Урок 56
Тема: «Создание отчетов».
Создание отчетов
Под отчетом понимается документ, содержание которого формируется на основе информации, размещенной в базе данных по определенному запросу.
Программа Access предоставляет пользователю несколько способов для создания Отчета: Автоотчет, Мастер отчетовиКонструктор. Отчеты являются самостоятельными объектами базы данных и формируются на основании таблиц или запросов.
После просмотра полученного отчета он может быть сохранен.
Создание отчета в Мастере отчетов
Когда пользователю требуется создать отчет с более широкими возможностями, включить в него отдельные поля из одной или нескольких таблиц или запросов, то удобнее использовать Мастер отчетов.
Построение отчетов с помощью Конструктора
Наиболее сложным является подготовка отчета с помощью Конструктора. Пользователь, вначале подготовив и сохранив отчет с помощью Мастера, в дальнейшемможет в окне Конструктора изменить расположение элементов отчета, удалить некоторые элементы, изменить или отредактировать надписи и т.д.
Окно Конструктора отчета содержит целый ряд областей: Заголовок отчета, группы, Верхний и Нижний колонтитулы, Область данных и Примечаний. Каждая из этих областей несет свое функциональное назначение, которое становится более понятным при рассмотрении элементов, уже размещенных в этих областях. Работа пользователя с элементами отчета практически аналогична работе с элементами формы в Конструкторе форм.
Если пользователь собирается создавать отчет с «нуля» с помощью Конструктора, ему необходимо выполнить команды: Создать ® Конструктор ®в окне Новый отчетвыбрать источник для отчета,например уже подготовленный запрос — Клиенты запрос ®Ок.
После открытия окна Конструктора из Списка полей в Область данных переносятся нужные поля, определенные в запросе.
Дополнительные области окна Конструктора могут добавляться или удаляться из него с помощью цепочки команд панели Стандартная: Вид® КолонтитулыилиЗаголовок/Примечание отчета.
С помощью специальной панели Элементовв области Заголовка отчетаоформляется название отчета, например Отчет о клиентах.
Сортировка записей в таблице
Под сортировкой записей в таблице базы данных будем понимать процесс их упорядочения в определенной последовательности по значению одного из полей.
В зависимости от типа данных в поле (числовое, текстовое или др.), определенных для сортировки, все записи в таблице базы данных размещаются:
¾ по величине числа, если данные в поле числовые;
¾ по алфавиту, если данные в поле текстовые (символьные);
¾ по дате и времени, если данные в поле содержат значения даты и времени.
При открытии готовой таблицы базы данных записи в ней сортируются по значению ключевого поля. Если ключевое поле не задано, то в таблице базы данных записи хранятся в том порядке, в каком были введены.
Для выполнения процесса сортировки необходимо:
¾ указать имя поля в таблице, по которому выполняется упорядочение данных;
¾ определить условие сортировки записей: по возрастанию или убыванию значений данных указанного поля;
¾ выполнить операцию сортировки.
Программа Access предоставляет пользователям возможность сортировать записи в таблице.
Для сортировки записей по данным конкретного поля необходимо установить курсор на любую строку соответствующего столбца и щелкнуть мышью по одной из кнопок на панели Стандартная:
— Сортировка по возрастанию.
— Сортировка по убыванию.
IV. Практическая часть.
Упражнения
1. Откройте таблицу «Страны» базы данных «Страны» (файл Country.mdb), и выполните сортировку записей в этой таблице.
а) расположите записи, в которых Страныразмещены в алфавитном порядке;
б) расположите записи в таблице в порядке возрастания численности населения (полеНаселение);
в) упорядочьте записи в таблице в порядке убывания площадей стран (поле Площадь).
2. Откройте таблицу «Страны» базы данных «Страны» (файл Country.mdb), и создайте отчет в программе Access с помощью Мастера или Конструктора.
2. Откройте базу данных «Успеваемость» (файл advance.mdb) с таблицами «Учитель, «Ученик», «Дисциплина», «Экзамены». Подготовьте отчет в программе Access, фрагмент которого представлен на рисунке.
