IT-поддержку корпоративной информационной системы, предстоит выяснить, какие именно статьи затрат они содержат. Затем выбрать для каждой способы сокращения. Кроме разовых мероприятий, предстоит обеспечить и регулярные процедуры для контроля.
Как правило, к основным расходам компании на IT-поддержку относят:
- содержание оборудования. Это затраты на периодическое обслуживание (зарплата сотрудников службы информационных технологий, покупка расходных материалов и оплата услуг сторонних сервисных компаний) и замену запасных частей, а также стоимость систем мониторинга, контролирующих работоспособность и параметры работы оборудования;
- поддержку программного обеспечения. Сюда входят стоимость обновлений (новых версий) корпоративных информационных систем – ежегодные платежи могут составлять до 25 процентов от стоимости закупленного программного обеспечения. Кроме того, в эту группу относят и затраты на установку обновлений. Что касается более простых программных продуктов (офисные приложения, электронные переводчики и т. п.), то, как правило, они приобретаются один раз и их дальнейшие обновления бесплатны – стоит только учитывать трудозатраты специалистов поддержки на их установку;
- расходные материалы. Включают заправку картриджей для принтеров и факсов, бумагу для печати, специальных бланков и карточек (например, пропусков для системы контроля доступа), компакт-диски. К этой категории затрат можно отнести также карты памяти и прочие малоценные IT-принадлежности (например, мелкие запасные части для оборудования);
- IT-персонал. В затраты по этой статье входят фонд постоянной зарплаты специалистов IT-службы, затраты на обучение, специальную литературу, премирование;
- поддержку пользователей. Сюда входит их обучение работе в информационных системах, с оборудованием. Кроме того, оплата работы специалистов, исправляющих ошибки пользователей, которые они допускают при внесении данных в корпоративные информационные системы;
- улучшение существующих сервисов (доработки информационных систем, донастройка новых возможностей телефонной станции и т. п.).
Как сократить затраты на обслуживание IT-оборудования
Основной метод сокращения затрат на поддержку оборудования – это его унификация. Если перейти на максимально возможно одинаковые модели оборудования (принтеров, копировальной техники, телефонных аппаратов), это позволит сократить запасы критичных запасных частей, а также сэкономить на персонале. Чем более широкими знаниями линеек оборудования обладают специалисты IT-службы, тем выше их стоимость на рынке труда.
Кроме того, стоит рассмотреть вариант передачи обслуживания оборудования на аутсорсинг. Для оценки экономического эффекта необходимо проанализировать, сколько тратит компания на него (включая все накладные расходы), и сравнить эту сумму с предложениями сервисных компаний. Если занятость собственных специалистов заметно меньше 100 процентов, вполне может оказаться, что привлечение аутсорсера будет экономически оправданно.
Существенная доля поломок оборудования связана с его неправильной эксплуатацией (например, подача в лоток потокового копирования скрепленных скобами страниц, постоянно открытая крышка копировального аппарата). Отсюда затраты на ремонт можно снизить, обеспечив персонал необходимыми инструкциями по работе с техникой (их лучше разместить в местах расположения печатного и копировального оборудования), а также введя персональную ответственность за ее порчу.
