Принципы составления номенклатуры дел

Номенклатура дел может быть построена по структурной, производственно-отраслевой и функциональной схеме.

Названия разделов и подразделов в схеме номенклатуры дел, как правило, соответствует утвержденной структуре организации. Рекомендуется в качестве первого раздела номенклатуры дел указывать службу ДОУ (канцелярия, секретариат, управлении делами и т.п.). После структурных подразделений, указанных в порядке значимости располагаются органы и подразделения организации, действующие на общественных началах. Построенная таким образом сводная номенклатура дел — номенклатура дел структурного типа, т.е. построенная в соответствии со структурой организации, например:

Номенклатура дел структурного типа

Индекс дела Заголовок дела (тома, частей) Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню Примечания
01- Общий отдел
01-01 ……..
02 — Финансовый отдел
02-01 …….
03 — Отдел кадров
03-01 ….

В номенклатуре дел, построенной по производственно-отраслевой и функциональной схеме, ее разделами и подразделами являются управленческие функции, которые располагаются в ней в порядке значимости. За ними располагаются разделы, характеризующие деятельность организации на общественных началах и деятельность его общественных организаций, например:

Номенклатура дел производственно-отраслевого типа

Индекс дела Заголовок дела (тома, частей) Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню Примечания
01 — Организация управления
01-01 ….
02 — Бухгалтерский учет и отчетность
02-01 …..
03 — Кадровое обеспечение
03-01 ….

Номенклатура дел функционального типа

Индекс дела Заголовок дела (тома, частей) Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню Примечания
01 — Руководство
01-01 ….
02 — Прием, учет, подбор и расстановка кадров
02-01 …..
03 – Контроль в сфере информационных технологий
03-01 ….

Утвержденная сводная номенклатура дел действует в течение 5 лет, но подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры и функций организации, внесения новых заголовков дел. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года (в течении пяти лет) она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

Совокупность граф, отражающих сведения об одном деле, составляет статью номенклатуры дел. Каждая статья номенклатуры дел включает пять граф: индекс дела, заголовок дела, количество дел, срок хранения дела и номер статьи по перечню, примечания.

Содержание номенклатуры дел

Рассмотрим более подробно каждую из граф статьи номенклатуры дел.

Графа «Индекс дела».Вся входящая, исходящая и внутренняя документация организации или конкретного структурного подразделения для обеспечения сохранности, учета и облегчения поиска документов должна быть сгруппирована в дела в соответствии с номенклатурой дел. Индексы присваиваются делам в порядке расположения заголовков в номенклатуре. Индекс дела включает условное обозначение подразделения и порядковый номер самого дела. Например, 02-01 может означать, что 02- Отдел кадров, 01- порядковый номер дела в номенклатуре этого года.

Графа «Заголовок дела».Каждому делу должен быть присвоен заголовок. Заголовки дел располагаются в номенклатуре дел в определенной последовательности. Рекомендуется первым ставить заголовок дела с самой номенклатурой, что обеспечивает оперативность ее нахождения. Затем идут заголовки дел, включающих документы вышестоящих органов. Далее — заголовки дел организационной документации. После них — заголовки дел распорядительной документации. Следующая группа — заголовки дел плановой документации (сначала годовые, потом квартальные и месячные планы). Затем — переписка (сначала с вышестоящими органами, затем со сторонними и подведомственными учреждениями). В конце помещают названия справочных картотек и регистрационных журналов, а на сами картотечные ящики и журналы наносят их номера по номенклатуре.

При составлении заголовков дел используют признаки документов, помещенных в дело. Заголовок должен быть сформулирован коротко, но так, чтобы в нем было упомянуто как можно больше признаков. Рассмотрим эти признаки.

Номинальный – указание в заголовке названия вида документов, помещенных в данной дело, например: «Акты о получении и расходовании государственных субсидий», «Протоколы собрания Совета директоров».

Предметно-вопросный – указывает, по какому вопросу (содержание текста) созданы документы, помещенные в данное дело, например: «Переписка с ФНС России по вопросам проведения аттестации государственных служащих».

Корреспондентский – указание в заголовке для дел по переписке корреспондента, например, «Переписка с банком «Империал» по вопросу выдачи кредита».

Авторский– указание автора документов, помещенных в дело, например, «Приказы генерального директора по основной деятельности».

Хронологический – указание (для переходящих дел) за какой период времени документы, например, «Годовой отчет Московского института юриспруденции за 2014/2015 учебный год».

Географический – используется для указания группы авторов или корреспондентов, объединенных местонахождением, например, «Переписка с директорами заводов Московской области по вопросу…».

Некоторые заголовки с небольшими изменениями и дополнениями составитель номенклатуры дел может быть взят из Перечня.

Заголовок дела в Перечне Заголовок конкретного дела
Документы (доклады, обзоры, акты, справки, переписка) о состоянии зданий и помещений, занимаемых организацией Переписка с Росимуществом о состоянии зданий и помещений, занимаемых организацией

Заголовок должен быть сформулирован предельно коротко, но так, чтобы в нем было упомянуто как можно больше признаков. Например, «Переписка с вузами Московской области по вопросу распределения молодых специалистов», «Переписка с главами муниципальных районов и городских округов Тюменской области по вопросам социальной защиты населения».

В некоторых заголовках указывается род заводимого дела (дело, переписка). Термин «дело» употребляется при заведении личных и судебных дел или при объединении различных документов, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, например, «Дело о присвоении ученого звания доцента. ФИО».

Термин «переписка» применяется при группировке документов, представляющих собой корреспонденцию двух или более организаций, например:

«Переписка с федеральными агентствами по вопросам распределения молодых специалистов».

Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале — переписка с директивными и вышестоящими органами, затем — с неподчиненными организациями и в конце — с подведомственными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами. При большом количестве однородных корреспондентов они могут размещаться в алфавитном порядке наименований корреспондентов или географических названий, например:

«Переписка с компанией «Маяк» по вопросам..,

«Переписка с компанией «Норильский Никель»…,

«Переписка с компанией «Оптима»…

или

«Переписка с предприятиями Ростовской области»…,

«Переписка с предприятиями Тульской области»….,

«Переписка с предприятиями Хабаровского края» и т.д.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», затем в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, например:

«Документы (планы, списки, доклады») о проведении конференций.

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу, например, «Документы к приказам по основной деятельности».

Графа «Количество дел».В конце года необходимо подсчитать количество листов в каждом деле. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят его деление на самостоятельные дела. Одно дело может содержать от одного до 250 листов или быть шириной не более 3-4 см. Дела до 10 лет срока хранения могут быть шириной до 10 см.

Графа «Срок хранения дела и номера статей по перечню».Четвертая графа заполняется на основании Перечней документов с указанием сроков хранения

В данной графе указывают срок хранения и номера статей по перечню. Эта графа является одной из наиболее важных, так как на основании этих данных в последующем будет производиться отбор документов для последующего хранения и уничтожения. Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения:

  • временного хранения (до 10 лет включительно);
  • долговременного срока хранения (свыше 10 лет);
  • постоянного срока хранения.
Запомните! Сроки хранения документов, созданных на бумажных носителях и на электронных носителях, одинаковы и не зависят от носителя.

Отметка «ЭПК», проставленная в Перечнях к отдельным видам документов, означает, что в этих документах может содержаться информация, имеющая научно-историческое значение. Такие документы тщательно изучаются и при необходимости отбираются на государственное или муниципальное хранение.

Отметка «До минования надобности» (ДМН) означает, что документы, содержащиеся в деле, имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока надобность в них отпадет (но не менее одного года).

В государственные архивы поступают только документы с постоянным сроком хранения, документы до 10 лет хранения и свыше 10 лет срока хранения остаются в организации или поступают в ведомственный архив организации. Не допускается объединять в одно дело документы с различными сроками хранения.

Постоянные сроки хранения применяются только теми организациями, документы которых являются источниками комплектования архивов. К ним относятся:

  • государственные, муниципальные организации, документы которых поступают на хранение в архивы в установленном порядке;
  • негосударственные организации, которые передают свои документы в архив на основании договора, заключенного с архивом.

Если организации не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, то документы с постоянным сроком хранения они должны хранить следующим образом — не менее 10 лет. Дальнейший срок хранения организации определяют самостоятельно в соответствии с действующим законодательством или с необходимостью практического использования этих документов.

Снижать сроки хранения, которые установлены Перечнем, организация не может. В то же время, исходя из специфических особенностей своей работы, она может увеличить сроки хранения некоторых документов и хранить их дольше установленного Перечнем срока.

Графа «Примечания».Если в процессе деятельности организации возникают дела, формирование которых продлевается на следующий год, например, судебные дела, дела о строительстве объекта, то в этом случае в графе Примечание пишут переходящее. При формировании дел на следующий год данное дело переходит в номенклатуру дел под тем же порядковым номером.

В конце календарного года к номенклатуре дел структурного подразделения заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, в ней отмечается общее количество дел, а также дел постоянного, временного свыше 10 лет и временного до 10 лет сроков хранения и количество переходящих дел.

Также итоговая запись составляется к сводной номенклатуре дел организации, которая направляется в обязательном порядке службой делопроизводства в государственный или муниципальный архив (если документы организации передаются на соответствующее хранение) или в архив организации (если документы не передаются в государственный или муниципальный архив). Итоговая запись к номенклатуре дел подписывается руководителем службы делопроизводства, а отметка о передаче итоговых сведений в архив подписывается сотрудником, их передавшим, с указанием должности, расшифровки подписи и даты передачи.

Составление тренировочных программ для женщин


Похожие статьи.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: