Табличные процессоры представляют собой двухмерные таблицы, как правило, заранее определенной формы, каждая клетка которой содержит значение некоторой характеристики объекта. Подобные документы являются наиболее распространенными в деятельности различных отделов, служб, предприятий. Примерами этих документов могут служить бухгалтерские ведомости, отчеты, планы, списки и прочее. Такие документы представляются в памяти ЭВМ в виде электронных таблиц.
Отдельные клетки таблиц содержат числовую или текстовую информацию. Числовые данные обычно подлежат математической обработке по определенным математическим зависимостям или графическому представлению. В деятельности многих фирм широко используются такие пакеты, как SuperCalc, Lotus 1-2-3, Excel.
Области применения табличных процессоров достаточно широки. Наиболее простые позволяют обрабатывать табличные данные по формулам, что очень важно при решении задач статистического анализа и при обработке экспериментальных данных. В более сложных процедурах моделирования и прогнозирования требуется решать задачи экстраполяции и интерполяции. Соответственно здесь должны использоваться табличные процессоры с расширенными возможностями.
Все табличные процессоры обеспечивают графическое представление данных. Для этого к ним подключают графические редакторы, обеспечивающие воспроизведение разнообразные графиков, диаграмм: круговых, столбиковых, линейных, трехмерны и т.д.
Электронные таблицы (ЭТ) представляют собой удобный инструмент автоматизации вычислений. Многие расчет, в частности в области бухгалтерского учета, выполняются в табличной форме: балансы, расчетные ведомости, сметы расходов и т.п. Кроме того, решение численными методами целого ряда математических задач удобно выполнять именно в табличной форме. Решения многих вычислительных задач, которые раньше можно было осуществить только с помощью программирования, стало возможно реализовать через математическое моделирование в ЭТ.
Табличный процессор MS EXCEL позволяет:
—решать математические задачи: выполнять разнообразные табличные вычисления, вычислять значения функций, строить графики и диаграммы и т.п.;
-осуществлять численное исследование (что будет, если? Как сделать, чтобы?)
— проводить статистический анализ;
-реализовать функции базы данных – ввод, поиск, сортировку, фильтрацию и анализ данных;
— устанавливать защиту на отдельные фрагменты таблицы, делать их невидимыми;
-наглядно представлять данные в виде диаграмм и графиков;
-вводить и редактировать тексты;
— осуществлять обмен данными с другими программами, например, вставлять текст, рисунки, таблицы, подготовленные в других приложениях.
-осуществлять многотабличные связи.
Диаграмма – это графическое представление числовых данных. Диаграммы упрощают сравнение и восприятие чисел, поэтому они весьма популярны.
Круговая диаграмма показывает как абсолютную величину каждого элемента ряда данных, так и вклад в общую сумму.
В многослойной диаграмме можно представлять более одного ряда данных.
Для построения диаграммы следует выделить любую ячейку из тех, что содержать исходные данные диаграммы. Затем выполнить команду Диаграмма меню Вставка или нажать кнопку Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов. С помощью четырех окон диалога мастер диаграмм соберет всю информацию, необходимую для построения диаграммы. Чтобы построить диаграмму, не прибегая к помощи мастера диаграмм, следует выделить ячейку с исходными данными и нажать клавишу F11. Используя установки по умолчанию, Excel создает диаграмму на отдельно листе.
В Excel типы диаграмм делятся на стандартные и нестандартные. При выборе типа диаграммы в диалоговом окне мастера диаграмм в специальной области приводится пример и краткое описание выбранной диаграммы.
Исходные данные диаграммы задаются ссылкой на соответствующий диапазон. Пользователь может задать заголовок диаграммы и каждой из ее осей. При выводе текса в диаграмме Excel использует установленные по умолчанию шрифт, выравнивание и расположение. Наличие и количество осей определяются типом диаграммы. Пользователь может контролировать вывод осей на диаграмме. Если данные для оси Х являются датами, то Excel распознает этот факт и автоматически применяет временное масштабирование к этой оси. Легенда диаграммы – это заголовки рядов, размещаемые по умолчанию в правой части диаграммы. Выбор заголовков рядов производится автоматически, если в выделенные диапазон включены заголовки строк и столбцов. В противном случае ряды именуются как Ряд1, Ряд2 и т.д. Можно также изменить местоположение или вообще удалить легенду с диаграммы. Команды форматирования позволяют изменить используемый в диаграмме шрифт.
Excel может внедрить диаграмму в рабочий лист или поместить ее на отдельном листе диаграммы. При создании диаграммы в существующем рабочем листе ее размеры и положение устанавливаются по умолчанию. Настроить размеры и положение диаграммы можно с помощью мыши.
Диаграмма сохраняется вместе с книгой, в которой она находится. Диаграмма становится доступной, когда открыта книга.
В Excel имеется широкий набор команд, с помощью которых можно изменять внешний вид диаграмм. Форматы из одной диаграммы можно использовать в другой. Для этого следует сначала выделить область диаграммы, форматы которой нужно скопировать, затем выполнить команду Копировать меню Правка, выделить другую диаграмму и выполнить команду Вставить меню Правка.
При форматировании диаграммы можно выполнять следующие действия:
1. Изменять расположение элементов диаграммы.
2. Изменить размеры и переместить область построения. Область построения – это часть диаграммы, в которой отображаются данные.
3. Форматировать текстовые элементы диаграммы (в том числе изменять ориентацию текста).
4. Форматировать и изменять шкалы осей.
5. Задавать вывод и форматирование сетки.
6. Excel позволяет смешивать несколько различных типов диаграмм.
7. Форматировать фоновые области.
8. Настраивать объемные виды диаграммы.
9. Добавлять, удалять, изменять данные в диаграммах, изменять порядок и отображения рядов.
В состав Excel входит специальная компонента Microsoft Map, которую можно использовать для наглядного представления географической информации. В зависимости от используемой карты можно вывести на экран различные конкретные географические подробности, в том числе дороги, города, аэропорты и реки. Microsoft Map является надстройкой и не входит в типовую установку Excel. Для его установки следует запустить программу Setup и добавить этот компонент.
