Рекомендации для ввода данных в таблицы

Краткие сведения

СУБД Access 2000 использует реляционнуюмодель базы данных, в которой данные представлены в виде взаимосвязанных таблиц (отношений по англ.- relations).

Важнейшим этапом проектирования базы данных является разработка информационно-логической (инфологической) модели предметной области, не ориентированной на СУБД, но отражающей предметную область в виде совокупности информационных объектов и их информационных связей.

СУБД Access позволяет работать с объектами базы данных, к которым относятся таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули.

Таблицы служат для хранения данных в определенной структуре.

Запросы создаются для выборки данных из одной или нескольких связанных таблиц.

Формы предназначены для ввода, редактирования и просмотра табличных данных на экране в удобном виде.

Отчеты являются выходными документами, предназначенными для вывода на принтер.

Страницы доступа к данным – это Web- страницы, обеспечивающие функциональность стандартных форм и отчетов Access: ввод, редактирование и представление данных. Страницы доступа к данным можно открывать в программах просмотра Web- страниц (например, Internet Explorer) и использовать для ввода, просмотра и отбора информации в базе данных.

Макросы используются для автоматизации различных процедур обработки данных, являются программами, состоящими из макрокоманд высокого уровня. Макропрограммирование в Access не требует знания языка Visual Basic. Имеющийся в Access набор из около 60 макрокоманд обеспечивает практически любые действия, необходимые для решения задач.

Модули являются программами на языке, которые служат для реализации нестандартных процедур обработки данных.

Все данные БД Microsoft Access и средства их отображения хранятся в одном файле с расширением MDB.

Таблица

Таблицы составляют основу базы данных — именно в них хранятся все данные. Таблицы должны быть тщательно спланированы. Прежде всего, должна быть спланирована структура каждой таблицы. Структура таблиц определяется содержанием тех выходных форм и отчетов, которые должны быть затем получены. При планировании таблиц необходимо избежать дублирования информации в разных таблицах.

Таблица – это объект БД, который хранит данные определенной структуры. Таблица состоит из записей (строк), каждая из которых описывает одну сущность. Каждый столбец таблицы – это поле. Столбец содержит однотипную информацию.

Длина имени таблицы – не более 64 символов.

Длина имени поля – не более 64 символов.

Количество полей в одной таблице – не более 255.

Количество записей – неограниченно.

Суммарный объем информации во всей БД – не более 1 гигабайта.

Для каждого поля необходимо указать тип данных. Тип данных определяет вид и диапазон допустимых значений, которые могут быть введены в поле, а также объем памяти, выделяющийся для этого поля.

Таблица может содержать следующие типы полей (всего 8):

Текстовый.Короткий текст. Текст и числа, например, имена и адреса, номера телефонов и почтовые индексы. Текстовое поле может содержать до 255 символов.

Поле Memo.Длинный текст и числа, например, комментарии и пояснения. Memo-поле может содержать до 65 535 символов.

Числовой.Общий тип для числовых данных, допускающих проведение математических расчетов, за исключением расчетов для денежных значений. Свойство Размер поля позволяет указать различные типы числовых данных. Длина – до 8 байт. Точность – до 15 знаков.

Дата/время. Денежные значения. Числа представляются с двумя знаками после запятой. Не рекомендуется использовать для проведения денежных расчетов значения, принадлежащие к числовому типу данных, так как последние могут округляться при расчетах. Значения типа “Денежный” всегда выводятся с указанным числом десятичных знаков после запятой. Длина – 8 байт.

Счетчик.Автоматически вставляющиеся последовательные номера. Счетчик увеличивается на единицу для каждой следующей записи. Нумерация начинается с 1. Поле счетчика удобно для создания ключа. В таблице может быть только одно такое поле. Длина – 4 байта.

Логический.Значения “Да”/ “Нет”, “Истина”/ “Ложь”, “Вкл”/ “Выкл”, т.е. одно из двух возможных значений. Длина – 1 байт.

Поле объекта OLE. Объекты, созданные в других программах, поддерживающих протокол OLE, например графики, рисунки и т.п. Объекты связываются или внедряются в базу данных Microsoft Access через элемент управления в форме или отчете.

Гиперссылка — позволяет вставлять в поле гиперссылку, с помощью которой можно ссылаться на произвольный фрагмент данных внутри поля или страницы на том же компьютере, в локальной сети или в Internet.

Индексирование полей таблицы. Индексирование позволяет ускорить сортировку и поиск данных в таблице. Можно индексировать числовые, денежные, текстовые, логические поля, а также поля типа Счетчик и Дата. Не следует создавать слишком много индексов для одной таблицы, т.к. это замедлит ввод и редактирование ее данных.

Первичный ключ – это специальный тип индекса, который однозначно идентифицирует каждую запись. В первичный ключ могут входить несколько полей, но значение первичного ключа должно быть уникальным для каждой записи. Первичные ключи используются для установления связей между таблицами.

Связи между таблицами. Таблицы могут быть связаны отношениями один-к-одному, один-ко-многим и многие-ко-многим. Access позволяет использовать только отношения первых двух типов.

При установлении связей нужно определить какая таблица является главной, а какая – подчиненной.

Отношение один-к-одному означает, что одной записи подчиненной таблицы соответствует только одна запись в главной таблице. Такие отношения встречаются очень редко, т.к. требуют неоправданно много места в БД. Вместо них можно просто добавить поля подчиненной таблицы к полям главной.

Наиболее часто используются отношения один-ко-многим. В этом случае одной записи в главной таблице соответствует несколько записей в подчиненной таблице.

Для создания отношений необходимо указать поля в двух таблицах, которые содержат одни и те же данные. Обычно такое поле в одной из таблиц (главной) является ключевым. Имена связывающих полей могут отличаться, но типы и свойства должны совпадать. Возможна связь между полем типа Счетчик и полем типа Число с форматом Длинное целое.

Рекомендации для ввода данных в таблицы

Для ввода в поле текущей записи значения из того же поля предыдущей записи нажать клавиши и. (Двойной апостроф на русском реестре – на клавише “2”).

Задание 1. Создать базу данных Университет на основе инфологической модели, приведенной на рис.1. База данных должна содержать 4 взаимосвязанных таблицы: Студент, Группа, Специальность и Факультет.

Таблица Факультет:

— Номер факультета – ключевое поле числового типа, байтовое;

— Наименование факультета – текстовое поле, 30 символов;

— Декан – текстовое поле, 25 символов.

Таблица Специальность:

— Номер специальности – ключевое поле числового типа, длинное целое;

— Наименование специальности – текстовое поле, 40 символов;

— Стоимость обучения – денежного типа.

Таблица Группа:

— Номер группы – ключевое поле числового типа, целое;

— Номер специальности – числовое поле, длинное целое;

— Номер факультета – числовое поле, байтовое;

— Номер курса – числовое поле, байтовое.

Таблица Студент:

— Номер зачетной книжки – ключевое поле числового типа, длинное целое;

— Номер группы – числовое поле, целое; мастер подстановок

— Фамилия – текстовое поле длиной 15 символов;

— Дата рождения – поле типа «дата»;

— Коммерческий – логическое поле (да/нет).

Рекомендации для ввода данных в таблицы

Рис 1. Инфологическая модель базы данных Университет

Технологиясозданиятаблицы Студент:

1. Создать новую базу данных, щелкнув по соответствующей кнопке инструментальной панели.

2.На вкладке «Общие» дважды щелкнуть по значку «База данных». В окне «Файл новой базы данных» ввести имя базы данных «Университет.mdb».

3. В окне базы данных щелкнуть по кнопке «Создать». В окне базы данных выбрать режим создания таблицы с помощью мастера.

4. На 1-м шаге работы мастера выбрать в качестве образца таблицу «Студенты» и, дважды щелкая по образцам полей, включить в создаваемую таблицу поля:

— код студента

— фамилия

— специализация

Из таблицы сотрудники:

— дату рождения

— код отдела

5. Переименовать поля в соответствии с заданием:

код студента – НомерЗачетнойКнижки

специализация — Коммерческий

код отдела – НомерГруппы.

Щелкнуть по кнопке «Далее».

6. На шаге 2 в окне «Создание таблиц» дать имя таблице «Студент» и сохранить включенным переключатель «Microsoft Access автоматически определяет ключ». Щелкнуть по кнопке «Далее».

7. На шаге 3 установить переключатель Изменить структуру таблицы и нажать кнопку Готово.

8. Провести корректировку типов данных в соответствии с заданием.

9. Создать в режиме конструктора таблицы: Группа, Факультет, Специальность.

10.

Рекомендации для ввода данных в таблицы

Открыть таблицу Студент в режиме Конструктор, в строке «НомерГруппы» выбрать тип данных «Мастер подстановок». В окне «Создание подстановки» — Далее,затем выберите таблицу Группа, кнопку Далее.Кнопкой «» выбрать доступное поле НомерГруппы, Далее,определите ширину столбца, Далее,задайте подпись, которую содержит столбец и кнопку Готово.

Рис. Окно таблицы Студент в режиме Конструктор при выборе Мастера подстановок

В представленную таблицу можно вводить новые записи, используя меню выпадающего списка.

Рекомендации для ввода данных в таблицы

Рис. Окно таблицы Студент в режиме просмотра с использованием выпадающего списка Мастера подстановок

Связи между таблицами

Таблицы могут быть связаны отношениями один-к-одному, один-ко-многим и многие-к-многим. Access позволяет использовать только отношения первых двух типов.

При установлении связи нужно определить какая таблица является главной, а какая — подчиненной.

Отношение один-к-одному означает, что одной записи подчиненной таблицы соответствует только одна запись в главной таблице. Такие отношения встречаются очень редко, т.к. требуют неоправданно много места в БД. Вместо них можно просто добавить поля подчиненной таблицы к полям главной.

Наиболее часто используются отношения один-ко-многим. В этом случае одной записи в главной таблице соответствует несколько записей в подчиненной таблице.

Для создания отношений необходимо указать поля в двух таблицах, которые содержат одни и те же данные. Обычно такое поле в одной из таблиц (главной) является ключевым. Имена связывающих полей могут отличаться, но типы и свойства должны совпадать. Возможна связь между полем типа Счетчик и полем типа Число с форматом Длинное целое.

Задание 1. Установить связи между данными таблиц Факультет, Специальность, Группа и Студент.

Технология.

1. Загрузить файл базы данных Университет, созданный в предыдущей лабораторной работе.

2.Щелкнуть по кнопке инструментальной панели Схема данных или выполнить команду СЕРВИС/Схема данных.

3.

Рекомендации для ввода данных в таблицы

В окне Добавить таблицу последовательно выбирать указанные выше таблицы, щелкая затем по кнопке Добавить.

Рис. Окно Добавление таблицы

4. Добавив последнюю таблицу, щелкнуть по кнопке Закрыть.

5. В окне Схема данных установить связь между таблицей Факультет и таблицей Группа. Для этого:

Рекомендации для ввода данных в таблицы

Рис. Создание связей между таблицей Факультет и таблицей Группа.

Рекомендации для ввода данных в таблицы

выделить щелчком поле Номер факультета в таблице Факультет и, удерживая нажатой левую клавишу мыши, переместить указатель на поле с тем же названием в таблице Группа; отпустить клавишу мыши, появится окно Связи, в котором необходимо включить флажок Обеспечение целостности данных и нажать кнопку Создать;

Рис. Окно Изменение связей

— в окне Схема данных появится связь между таблицами типа один ко многим.

Примечание 1. Для удаления ошибочно установленной связи следует выделить связь и, нажав правую кнопку мыши, вызвать контекстное меню, в котором выбрать пункт Удалить связь.

Примечание 2. Целостность данных может быть обеспечена при условии, что поля таблиц, которые обеспечивают связь, имеют одинаковый тип. Если при установлении связи обнаруживается разный тип полей, следует щелкнуть по таблице на схеме данных правой клавишей мыши, и в контекстном меню выбрать пункт Конструктор таблиц, с помощью которого изменить тип поля.

6. Аналогично установить связь между таблицами Специальность и Группа по полю Номер специальности. Установить связь между таблицами Группа и Студент по полю Номер группы.

Аналогично установить связь между таблицами Специальность и Группа по полю Номер специальности. Установить связь между таблицами Группа и Студент по полю Номер группы.

Рекомендации для ввода данных в таблицы

Рис. Окно Схема данных

7. Закрыть окно Схема данных.

Ввод данных в таблицы

С помощью кнопки Вид инструментальной панели перейти в режим таблицы и приступить к вводу данных:

В таблице Факультет должно быть 4-6 строк.

Рекомендации для ввода данных в таблицы

Рис. Таблица Факультет

  • В таблице Специальность должно быть 6-10 строк.

Рекомендации для ввода данных в таблицы

Рис. Таблица Специальность

  • В таблицу Группа следует ввести 5-6 строк, в том числе строки с теми же кодами специальностей, что и в таблице Специальность и номерами факультетов из таблицы Факультет.

Рекомендации для ввода данных в таблицы

Рис. Таблица Группа

  • Аналогично, ввести в таблицу Студент данные для 3-х групп по 10 студентов в каждой с различным набором признаков, в том числе строки с такими же номерами специальностей, что и в таблице Группа.

Рекомендации для ввода данных в таблицы

Рис. Таблица Студент

11. После ввода данных сохранить базу данных.

Освоение приемов работы с фильтрами в таблицах

Задание 4. Найти студентов, фамилия которых начинается на заданную букву, например на букву «В». Список найденных студентов должен быть упорядочен по алфавиту. Для поиска использовать расширенный фильтр.

Технология:

1. Для установки расширенного фильтра ввести команду ЗАПИСИ/Фильтр/Расширенный фильтр. Появится окно с бланком фильтра.

2. Указать поле, по которому должна происходить фильтрация. В окне бланка дважды щелкнуть по полю «Фамилия», Расположенном в таблице «Студент». Поле «Фамилия» появится в 1-ой строке «Поле» нижней половины бланка (столбец 1).

3. Указать в строке бланка «Сортировка» порядок сортировки. Для этого щелкнуть левой клавишей по этой строке в 1-ом столбце. Появиться список вариантов сортировки. Выбрать «по возрастанию».

4. Ввести условиеотбора. Для этого ввести в 3-ью строку 2 символа: В*.

5. Применить фильтр. Для этого можно воспользоваться 3 способами:

-выполнить команду ЗАПИСЬ/Применить фильтр.

-щелкнуть по кнопке инструментальной панели «Применение фильтра»

-щелкнуть правой клавишей по свободной зоне бланка и в контекстном меню выбрать пункт «Применить фильтр».

6. Отмена фильтра. Для просмотра таблицы а полном виде нужно выполнить команду «Удалить фильтр» либо в контекстном меню, либо с помощью соответствующей кнопки инструментальной панели.

Задание 5. Найти студентов, родившихся в заданном году с помощью расширенного фильтра.

1. Вызвав контекстное меню, очистить бланк фильтра

2. Ввести в 1-ый столбец бланка условие для поля дата рождения= заданная дата, а во 2-ой столбец для того же поля условие

Задание 6. Найти студентов, родившихся в заданном году и обучающихся на коммерческой основе в заданной группе.

Для решения задачи использовать 4 столбца бланка с названиями полей: дата рождения, дата рождения, номер группы, коммерческий.

Задание 7. Сжатие базы данных.

В процессе работы с БД некоторые таблицы приходится удалять. После удаления таблиц файл базы данных становится фрагментированным, и место на диске используется нерационально. Сжатие базы данных приводит к созданию ее копии, в которой диск используется более экономно.

Excel — Ввод данных в таблицу с помощью формы. Умная таблица. Автономерация строк


Похожие статьи.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: