На предприятии организуется аналитический учет МБП по месту нахождения и МОЛ, по группам предметов и по номенклатурным номерам.
Документальное оформление поступления на склады МБП, а также организация их складского учета аналогичны учету материалов.
Поступление МБП на предприятие осуществляется на основании сопроводительных документов поставщика, оформляется приходными документами склада. На складе учет ведется в КСУ.
Особенности учета МБП состоят в документальном оформлении их движения в эксплуатации и списания из эксплуатации.
Формы первичных документов, которые используются для учета МБП, утв. Приказом Минстата Украины от 22.05. 96 г. № 145 (формы № МШ-1-8) и приказом Минстата от 21.06.96 г. № 193 (формы № М-4, 8, 9, 11, 12).
Учет инструментов и приспособлений. Как правило, инструменты и приспособления сначала передаются со склада (например, с центрального инструментального склада – ЦИС) в цеховую кладовую по требованию, накладной и т.д.
При этом возможен вариант, когда в кладовой установлены нормы запасов и месячные лимиты отпуска МБП, и каждый отпуск оформляется отдельными документами (требованиями и т.д.).
Возможен 2 вариант учета МБП в эксплуатации, который организован по принципу постоянного обменного фонда. При этом за кладовой закреплен постоянный запас инструментов и в учете делаются лишь записи о его пополнении или изъятии. Изменение запаса инструментов отражается с использованием Ведомости на пополнение (изъятие) постоянного запаса инструментов (приспособлений) (форма № МШ-1).
При любом методе организации учета МБП в эксплуатации из цеховой раздаточной кладовой инструменты выдаются рабочим.
Инструменты в зависимости от срока и времени использования подразделяются на 2 группы – постоянные и оборотные, выдаваемые во временное пользование (возвращаются по окончании рабочего дня, смены)
При выдаче МБП из кладовой цеха для постоянного использования на каждого рабочего или бригадира открывается Карточка учета МБП (типовая форма № МШ-2), в которой отражается фамилия, табельный номер, должность работника, наименование цеха и кладовой, наименование и количество выданных инструментов под роспись работника, срок использования, дата возврата инструментов на склад или отметка о их списании.
Для учета инструментов, выданных работнику из кладовой цеха для краткосрочного пользования, применяется марочная система. При этом каждому рабочему выдаются жетоны с его табельным номером. при получении инструмента у рабочего забирается жетон, выдается инструмент и в ячейку, в которой он хранился, кладется жетон. При сдаче инструментов марка возвращается работнику.
При передаче инструментов на ремонт или в заточку выписывается Заказ на ремонт или заточку инструментов (приспособлений) (форма № МШ-3) в 2 экз.
На случай поломки, порчи и утери инструментов составляется Акт выбытия МБП (форма № МШ-4) в 1 экз. мастером или начальником цеха. При предъявлении работником акта выбытия ему вместо непригодного или утерянного предмета выдается пригодный и записывается в Карточку учета МБП (форма № МШ-2). При поломке, порче и утере инструментов по вине работника акт составляется в 2 экз.: 1 – остается в цехе, 2 направляется в бухгалтерию для удержания с работника его стоимости.
На основании актов выбытия по окончании месяца составляются Акт на списание инструментов (приспособлений) и обмен их на годные (форма № МШ-5) или Акт на списание МБП (форма № МШ-8).
Форма № МШ-5 применяется для списания непригодных инструментов и обмена их на пригодные в случае, если учет МБП в эксплуатации производится по методу обменного фонда. Составляется в 1 экз. комиссией цеха на основании разовых актов выбытия формы № МШ-4. Непригодный инструмент по акту сдается в кладовую для утилизации. Акт представляется на склад, который выдает цеху инструменты тех же наименований без выписки требований и лимитных карт. После выдачи складом инструментов акт передается в бухгалтерию, где проводится их списание.
Форма № МШ-8 Акт на списание МБП применяется для оформления списания устаревших, изношенных и непригодных инструментов (а также спецодежды, спецобуви и других МБП) по окончании срока использования и сдачи их в кладовую для утилизации. Акт составляется в 1 экз. комиссией на основании разовых актов выбытия МБП формы № МШ-4. После сдачи списанных предметов в кладовую акт с распиской кладовщика сдается в бухгалтерию.
Учет спецодеждына складах предприятия ведется по карточкам складского учета по номенклатурным номерам
Для учета спецодежды и защитных средств, которые выдаются работникам в индивидуальное пользование по нормам открывается Лицевая карточка учета спецодежды, спецобуви и защитных средств (форма № МШ-6) на каждого рабочего. В карточке указывается наименование и количество спецодежды по нормам, срок службы, фактическая выдача по датам за подписью работника, а также ее возврат по истечении срока службы, подтвержденный подписью кладовщика. Карточка ведется в 1 экз. и хранится у кладовщика цеха.
В случае утери полученных предметов спецодежды в лицевой карточке по форме № МШ-6 в строке потерянного предмета в разделе Возвращено делается запись Акт выбытия № и дата.
Выдача спецодежды осуществляется по требованиям или по Ведомостям учета выдачи (возврата) спецодежды, спецобуви и защитных средств (форма № МШ-7). В ведомостях приводятся списки работников, которым выдана спецодежда с указанием ее наименований, количества, даты поступления в эксплуатацию, срока службы, подписи работника, получившего спецодежду. Заполняется в 2 экз. кладовщиком цеха отдельно на выдачу и на возврат спецодежды.
Списание спецодежды, спецобуви, защитных средств по окончании срока их полезного использования, также как и инструментов, оформляется формой № МШ-4 Акт выбытия МБП, с обобщением в форме № МШ-8 Акт на списание МБП.
В отличие от инструментов малоценный хозяйственный инвентарь хранится не в цехах, а в служебных помещениях и должен быть закреплен за МОЛ. Следовательно, их учет организуется по местам хранения и эксплуатации. Для этого аналитический учет хоз. инвентаря, находящегося в эксплуатации ведется в описях малоценного инвентаря, которые открываются на каждое МОЛ в 2 экз. (для бухгалтерии и МОЛ). Получение малоценного инвентаря оформляется требованием, передача от одного МОЛ другому – накладной, списание – актами. Для сверки данных синтетического и аналитического учета хоз. инвентаря в бухгалтерии ведется оборотная ведомость по каждому МОЛ.
Постельные принадлежности учитываются также, как и инвентарь. Аналитический учет ведется по местам эксплуатации и МОЛ. В бухгалтерии составляется оборотная ведомость.
Данные первичного учета МБП в бухгалтерии обобщаются в группировочных ведомостях, которые затем используются для составления оборотной ведомости аналитического учета МБП.
